Từng là một người hâm mộ cuồng nhiệt của OneNote, tôi đã bị cuốn hút bởi sự tự do của không gian làm việc vô hạn, những trang không giới hạn và lời hứa về khả năng tổ chức liền mạch thông qua các sổ tay và phân mục. OneNote dường như là lựa chọn hoàn hảo cho mọi nhu cầu ghi chú. Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi ngày càng phức tạp, ứng dụng ghi chú của Microsoft này bắt đầu bộc lộ những hạn chế đáng kể. Tốc độ đồng bộ thất thường, kho mẫu (template) đã không được làm mới kể từ khi tôi còn là sinh viên, và khả năng cộng tác còn nhiều bất cập. Rõ ràng, OneNote không còn theo kịp với những yêu cầu của một người dùng hiện đại. Dưới đây là những lý do cụ thể khiến tôi quyết định chia tay OneNote để tìm kiếm một giải pháp ghi chú tối ưu hơn.
1. Tốc độ đồng bộ dưới mức trung bình
Bỏ lỡ nhiều chỉnh sửa và ghi chú mới
Tốc độ đồng bộ chậm gây mất dữ liệu và trải nghiệm khó chịu cho người dùng OneNote
Điều này có lẽ không gây ngạc nhiên cho những người dùng OneNote lâu năm. Mặc dù được trang bị nhiều tính năng, tốc độ đồng bộ chưa bao giờ là thế mạnh của OneNote. Đây là một trong những khía cạnh gây khó chịu nhất khi sử dụng ứng dụng ghi chú của Microsoft. Vì tôi thường xuyên chuyển đổi giữa máy tính để bàn Windows, MacBook Pro và Pixel 8, nên khả năng đồng bộ liền mạch là yếu tố vô cùng quan trọng.
Đã có nhiều lần tôi phải đối mặt với một phiên bản ghi chú đã lỗi thời. Đôi khi, một ghi chú hoàn toàn mới mà tôi vừa ghi lại trong khoảnh khắc hứng khởi lại biến mất một cách khó hiểu. Mặc dù tốc độ đồng bộ của OneNote đã được cải thiện trong những năm qua, nhưng nó vẫn tụt hậu xa so với các đối thủ hiện đại. Các ứng dụng như Bear Notes, Craft và thậm chí Google Keep đã thiết lập một tiêu chuẩn mới cho khả năng đồng bộ gần như tức thì, mang lại trải nghiệm ghi chú không gián đoạn.
2. Kho mẫu (Template) lỗi thời
Thư viện mẫu không thay đổi trong nhiều năm
Kho mẫu của OneNote để lại nhiều điều phải phàn nàn. Cứ như thể Microsoft đã tạo ra một bộ mẫu từ nhiều năm trước và sau đó hoàn toàn quên bẵng chúng. Bộ sưu tập này mỏng và vẫn còn rất cơ bản. Chúng trông và cảm thấy lỗi thời, với thiết kế nhạt nhẽo và thiếu cảm hứng.
So với các thư viện mẫu đa dạng và sống động của các ứng dụng như Notion, các tùy chọn của OneNote trở nên kém cỏi. Không gian làm việc cộng tác hiện đại hơn này cung cấp hơn 30.000 mẫu thuộc nhiều danh mục khác nhau, từ quản lý dự án, ghi chú cuộc họp đến lên kế hoạch cá nhân, đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng.
3. Sự thiếu nhất quán giữa các nền tảng
OneNote cho Windows không hỗ trợ font Aptos
Mẫu quản lý thời gian trên OneNote minh họa sự thiếu nhất quán giữa các phiên bản
Trải nghiệm OneNote không nhất quán giữa các phiên bản Windows và Mac thực sự gây khó chịu. Cứ như thể hai phiên bản này được phát triển trong các vũ trụ song song.
Ngoài sự khác biệt về giao diện người dùng, OneNote cho Windows, đáng ngạc nhiên, lại không hỗ trợ font Aptos mới nhất của Microsoft. Đôi khi, tôi bắt đầu một ghi chú trên Mac với font Aptos, và chúng lại chuyển về Calibri trong phiên bản Windows. Hơn nữa, thư viện mẫu chỉ giới hạn ở phiên bản Windows.
Là một người thường xuyên chuyển đổi giữa MacBook Pro và máy tính để bàn Windows, tôi khao khát một trải nghiệm nhất quán trên các nền tảng, điều mà OneNote đã không thể đáp ứng được.
4. Hệ thống “Container” lạc hậu
Không thể sánh bằng các trình chỉnh sửa khối hiện đại
Giao diện người dùng OneNote với hệ thống container cũ kỹ, kém linh hoạt
OneNote sử dụng các “container” (hộp chứa), về cơ bản là các hộp trong một trang nơi bạn có thể nhóm văn bản, hình ảnh và các yếu tố khác. Mặc dù cách tiếp cận này từng rất sáng tạo vào thời điểm đó, nhưng nó lại cảm thấy lỗi thời so với các trình chỉnh sửa dựa trên khối (block-based editors) hiện đại được tìm thấy trong các ứng dụng như Evernote, Notion, Craft và thậm chí cả Microsoft Loop.
