Tôi phải thừa nhận rằng, trước đây tôi phụ thuộc vào Notion cho mọi thứ. Nó là không gian làm việc chính để tôi theo dõi chiến dịch, ghi chú, lên kế hoạch với lịch và tổ chức toàn bộ quy trình làm việc. Nó từng giống như một “bộ não thứ hai” hoàn hảo. Tuy nhiên, theo thời gian, một sự thay đổi đã diễn ra. Trọng tâm của Notion dần chuyển dịch khỏi người dùng cá nhân và sự đơn giản ban đầu đã làm nên sức mạnh của nó. Sự dịch chuyển này đã khiến tôi khám phá các công cụ khác. Tôi đã thử Obsidian, Capacities và thậm chí cả những lựa chọn ít được biết đến hơn như TheBrain. Thật ngạc nhiên, chúng không chỉ thay thế Notion mà còn hoạt động hiệu quả hơn theo cách tôi tư duy và làm việc một mình.
Laptop hiển thị Notion và Obsidian, điện thoại hiển thị các biểu tượng ứng dụng năng suất
5 Lý Do Notion Không Còn Phù Hợp Với Hầu Hết Người Dùng Cá Nhân
1. Định hướng doanh nghiệp, gây ra sự rườm rà
Notion thực sự tỏa sáng khi dùng cho các đội nhóm. Khả năng cộng tác theo thời gian thực, không gian làm việc chia sẻ và tích hợp với các công cụ như Slack biến nó thành một công cụ mạnh mẽ cho các dự án nhóm. Thế nhưng, với tư cách là người dùng cá nhân, tôi không cần một nửa số tính năng đó. Tôi không chia sẻ trình theo dõi chiến dịch với nhóm hay đồng chỉnh sửa ghi chú cuộc họp. Tôi muốn một không gian riêng biệt – một “bộ não thứ hai” thực sự phù hợp với cách tôi xử lý thông tin. Các tính năng cộng tác và chuông báo hào nhoáng của Notion bắt đầu trở thành sự rườm rà, với nhiều tính năng đẩy tôi tập trung vào thẩm mỹ (như các biểu tượng emoji che phủ) hơn là nội dung thực chất.
Obsidian thì hoàn toàn ngược lại. Nó được xây dựng dành cho cá nhân và tư duy sâu. Chế độ xem đồ thị (Graph View) cho phép tôi thấy ý tưởng chiến dịch kết nối với một dự án trước đó hay một suy nghĩ ngẫu nhiên từ nhiều tháng trước, khơi gợi những hiểu biết sâu sắc mà tôi không bao giờ có được từ các cơ sở dữ liệu tuyến tính của Notion. Nó giống như một bản đồ tư duy phát triển hữu cơ mà không ép buộc tôi phải đưa suy nghĩ của mình vào các hộp được định sẵn.
2. Không ưu tiên trải nghiệm ngoại tuyến
Một “bộ não thứ hai” cần phải đáng tin cậy, dù tôi đang trên chuyến bay, trong một quán cà phê ở nông thôn hay đơn giản là đối mặt với Wi-Fi kém. Sự phụ thuộc của Notion vào đám mây đã trở thành một điểm yếu rõ rệt. Ngay cả với chế độ ngoại tuyến (một bổ sung gần đây), sự chậm trễ trong đồng bộ hóa và tải trang đã phá vỡ dòng chảy công việc của tôi. Không có gì tệ hơn việc cần một ghi chú quan trọng trong cuộc họp, chỉ để nhìn thấy một vòng quay đang tải vô tận.
Obsidian và TheBrain đã giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ dữ liệu cục bộ. Các tệp của Obsidian nằm trên thiết bị của tôi, có thể truy cập tức thì mà không cần internet. Các “neurogram” (liên kết động giữa các ý tưởng) của TheBrain hoạt động liền mạch ngoại tuyến, phản ánh cách tâm trí tôi kết nối các khái niệm.
Thanh công cụ Obsidian
3. “Cái gì cũng có, cái gì cũng dở”
Notion thường được ca ngợi là một không gian làm việc linh hoạt, tất cả trong một, và nó chắc chắn đáp ứng được danh tiếng đó. Nhưng chính sự linh hoạt đó cũng là điểm yếu lớn nhất của nó.
