Với tư cách là một sinh viên kiêm nhà báo công nghệ, lịch trình của tôi luôn dày đặc. Hạn chót công việc, bài tập cần nộp trước 11:59 đêm, hay các cuộc gọi Google Meet liên tục là những áp lực thường trực. Thêm vào đó, tôi có một trí nhớ “cá vàng” (thực ra, những người biết tôi có lẽ sẽ tranh luận rằng trí nhớ của tôi còn tệ hơn cả cá vàng). Ý tôi là, tôi luôn có rất nhiều việc phải làm, và việc dựa vào trí nhớ đơn thuần đã không ít lần dẫn đến thảm họa.
Dù tôi thường tạo danh sách việc cần làm (to-do list) mỗi sáng, nhưng chúng chưa bao giờ đủ. Đó là lý do tôi kết hợp chúng với phương pháp “time-blocking” trên lịch để giữ mọi thứ đi đúng hướng và xử lý toàn bộ to-do list mà không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Tuy nhiên, dù time-blocking đã thay đổi cuộc chơi đáng kể với tôi, vẫn có một vấn đề khác—tôi bắt đầu trì hoãn khi nghĩ đến tất cả những gì mình phải làm. Điều đó chỉ khiến tôi muốn làm gì cả, và nhìn thấy một lịch trình dày đặc lại càng làm mọi thứ tồi tệ hơn.
Tôi không thích việc phải tự mình xem xét lịch trình và việc “time-blocking” mọi thứ bằng tay có thể cảm thấy như một công việc phụ nhàm chán. Trong quá trình tìm kiếm các công cụ giúp cải thiện quản lý thời gian, tôi đã tình cờ biết đến Reclaim, một công cụ lập lịch bằng AI. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để nó tự động xử lý lịch trình cho mình, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các nhiệm vụ thay vì cố gắng tìm kiếm khoảng thời gian trống hoàn hảo trên lịch.
Reclaim AI Biến Danh Sách Việc Cần Làm Thành Khối Thời Gian Tự Động
Tạm Biệt Việc Lập Lịch Thủ Công Phức Tạp
Nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi hoàn toàn ghét việc tạo các khối thời gian (time block) trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói đến việc phải tự mình tìm ra khi nào mình rảnh; ý tôi là việc phải kéo và thay đổi kích thước các khối sau khi tìm được một khoảng thời gian hoàn hảo. Mặc dù bạn có thể nhấp vào khoảng thời gian mong muốn và điền chi tiết để lên lịch một nhiệm vụ, tôi luôn cảm thấy cần phải có một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn để làm điều đó.
May mắn thay, Reclaim đã giải quyết nỗi thất vọng này cho tôi. Tôi không nghĩ mình đã phải kéo hoặc thay đổi kích thước một khối thời gian nào kể từ khi bắt đầu sử dụng công cụ này. Với Reclaim AI, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấn nút + New Task ở góc trên bên phải và điền thông tin chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm tên nhiệm vụ và ước tính thời gian hoàn thành. Nếu đó là một nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành trong một lần, bạn có thể bỏ chọn ô bên cạnh Split up.
Tuy nhiên, nếu đó là một nhiệm vụ dài hơn mà bạn nghĩ mình có thể hoàn thành tốt hơn theo từng phần, bạn có thể giữ nguyên ô Split up đã chọn. Reclaim sẽ tự động chia nhỏ nhiệm vụ đó thành các khối thời gian nhỏ hơn tùy thuộc vào lịch trình của bạn và thời lượng Min duration (tối thiểu) và Max duration (tối đa) mà bạn đã thiết lập.
Lập Lịch Thông Minh Dựa Trên Ưu Tiên Và Lịch Trình Hiện Có
Đừng Lo Lắng Về Việc Đặt Lịch Trùng Lặp Hay Bỏ Lỡ Việc Quan Trọng
Reclaim AI không chỉ đơn thuần tạo các khối thời gian và ngẫu nhiên xếp chúng vào lịch của bạn dựa trên thời gian rảnh. Thay vào đó, nó lập kế hoạch lịch trình của bạn dựa trên mức độ ưu tiên bạn gán cho các nhiệm vụ, hạn chót và khả năng sẵn có của bạn.
Khi bạn thêm một nhiệm vụ bằng cách truy cập trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể chọn từ bốn mức độ ưu tiên: Critical (Quan trọng), High (Cao), Medium (Trung bình), và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên được giao một nhiệm vụ khẩn cấp cần làm ngay, bạn có thể thêm nó vào danh sách nhiệm vụ của Reclaim và đặt mức độ ưu tiên là Critical Priority.