Các trình chỉnh sửa dựa trên khối cung cấp một cách tiếp cận linh hoạt hơn nhiều để ghi chú. Mỗi phần nội dung, dù là một đoạn văn bản, một dấu đầu dòng, một hình ảnh hay một đoạn mã, đều được coi là một khối có thể dễ dàng di chuyển và sắp xếp lại. Ngược lại, các container của OneNote lại tạo cảm giác cứng nhắc và thiếu linh hoạt, hạn chế cách bạn có thể cấu trúc thông tin của mình.
5. Khả năng cộng tác thời gian thực yếu kém
Trải nghiệm hỗn độn khi làm việc nhóm
Tính năng chia sẻ liên kết trong OneNote trên máy tính để bàn, cho thấy khả năng cộng tác còn hạn chế
Mặc dù OneNote cho phép chia sẻ sổ tay và đồng chỉnh sửa, nhưng khả năng cộng tác thời gian thực của nó lại chậm chạp so với các đối thủ như Google Keep, Google Docs và Notion. Tôi nhận thấy các cập nhật trong OneNote diễn ra chậm hơn, khiến việc theo dõi những gì người khác đang làm trong thời gian thực trở nên khó khăn.
Ngược lại, các ứng dụng như Google Keep và Notion mang đến trải nghiệm cộng tác hoàn hảo. Mọi thay đổi đều xuất hiện ngay lập tức, và mọi người có thể thấy và phản ứng với đóng góp của nhau gần như tức thì. Điều này đặc biệt quan trọng trong các môi trường làm việc nhóm đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và thông tin cập nhật liên tục.
6. Tích hợp hạn chế với ứng dụng bên thứ ba
Chỉ hoạt động tốt với các ứng dụng Microsoft
Tùy chỉnh trang trong OneNote cho thấy sự hạn chế về tích hợp với ứng dụng bên thứ ba
Như mong đợi, OneNote có khả năng tích hợp tốt với các ứng dụng của Microsoft như Excel và Outlook. Tuy nhiên, nó lại tỏ ra yếu kém khi nói đến các ứng dụng bên thứ ba. Điều này thường tạo ra những rào cản đáng kể trong quy trình làm việc của tôi.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng nhúng một tệp từ Google Drive trực tiếp vào ghi chú của mình hoặc tự động gửi các nhiệm vụ từ công cụ quản lý dự án của bạn sang OneNote. Đây là những chức năng mà nhiều ứng dụng ghi chú hiện đại khác cung cấp, nhưng OneNote lại thiếu sót. Sự thiếu vắng các tích hợp linh hoạt này khiến OneNote trở nên kém hiệu quả hơn trong một hệ sinh thái công nghệ đa dạng.
7. Sự bùng nổ của các lựa chọn thay thế mạnh mẽ
Một danh sách dài các đối thủ đáng gờm
Không thiếu các lựa chọn thay thế OneNote trên thị trường hiện nay. Bạn có thể chọn Evernote, một ứng dụng đang nhận được các bản cập nhật nhanh chóng sau khi được Bending Spoons mua lại. Nếu bạn thích một thiết lập đơn giản, Google Keep có thể là một lựa chọn hấp dẫn.
Tuy nhiên, nếu bạn có một quy trình làm việc phức tạp hơn, hãy tìm đến các công cụ hiện đại như Notion, Craft và Obsidian. Những ứng dụng này đang đẩy lùi giới hạn về những gì một ứng dụng ghi chú có thể làm được, từ việc quản lý dự án, tạo cơ sở tri thức đến lập kế hoạch cá nhân hóa. Tương lai của việc ghi chú đang rất rộng mở, và đã đến lúc OneNote phải bắt kịp hoặc bị bỏ lại phía sau.
Vượt xa OneNote
Thế giới ứng dụng ghi chú sẽ tiếp tục phát triển đáng kể trong năm 2025. OneNote dường như không còn là lựa chọn hàng đầu cho quy trình làm việc hiệu suất cao của tôi vì nó không còn phù hợp với cách tôi làm việc hiện nay. May mắn thay, thị trường ứng dụng ghi chú đã bùng nổ với vô số lựa chọn tuyệt vời. Từ giao diện người dùng tinh tế, công cụ cộng tác mạnh mẽ, khả năng tương thích đa nền tảng liền mạch cho đến tích hợp sâu rộng, một thế hệ ứng dụng ghi chú mới đã sẵn sàng giúp chúng ta nắm bắt mọi ý tưởng một cách chuyên nghiệp. Đã đến lúc khám phá những giải pháp ghi chú hiện đại này để tối ưu hóa năng suất của bạn.