Notion giống như một người bạn học từng thử mọi thứ nhưng không thực sự thành thạo bất cứ điều gì. Nó cố gắng trở thành một ứng dụng ghi chú, một trình quản lý tác vụ, một cơ sở dữ liệu, một wiki và nhiều hơn nữa. Kết quả là, nó có nguy cơ trở thành một nền tảng tổng hợp mà khó có thể xuất sắc trong bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào.
Điều này càng trở nên rõ ràng khi công cụ này ngày càng phức tạp. Khi Notion tiếp tục mở rộng các tính năng để phục vụ các trường hợp sử dụng rộng hơn, nó cũng trở nên đắt đỏ hơn, đặc biệt đối với những người dùng chỉ cần nó cho các mục đích đơn giản như một cơ sở tri thức cá nhân.
4. Thiếu linh hoạt trong lưu trữ dữ liệu
Notion không cung cấp nhiều sự linh hoạt khi nói đến lưu trữ dữ liệu. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trên máy chủ của Notion và bạn không có bất kỳ quyền kiểm soát nào về nơi hoặc cách nó được lưu giữ. Mặc dù điều đó có thể tiện lợi, nhưng nó cũng có nghĩa là bạn phải từ bỏ quyền kiểm soát dữ liệu của chính mình, và đó có thể là một vấn đề nếu quyền riêng tư hoặc khả năng truy cập dài hạn là quan trọng đối với bạn.
Với các công cụ như Obsidian, bạn có toàn quyền kiểm soát. Ghi chú của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị và bạn có thể chọn cách đồng bộ hóa chúng. Cho dù đó là thông qua Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud hay các tùy chọn mã nguồn mở như Nextcloud, sự lựa chọn là của bạn.
Nếu bạn muốn có thêm sự riêng tư, Obsidian cung cấp một tiện ích bổ sung Sync (có trả phí) cho phép mã hóa đầu cuối, vì vậy dữ liệu của bạn luôn an toàn trên các thiết bị. Phần tốt nhất là nếu bạn đã sử dụng một dịch vụ như Google One, Microsoft 365 hoặc iCloud+, bạn có thể đồng bộ hóa các “vault” của mình miễn phí.
5. Hạn chế về Canvas và Graph View
Notion cho phép bạn liên kết các ghi chú có liên quan, điều này có thể hữu ích để xây dựng một cơ sở kiến thức được kết nối. Tuy nhiên, các công cụ như Obsidian, Capacities và TheBrain tiến thêm một bước nữa, cung cấp các cách mạnh mẽ hơn để động não, tổ chức và hình dung suy nghĩ của bạn.
Ví dụ, Obsidian bao gồm các tính năng như Canvas và Graph View có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tiếp cận việc ghi chú. Graph View cung cấp cho bạn một bản đồ trực quan về toàn bộ kho lưu trữ của bạn, cho thấy cách các ghi chú kết nối với nhau. Điều này giúp dễ dàng phát hiện các mẫu hoặc mối quan hệ mà bạn có thể bỏ lỡ trong một thiết lập tuyến tính.
Canvas, mặt khác, hoạt động giống như một bảng trắng kỹ thuật số. Bạn có thể sắp xếp các ý tưởng bằng cách sử dụng các thẻ, mũi tên, hình dạng và các yếu tố hình ảnh khác. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một dự án, xây dựng một quy trình làm việc hay trộn lẫn các loại phương tiện khác nhau, Canvas mang lại cho bạn sự linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách có ý nghĩa đối với bạn.
Chọn Công Cụ Phù Hợp Cho “Bộ Não Thứ Hai” Của Bạn
Notion không phải là một công cụ tệ. Nó chỉ đơn giản là có thể không còn là lựa chọn tốt nhất cho những người dùng cá nhân ưu tiên tốc độ, sự đơn giản và quyền kiểm soát dữ liệu của họ. Khi các công cụ như Obsidian và Capacities ngày càng phổ biến, rõ ràng là việc quản lý kiến thức không phải là một giải pháp “một kích cỡ cho tất cả”.
Nếu bạn không chắc công cụ nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình, hãy xem các công cụ Quản lý Kiến thức Cá nhân yêu thích của chúng tôi tập trung vào quyền riêng tư và tính linh hoạt. Và nếu bạn đang khám phá các tùy chọn ngoài những cái tên quen thuộc, đừng bỏ lỡ một giải pháp mã nguồn mở kết hợp những gì tốt nhất của cả hai thế giới.