Làm việc liên tục với máy tính cả ngày có thể khiến bạn cảm thấy nhàm chán và lặp đi lặp lại, đó là lý do tại sao tự động hóa trở thành một bước tiến quan trọng để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sự đơn điệu. Có nhiều cách để tự động hóa các tác vụ trên Windows 11, nhưng hai chương trình chính hỗ trợ điều này là Power Automate và RoboTask, cả hai đều có mục đích tương tự nhau. Vậy, bạn nên sử dụng công cụ nào? Mặc dù lựa chọn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu cụ thể của bạn, congnghe360.net nhận định rằng Power Automate có thể là lựa chọn tổng thể tốt hơn. Hãy cùng phân tích lý do.
Tự động hóa trên Windows 11 với laptop hiển thị script AutoHotkey và chế độ tối
Power Automate và RoboTask là gì?
Về cốt lõi, ứng dụng Power Automate của Microsoft và RoboTask là những công cụ có chức năng tương đồng. Chúng được thiết kế để tự động hóa các quy trình trên máy tính Windows của bạn bằng phương pháp low-code, hầu hết không yêu cầu kiến thức lập trình. Bạn có thể lựa chọn từ danh sách dài các hành động và triggers có sẵn, cho phép tự động hóa tác vụ dựa trên gần như mọi tiêu chí bạn muốn. Các hành động này có thể bao gồm sao chép tập tin, nhấp vào các phần tử giao diện người dùng, trích xuất dữ liệu từ tài liệu, và nhiều hơn nữa.
Ngoài ra, cả hai công cụ đều cho phép bạn ghi lại các tương tác của chính mình với PC, tự động hóa quá trình tạo chuỗi sự kiện bằng cách lưu lại các thao tác để dễ dàng lặp lại chúng một cách tự động. Điều này giúp việc tự động hóa trở nên khả thi đối với hầu hết mọi người, ít nhất là ở một mức độ nào đó. Power Automate được phát triển bởi Microsoft và được tích hợp sẵn trong Windows 11. RoboTask là một tiện ích bên thứ ba đã có mặt từ lâu trên thị trường.
Giao diện ứng dụng Power Automate trên Windows 11
Laptop với ứng dụng RoboTask đang mở, đặt trên bàn gỗ
So sánh về chi phí: Power Automate miễn phí, RoboTask thu phí
Lợi thế lớn đầu tiên mà Power Automate có được so với RoboTask chính là chi phí. Như đã đề cập, Windows 11 được cài đặt sẵn ứng dụng Power Automate, điều đó có nghĩa là bạn sẽ nhận được nó miễn phí khi sở hữu một PC chạy Windows. Power Automate là một nền tảng lớn hơn chỉ riêng ứng dụng desktop, và một số tính năng yêu cầu người dùng phải trả phí. Tuy nhiên, rất nhiều tính năng của Power Automate có thể chạy cục bộ trên PC hoàn toàn miễn phí, giúp mọi người dễ dàng bắt đầu sử dụng.
RoboTask là một ứng dụng trả phí, chỉ cung cấp bản dùng thử 30 ngày, nghĩa là mọi thứ bạn làm với nó sẽ yêu cầu thanh toán sau một thời gian. Bạn có thể mua giấy phép vĩnh viễn hoặc tham gia mô hình đăng ký, tùy thuộc vào sở thích của mình. Giấy phép vĩnh viễn cá nhân có giá 150 USD, trong khi gói đăng ký là 60 USD cho một năm. Đối với doanh nghiệp, mức giá này sẽ cao hơn.
Giao diện RoboTask trên Windows 11 hiển thị tùy chọn nhập khóa cấp phép
Khả năng ghi lại quy trình làm việc (Recording workflows)
Một lợi thế lớn khác của Power Automate là nó có vẻ là một nền tảng hiện đại hơn, hoạt động tốt hơn với các phiên bản Windows hiện đại, đặc biệt là khi ghi lại quy trình làm việc. Cả hai ứng dụng đều có thể ghi lại các hành động của bạn và tái tạo chúng để tự động hóa mọi loại tác vụ, nhưng qua trải nghiệm, RoboTask không lý tưởng khi ghi lại các hành động trong các yếu tố Windows hiện đại hơn, như menu Start. Việc chọn một mục từ menu Start đơn giản là không hoạt động, và nói chung, việc ghi lại hành động có phần phức tạp hơn.
Trong Power Automate, các tương tác cơ bản trên desktop của bạn được ghi lại một cách hoàn hảo, vì vậy bạn có thể tự động hóa gần như mọi thứ bạn làm thủ công. Nó cũng dễ đọc hơn một chút, vì RoboTask sẽ tạo các mục danh sách cho mọi tương tác nhỏ, ngay cả khi đó chỉ là di chuyển chuột mà không nhấp vào bất cứ thứ gì. Nó hoạt động hầu hết thời gian, nhưng lại khiến danh sách các mục được ghi lại khó đọc hơn khi có quá nhiều thông tin không cần thiết.
