Việc chi trả cho phần mềm quản lý dự án đôi khi trở thành một gánh nặng tài chính, đặc biệt khi bạn luôn nỗ lực giữ mọi thứ ngăn nắp và hiệu quả. Nhưng sẽ thế nào nếu có một lựa chọn miễn phí, mạnh mẽ và đủ khả năng cạnh tranh với những công cụ hàng đầu như Trello hay Asana? Câu trả lời chính là Plaky – một nền tảng đã thay đổi hoàn toàn cách tôi quản lý dự án mà không cần thêm bất kỳ khoản phí đăng ký nào vào hóa đơn thẻ tín dụng của mình. Nhờ bộ tính năng đầy đủ đến bất ngờ của Plaky, tôi đã có thể từ bỏ hoàn toàn các nền tảng trả phí, bởi Plaky vượt xa những giới hạn của các gói miễn phí thông thường và không ngừng đòi hỏi nâng cấp.
Thư viện template phong phú
Không cần bắt đầu từ con số 0
Không giống như nhiều công cụ quản lý dự án “thế hệ mới”, Plaky sở hữu một bộ sưu tập template (mẫu) đáng nể. Đây không chỉ là một vài bố cục chung chung; Plaky thực sự đã đầu tư suy nghĩ vào việc đáp ứng các nhu cầu đa dạng của nhiều nhóm và ngành nghề khác nhau.
Thay vì một danh sách khổng lồ, khó chọn lựa, Plaky phân loại các template một cách khoa học. Đối với một người thường xuyên phải xử lý nhiều loại dự án khác nhau như tôi, điều này là một yếu tố tiết kiệm thời gian đáng kể. Bất cứ khi nào cần lập kế hoạch cho một chiến dịch bán hàng hoặc tiếp thị, tôi luôn tìm thấy một template phù hợp để bắt đầu. Ngay cả đối với các lĩnh vực chuyên biệt hơn như HR (ví dụ: quy trình tuyển dụng, onboarding nhân viên) và phát triển phần mềm (lập kế hoạch sprint, theo dõi lỗi), Plaky cũng có sẵn các template chuyên dụng.
Đa dạng chế độ xem dữ liệu
Chế độ xem Lịch đang được phát triển
Ngoài các template tuyệt vời, một khía cạnh khác của Plaky thực sự thu hút tôi là sự linh hoạt trong cách tôi có thể hình dung dữ liệu dự án của mình. Vào những thời điểm cần một cái nhìn tổng quan rõ ràng, có cấu trúc về tất cả các nhiệm vụ và chi tiết của chúng, chế độ xem bảng (Table view) là hoàn hảo. Nó mang lại cảm giác quen thuộc như một bảng tính được tổ chức tốt, cho phép tôi dễ dàng sắp xếp, lọc và so sánh thông tin giữa các cột khác nhau.
Sau đó là chế độ xem Kanban, đã trở thành mặc định để quản lý quy trình làm việc. Nếu bạn đã từng sử dụng Trello, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn quen thuộc với nó. Giao diện kéo và thả trực quan giúp việc theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ khi chúng di chuyển qua các giai đoạn khác nhau trở nên vô cùng dễ dàng. Ngoài ra, còn có chế độ xem Gantt để cung cấp biểu diễn trực quan rõ ràng về lịch trình dự án.
Mặc dù các chế độ xem này đủ cho quy trình làm việc của tôi, tôi vẫn mong muốn Plaky sẽ bổ sung thêm chế độ xem lịch (Calendar view) trong các bản cập nhật tương lai.
Giao diện Plaky với nhiều chế độ xem như Bảng, Kanban, Gantt giúp quản lý dự án linh hoạt.
Tổ chức dự án và công việc hiệu quả
Quản lý mọi khía cạnh của dự án
Plaky cung cấp “Spaces” (Không gian làm việc) để bạn quản lý các bảng công việc (boards) như một chuyên gia. Bạn có thể hình dung một Space như một vùng chứa riêng biệt cho một lĩnh vực công việc hoặc cuộc sống cụ thể. Ví dụ, tôi có một Space dành cho “Dự Án Khách Hàng Freelance”, một Space riêng biệt cho “Dự Án Cá Nhân”, và thậm chí cả một Space cho “Cải Tạo Nhà Cửa”. Cách tiếp cận này giúp ngăn chặn việc các dự án bị trộn lẫn vào nhau.
