Là một người đã gắn bó với Gmail gần như từ những ngày đầu ra mắt, tôi chưa từng gặp bất kỳ vấn đề nào đáng kể và nó vẫn hoạt động ổn định qua nhiều năm. Tuy nhiên, gần đây, sau khi nghe các đồng nghiệp nhắc đến những lựa chọn khác, tôi bắt đầu muốn thử nghiệm các ứng dụng email thay thế Gmail. Trong vô vàn client email trên thị trường, Proton Mail và Notion Mail là hai cái tên thu hút sự chú ý của tôi – chủ yếu vì chúng miễn phí và tôi đã từng sử dụng các dịch vụ hoặc ứng dụng khác từ công ty mẹ. Ban đầu, tôi khá hoài nghi vì đã quá quen thuộc với giao diện người dùng của Gmail, và tôi thường e ngại việc chuyển sang ứng dụng mới trừ khi có lỗi xảy ra.
Tuy nhiên, cuối cùng tôi đã quyết định dùng thử Notion Mail. Lý do chính là vì tôi đã sử dụng Notion rất nhiều trong thời gian gần đây để xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân và tôi rất thích bản sắc thương hiệu này. Tôi cũng biết rằng các nền tảng này được tích hợp rất tốt với nhau, đó là một yếu tố khác đã thuyết phục tôi thực hiện việc chuyển đổi. Sau một thời gian trải nghiệm ứng dụng này, tôi có thể khẳng định rằng đây là một quyết định đúng đắn. Nếu bạn cũng đang phân vân và cần một chút động lực để đưa ra quyết định, dưới đây là năm tính năng nổi bật của Notion Mail khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế tốt hơn cho Gmail.
Giao diện Notion Mail trên máy tính
1. Giao Diện Hộp Thư Tùy Biến Đỉnh Cao
Bạn Hoàn Toàn Quyết Định Các Danh Mục
Nếu bạn đã từng sử dụng Gmail, chắc hẳn bạn đã quen thuộc với các danh mục mặc định mà Gmail tự động phân loại hộp thư đến của bạn: Chính (Primary), Quảng cáo (Promotions), Xã hội (Social), Cập nhật (Updates) và Diễn đàn (Forums). Mặc dù ban đầu tôi từng nghĩ rằng những bộ lọc này khá hiệu quả, nhưng việc sử dụng Notion Mail đã khiến tôi nhận ra rằng Gmail đã làm một công việc khá “lười biếng” trong việc phân loại.
Notion Mail sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân loại email dựa trên người gửi, mức độ quan trọng, chủ đề và tính cấp bách. Ví dụ, nếu bạn nhận được một email cần hành động ngay lập tức, Notion Mail sẽ ưu tiên email đó lên hàng đầu. Một hộp thư đến được tùy chỉnh linh hoạt như vậy, dựa trên thói quen sử dụng cá nhân, chắc chắn là hướng đi đúng đắn cho các ứng dụng email hiện đại.
Giao diện hộp thư đến tùy chỉnh của Notion Mail với các thư được phân loại tự động bởi AI
2. Tích Hợp Chặt Chẽ Với Hệ Sinh Thái Notion
Nhập Ghi Chú Và Liên Kết Từ Notion Dễ Dàng
Những người dùng thường xuyên của Notion Pages và Notion Calendar chắc chắn sẽ yêu thích cách nền tảng này tích hợp chặt chẽ với Notion Mail, giúp việc nhập ghi chú và tài liệu trực tiếp vào bản nháp email trở nên vô cùng dễ dàng. Bạn có thể kết nối tất cả các dịch vụ để xem lịch trình của mình và đính kèm một liên kết vào email mà người nhận có thể nhấp vào để bắt đầu cuộc họp với bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng các lệnh như /schedule để khởi tạo. Bạn cũng có thể nhập các trang từ Notion trực tiếp vào email của mình.