Giao diện ứng dụng Reclaim hiển thị các cấp độ ưu tiên nhiệm vụ (Critical, High, Medium, Low) giúp sắp xếp công việc thông minh.
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã kín, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng. Nó thường đẩy các nhiệm vụ ưu tiên thấp hơn sang cuối tuần hoặc các ngày khác.
Tất nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ cần thiết cho nhiệm vụ khẩn cấp. Nếu không có một khối thời gian nào phù hợp, Reclaim AI đương nhiên sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc di chuyển nó đến khoảng thời gian sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ hạn chót. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần phải can thiệp một chút bằng cách tự điều chỉnh lịch trình hoặc chọn chia nhỏ nhiệm vụ thành nhiều phần.
Nhưng phần lớn, Reclaim thực hiện một công việc đáng kinh ngạc trong việc cân bằng giữa sự khẩn cấp và những gì bạn đã có trong danh sách công việc, giúp bạn lập kế hoạch lịch trình theo cách cho phép bạn hoàn thành mọi thứ trên lịch mà không bỏ lỡ hạn chót.
Tự Động Lập Kế Hoạch Thời Gian Tập Trung (Deep Work) Từ Sớm
Không Còn Phải “Tìm Thời Gian” Cho Việc Quan Trọng Nhất
Vì tôi là một sinh viên toàn thời gian, điều tôi không thể thỏa hiệp là đảm bảo mình có đủ thời gian dành riêng cho việc học, bất kể lịch làm việc có bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi thường chỉ ngồi vào bàn học bất cứ khi nào tôi có một khoảnh khắc rảnh rỗi từ công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi gặp khó khăn khi tập trung vào một nhiệm vụ trừ khi nó đã được lên lịch trên lịch của tôi. Tôi đã thử tạo các nhiệm vụ riêng dành cho việc học, nhưng vì những nhiệm vụ này không bị ràng buộc bởi các hạn chót cố định như bài tập hoặc các nhiệm vụ cụ thể, ngay khi tôi thêm một nhiệm vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học tập sẽ bị dời lịch. Chẳng mấy chốc, tuần tiếp theo đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành cho việc học thấp một cách đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time của Reclaim AI, được ra mắt vài tuần trước (và vài tháng sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này), đã thay đổi cuộc chơi hoàn toàn. Thay vì chờ đợi lịch của bạn đầy ắp các nhiệm vụ bạn cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” trước thời hạn. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian tập trung hàng tuần) của mình là 20 giờ/tuần.
Reclaim hiển thị biểu đồ thống kê thời gian tập trung (Focus Time), giúp người dùng theo dõi và tối ưu hiệu suất làm việc sâu.
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mỗi tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, và thời lượng tối thiểu/tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc của tôi, tôi đã đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và số giờ Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước thời hạn, chúng vẫn linh hoạt. Reclaim sẽ tự động điều chỉnh chúng một cách thông minh và thích nghi xung quanh các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Cài đặt tính năng Focus Time trong Reclaim, cho phép người dùng cấu hình mục tiêu và thời lượng cho các khối thời gian làm việc sâu.
Điều tuyệt vời nhất là Reclaim AI sẽ luôn lên lịch Tasks, bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lên lịch Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn cũng sẽ hoàn thành được các nhiệm vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn duy trì tiến độ mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Để Reclaim thực hiện công việc nặng nhọc cho bạn
Đây chỉ là một vài trong số các tính năng của Reclaim AI khiến nó trở thành một công cụ cực kỳ hữu ích. Đây là một trong những cách tốt nhất bạn có thể sử dụng AI để cải thiện năng suất. Reclaim cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng vào đâu và cung cấp số liệu thống kê chi tiết trong các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (việc nông), Deep Work (việc sâu), và Travel (di chuyển), và cho phép bạn xem chính xác mình đã dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ.
Nó cũng hiển thị số giờ bạn làm việc ngoài giờ đã thiết lập, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa vào ban đêm như tôi! Nếu bạn có thói quen đặt lịch quá tải và ôm đồm nhiều việc hơn khả năng, Reclaim AI cũng có thể tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ để giúp bạn có chút thời gian để thư giãn trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có gói trả phí, nhưng phiên bản miễn phí của nó đã đủ dùng cho tôi trong hơn một năm, và tôi thực sự rất khuyến nghị nó.