Notion và Outline đều là những ứng dụng tuyệt vời để ghi chú và tạo cơ sở kiến thức, nhưng chúng lại rất khác biệt ở nhiều khía cạnh. Trong khi Notion là một công cụ “tất cả trong một” với vô số tính năng, Outline lại có các chức năng rõ ràng hơn, tập trung vào văn bản và khả năng cộng tác. Với kinh nghiệm sử dụng cả hai, tôi tin rằng Outline có thể là lựa chọn tốt hơn cho hầu hết người dùng, đặc biệt là khi mục tiêu chính là xây dựng và quản lý kiến thức. Dưới đây là những lý do cụ thể.
Laptop hiển thị Notion và Obsidian, điện thoại với các ứng dụng năng suất so sánh công cụ ghi chú
1. Giao diện và cách sử dụng đơn giản, trực quan
Như đã đề cập, Notion sở hữu nhiều tính năng hơn và cố gắng làm mọi thứ. Điều này có thể tuyệt vời nếu bạn cần một công cụ đa năng, nhưng nếu bạn chỉ tìm kiếm một nền tảng để tạo cơ sở kiến thức và tài liệu, Outline lại là một lựa chọn hàng đầu. Nó được xây dựng đặc biệt cho mục đích này, do đó không cố gắng ôm đồm quá nhiều tính năng cùng lúc.
Sự tập trung đó giúp Outline dễ sử dụng hơn nhiều, với giao diện sạch sẽ và dễ điều hướng, đặc biệt phù hợp cho người mới bắt đầu. Outline lưu trữ tất cả ghi chú của bạn trong các “bộ sưu tập” (collections), sau đó bạn có thể phân quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm. Hơn nữa, chúng có thể dễ dàng tìm kiếm từ bất kỳ đâu bằng phím tắt Ctrl + K.
Giao diện Notion trên màn hình laptop, minh họa sự đa năng của ứng dụng
2. Mã nguồn mở và khả năng tự host: Chủ động kiểm soát dữ liệu
Một ưu điểm khác của Outline là mã nguồn mở, cho phép bạn tự host (self-host) nếu muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình. Và nếu việc tự host nghe có vẻ phức tạp, đừng lo lắng, Outline cũng có phiên bản đám mây mà bạn có thể sử dụng.
Bằng cách tự host, bạn có thể điều chỉnh các tính năng, tích hợp thêm công cụ hoặc thậm chí sửa đổi mã nguồn để phù hợp hơn với quy trình làm việc của mình. Notion, mặt khác, là một công cụ mã nguồn đóng, có nghĩa là bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong cách sử dụng của nó.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Outline chỉ miễn phí khi bạn tự host. Đây có thể là một yếu tố cần cân nhắc nếu bạn không sẵn lòng bỏ thêm công sức và kiến thức kỹ thuật để tự triển khai.
Giao diện Docker hiển thị thiết lập Outline sẵn sàng cho việc tự host dữ liệu
3. Tích hợp liền mạch với các công cụ phổ biến
Outline tích hợp mượt mà với các công cụ phổ biến như Slack, Loom và Figma. Ngay từ đầu, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và không gian làm việc Slack của mình, loại bỏ mọi quy trình tích hợp phức tạp.
Hơn nữa, sau khi tích hợp với Slack, bạn có thể tìm kiếm cơ sở kiến thức của mình trực tiếp từ ứng dụng chat bằng cách sử dụng lệnh /outline.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các tích hợp với Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier để cải thiện quy trình làm việc của nhóm. Tôi không phủ nhận rằng Notion cũng có rất nhiều tùy chọn tích hợp, nhưng sự đơn giản và tập trung của Outline vào các công cụ cốt lõi có vẻ trực quan và dễ quản lý hơn.
Minh họa tìm kiếm giải pháp thay thế Notion, Obsidian và Evernote
4. Tổ chức tài liệu vượt trội
Outline rất giỏi trong việc tổ chức tài liệu thông qua các tính năng như lồng ghép (nesting), bộ sưu tập (collections) và các liên kết ngược (backlinks) tự động. Bạn có thể nhóm các tài liệu liên quan vào các bộ sưu tập để tạo cấu trúc phân cấp logic và dễ điều hướng.
Điểm bất ngờ thú vị về Outline là nó tự động tạo backlink, cho phép bạn xem những tài liệu nào khác đang tham chiếu đến một trang cụ thể. Bạn chỉ cần gõ @ để liên kết đến một tài liệu khác và tài liệu được tham chiếu sẽ tự động liên kết ngược lại.
Notion cũng khá tốt trong việc tổ chức, nhưng các tính năng của nó đôi khi có thể cảm thấy thứ yếu so với chức năng rộng lớn hơn của nó như một công cụ tất cả trong một. Nếu bạn chỉ tập trung vào tài liệu hóa, cách tiếp cận chuyên biệt của Outline sẽ hiệu quả hơn.
5. Nâng cao quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu
Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư dữ liệu, tùy chọn tự host biến Outline trở thành một lựa chọn nổi bật. Khi bạn host nền tảng trên máy chủ của riêng mình, bạn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, đảm bảo rằng dữ liệu không thể truy cập được bởi máy chủ của bên thứ ba.
Đây có thể không phải là ưu tiên hàng đầu nếu bạn chỉ sử dụng nó để tạo danh sách mua sắm hoặc ghi chú cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn là quản lý IT của một tổ chức có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc xử lý thông tin nhạy cảm, bạn sẽ đặc biệt quan tâm đến khía cạnh này. Ngoài ra, với vai trò quản lý IT, bạn cũng sẽ hài lòng vì không cần nhiều nỗ lực đào tạo, bởi Outline rất dễ sử dụng cho bất kỳ ai mà không cần hướng dẫn nhiều.
Notion, với tư cách là một giải pháp dựa trên đám mây, yêu cầu sự tin tưởng vào máy chủ và chính sách dữ liệu của nó, điều này có thể không phù hợp với tất cả các sở thích về quyền riêng tư. Hơn nữa, Notion có thể gây choáng ngợp nếu bạn mới bắt đầu, và chắc chắn sẽ cần tài liệu hướng dẫn sử dụng.
Giao diện Outline được tự host thông qua Docker, đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu
Đôi khi, ít hơn lại là nhiều hơn
Tôi không thể nhấn mạnh đủ rằng Notion có nhiều tính năng và “mánh lới” hơn so với Outline. Điều này là không thể phủ nhận, nhưng Outline lại làm tốt hơn ở một vài điểm cốt lõi. Cấu trúc tổ chức, giao diện và chức năng của nó khiến Outline trở thành một công cụ tuyệt vời cho việc tạo wiki hoặc cơ sở kiến thức cho cá nhân hoặc tổ chức của bạn.
Khả năng tích hợp liền mạch với Slack cũng thuyết phục tôi rằng nó có thể rất hữu ích cho việc cộng tác và liên tục xây dựng các tham chiếu bổ sung vào cơ sở kiến thức. Và nếu bạn muốn chuyển đổi từ Notion sang Outline, bạn cũng có thể nhập ghi chú từ Notion chỉ với vài cú nhấp chuột trong Outline.
Hãy thử trải nghiệm Outline và chia sẻ ý kiến của bạn về giải pháp này. Hoặc nếu bạn đã sử dụng, đâu là điều bạn thích nhất ở Outline?