Các hành động và tính năng có sẵn
Tất nhiên, tự động hóa không chỉ dừng lại ở việc ghi lại một tập hợp các hành động, và cả hai ứng dụng đều có rất nhiều thế mạnh ở đây. RoboTask cung cấp hơn 300 hành động mà ứng dụng có thể thực hiện tự động, từ những việc đơn giản như sao chép tập tin từ thư mục này sang thư mục khác (hoặc xóa chúng) đến đọc dữ liệu trong các tệp CSV hoặc Excel, giám sát ảnh chụp màn hình, và nhiều hơn nữa. Mặc dù nhiều tính năng này cũng có sẵn trong Power Automate, RoboTask vẫn có một số điều mà giải pháp của Microsoft không thể làm được. Ví dụ, bạn có thể tạo hoặc xóa khóa registry từ máy tính của mình, hoặc thực hiện các tác vụ như đồng bộ hóa nội dung của hai thư mục để chúng khớp nhau.
Power Automate thiếu những khả năng đó, nhưng nó cũng có rất nhiều tính năng độc quyền của riêng mình. Ngoài Excel, nó có thể hoạt động trên các tài liệu Word và PowerPoint cũng như PDF, nó có thể thực hiện nhận dạng ký tự quang học (OCR) trên nội dung màn hình, tương tác với hầu hết các trình duyệt lớn thông qua tiện ích mở rộng Power Automate, và thậm chí kết nối với tất cả các loại dịch vụ đám mây, mặc dù những tính năng này yêu cầu một loại giấy phép riêng. Có rất nhiều điều Power Automate có thể làm mà RoboTask không thể.
Khả năng kích hoạt tự động hóa (Running automations – Triggers)
Đây là điểm vượt trội lớn của RoboTask: các trình kích hoạt (triggers) và cách chạy tự động hóa. RoboTask cung cấp hơn 30 tùy chọn trigger cho các quy trình làm việc tự động của bạn, bao gồm phím tắt, trigger dựa trên thời gian và tất cả các loại khả năng giám sát, chẳng hạn như giám sát mạng, giám sát ảnh chụp màn hình, v.v. Bạn có thể thiết lập để các quy trình làm việc của mình chạy chính xác khi bạn cần mà không cần phải suy nghĩ, đây chính là sự hấp dẫn lớn của tự động hóa.
Power Automate tỏ ra yếu kém ở điểm này vì một vài lý do. Thứ nhất, cách duy nhất để tự động chạy một flow của Power Automate là bằng cách nhấn một phím tắt cụ thể mà bạn có thể định nghĩa. Bạn không thể thiết lập bất kỳ trigger tùy chỉnh nào dựa trên thời gian hoặc bất cứ điều gì khác, điều này làm cho toàn bộ khái niệm này kém hữu ích hơn ngay từ đầu.
Tuy nhiên, điều có thể gây khó chịu hơn là thực tế các flow của Power Automate không thể chạy nếu không có kết nối internet. Power Automate là một dịch vụ đám mây, và việc chạy các tự động hóa có nghĩa là phải tải chúng xuống trước, điều này đòi hỏi bạn phải trực tuyến. Dường như không có cách nào để tải xuống một flow để nó có thể chạy mà không cần kết nối internet. Chắc chắn, bạn có thể trực tuyến hầu hết thời gian trên Windows 11, nhưng đó vẫn là một hạn chế đáng thất vọng.
RoboTask hiển thị danh sách triggers và thông báo Power Automate đang tải flow trên Windows 11
Kết luận: Power Automate tối ưu hơn, nếu bạn có internet
Nhìn chung, chúng tôi vẫn khẳng định Power Automate là lựa chọn tốt hơn trong hai công cụ này, mặc dù không phải là một chiến thắng hoàn toàn trên mọi phương diện. Khả năng chạy dễ dàng khi offline và khả năng thiết lập các trigger khác nhau để chạy một quy trình làm việc khiến RoboTask linh hoạt hơn nhiều nếu bạn muốn một cảm giác tự động hóa thực sự mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào từ bạn.
Tuy nhiên, Power Automate vẫn chiếm ưu thế tổng thể, với nhiều tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ cụ thể cũng như khả năng ghi lại các bước đáng tin cậy hơn trong các yếu tố giao diện người dùng hiện đại của Windows. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng Power Automate miễn phí, đây là một lợi thế khó có thể đánh bại. Đặc biệt, nó được cài đặt sẵn trên Windows, vì vậy bạn không thực sự phải làm nhiều để bắt đầu.
Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn về hai công cụ này trong phần bình luận bên dưới. Bạn ưu tiên sự linh hoạt của RoboTask hay sự tích hợp sâu và miễn phí của Power Automate?