Tính năng tích hợp Notion Pages và Notion Calendar vào Notion Mail
3. Tính Năng “Snippets” Giúp Giảm Sự Lặp Lại
Tạo Các Mẫu Email Tùy Chỉnh Tiết Kiệm Thời Gian
Nếu bạn thường xuyên trả lời email bằng một bộ mẫu cố định, bạn sẽ rất yêu thích tính năng Snippets trên Notion Mail. Bạn có thể lưu trữ các đoạn văn bản cài đặt sẵn với các trường tùy chỉnh. Chẳng hạn, nếu bạn đang trong quá trình tìm việc, bạn có thể thiết lập một mẫu thư xin việc bao gồm trình độ và kinh nghiệm làm việc của mình, đồng thời để trống các trường cho tên công ty và một số thông tin bổ sung mà bạn muốn thêm vào về công ty đó. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian. Chỉ cần gọi snippet bằng lệnh /job trong email và điền các thông tin liên quan.
Cửa sổ chỉnh sửa tính năng Snippet (mẫu soạn sẵn) trong Notion Mail
4. Hỗ Trợ Markdown Gốc Toàn Diện
Công Cụ Định Dạng Văn Bản Mạnh Mẽ Hơn
Việc định dạng văn bản trên Gmail vô cùng cơ bản. Các công cụ gốc của nó không đủ để đáp ứng nhu cầu của người dùng chuyên nghiệp, đồng nghĩa với việc bạn không thể tạo ra email với bố cục mong muốn. Notion Mail đã giải quyết vấn đề này với sự hỗ trợ định dạng Markdown đầy đủ. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề với nhiều kích cỡ khác nhau, dán văn bản từ các nguồn trực tuyến bên ngoài mà vẫn giữ nguyên định dạng, v.v. Nếu bạn là một chuyên gia marketing thường xuyên viết nhiều email, bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao sự thay đổi này.
Trình soạn thảo email của Notion Mail với khả năng hỗ trợ định dạng Markdown
5. Soạn Thảo Nhanh Hơn Nhờ AI Và Phím Tắt
Viết Email Dễ Dàng Hơn Với Sự Hỗ Trợ Của Trí Tuệ Nhân Tạo
Việc tích hợp AI trong Notion Mail không chỉ giúp phân loại email vào các thư mục khác nhau. Nó còn rất hữu ích trong việc soạn thảo email bằng các gợi ý, sửa lỗi ngữ pháp hoặc lỗi hiểu sai, và tinh chỉnh giọng điệu của email. Thậm chí, bạn có thể sử dụng AI để soạn các phản hồi tự động một cách nhanh chóng, nếu bạn không muốn gõ toàn bộ email. Ngoài ra, Notion Mail có thể tham chiếu các trang Notion Pages để lấy ngữ cảnh, vì vậy bạn có thể yêu cầu AI tìm thông tin từ một tài liệu trong khi trả lời email.
Bên cạnh tích hợp AI, việc bạn có thể nhanh chóng thêm các phím tắt hoặc tham chiếu các mục bằng lệnh /, giống như trên Notion Pages, là một cách làm việc tuyệt vời. Nếu bạn đã quen với việc gọi các tính năng hoặc chèn snippets thông qua lệnh khi gõ tài liệu trong Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn quen thuộc khi sử dụng ứng dụng email của công ty này.
Giao diện soạn email trong Notion Mail với sự hỗ trợ của AI và các phím tắt lệnh
Gọn Gàng, Nhưng Hiện Đại
Notion Mail đã thể hiện rõ ràng cách một ứng dụng email hiện đại nên được thiết kế. Nó có giao diện sạch sẽ mà không quá rườm rà. Ứng dụng này đã thành công trong việc cung cấp các tính năng cơ bản giúp bạn có một hộp thư đến gọn gàng, đồng thời hỗ trợ soạn thảo email bằng các phím tắt và AI. Việc tích hợp AI được thực hiện một cách tinh tế, mang lại trải nghiệm tổng thể rất dễ chịu. Điều này khiến tôi tự hỏi tại sao tôi đã gắn bó với Gmail suốt thời gian qua, và tại sao Google đã không cải thiện nó trong nhiều năm mặc dù có tất cả chuyên môn về AI trong kho vũ khí của mình. Nhờ đó, Notion Mail hiện là ứng dụng email mặc định của tôi, và có lẽ bạn cũng nên thử trải nghiệm.