Trong mỗi Space, tôi có thể tạo nhiều boards. Đây là nơi phép thuật thực sự xảy ra để giữ mọi thứ tách biệt một cách triệt để. Chẳng hạn, trong Space “Dự Án Khách Hàng Freelance” của mình, tôi có thể có các boards riêng lẻ cho từng khách hàng – “Dự Án Reliance”, “Thiết Kế Lại Website Adani”, “Chiến Lược Marketing Birla Solutions”, v.v. Bằng cách này, tất cả các nhiệm vụ, tệp và thảo luận liên quan đến một khách hàng cụ thể đều được gói gọn trong board riêng của họ.
Cách Plaky tổ chức các không gian (Spaces) và bảng (Boards) để quản lý dự án cá nhân và nhóm.
Đa dạng trường thông tin cho nhiệm vụ
Điền chi tiết nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp
Plaky cung cấp nhiều tùy chọn để điền thông tin vào thẻ nhiệm vụ. Đây không chỉ là một mục việc cần làm đơn giản; nó là một trung tâm nhỏ của thông tin và hoạt động. Để bắt đầu, khả năng thêm các nhiệm vụ con (subtasks) đã trở thành cứu cánh giúp tôi chia nhỏ các nhiệm vụ lớn hơn, phức tạp hơn thành các bước có thể quản lý được. Thay vì chỉ thấy “Viết bài blog”, tôi có thể tạo các nhiệm vụ con như “Phác thảo chủ đề”, “Nghiên cứu từ khóa”, “Viết bản nháp mở đầu”, “Viết nội dung chính” và “Kiểm tra lỗi”.
Tôi cũng có thể đính kèm các tệp liên quan, chèn bình luận và thậm chí theo dõi hoạt động của nhiệm vụ.
Giao diện chi tiết nhiệm vụ Plaky với các trường như tên nhiệm vụ, nhiệm vụ con, tệp đính kèm và bình luận.
Cộng tác nhóm liền mạch
Mời các thành viên vào dự án của bạn
Cộng tác theo thời gian thực là một phần quan trọng của bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào, và tôi rất vui khi báo cáo rằng Plaky không làm thất vọng ở điểm này. Nó cho phép bạn tạo một không gian làm việc chung, nơi mọi người có thể luôn cập nhật thông tin, đóng góp hiệu quả và làm việc cùng nhau một cách trôi chảy.
Bạn có thể dễ dàng mời các thành viên nhóm vào các Spaces và Boards cụ thể. Quy trình này rất đơn giản, và một khi được mời, mọi người đều có cái nhìn rõ ràng về tiến độ dự án, các nhiệm vụ và thông tin liên quan.
Giao diện Plaky cho phép mời các thành viên và quản lý cộng tác trong không gian làm việc chung.
Gói miễn phí vượt trội
Đủ tốt cho hầu hết người dùng
Giống như Plaky, hầu hết các công cụ quản lý dự án đều hoạt động dựa trên mô hình freemium (miễn phí một phần). Chúng thường khóa các tính năng quan trọng sau một bức tường phí. Tuy nhiên, đó không phải là trường hợp với Plaky. Công ty cung cấp không giới hạn Spaces, Boards, Items và Views với gói miễn phí. Bạn cũng nhận được sáu trường tùy chỉnh trên mỗi board và lịch sử hoạt động 7 ngày, điều này là quá đủ cho quy trình làm việc của tôi.
Màn hình chính Plaky hiển thị các tùy chọn và tính năng hấp dẫn của gói miễn phí.
Quản lý dự án tiết kiệm chi phí
Vậy là bạn đã có nó. Trải nghiệm của tôi với Plaky chứng minh rằng việc quản lý dự án hiệu quả không nhất thiết phải tốn kém. Việc Plaky cung cấp các tính năng quản lý dự án cốt lõi hoàn toàn miễn phí khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế hấp dẫn cho các gói đăng ký đắt đỏ của Trello và Asana.
Tất nhiên, giống như bất kỳ phần mềm nào, Plaky cũng không hoàn hảo. Tôi tin rằng Plaky có thể mạnh mẽ hơn nữa với việc bổ sung tính năng tự động hóa bảng (board automation) để tối ưu hóa quy trình làm việc và một bảng điều khiển (dashboard) chuyên dụng cung cấp cái nhìn tập trung về các nhiệm vụ quan trọng. Bên cạnh Plaky, Notion cũng là một công cụ có năng lực để xử lý các dự án phức tạp của bạn.
Tổng quan các công cụ quản lý dự án phổ biến, minh họa sự đa dạng lựa chọn cho người dùng công nghệ.
Hãy thử trải nghiệm Plaky ngay hôm nay và chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận nhé!