Notion đã khẳng định vị thế là một không gian làm việc toàn diện, mạnh mẽ, nhưng liệu bạn đã thực sự tận dụng hết tiềm năng của nó? Với hơn 120 tích hợp với các nền tảng và ứng dụng khác, Notion cho phép người dùng mở rộng khả năng và lấp đầy những khoảng trống chức năng mà đôi khi công cụ này còn thiếu. Mặc dù thư viện tích hợp của Notion có thể không cung cấp nhiều giá trị cho các nền tảng quá đặc thù, nhưng vẫn có rất nhiều lựa chọn ý nghĩa cho người dùng phổ thông, giúp tối ưu hóa công việc và cuộc sống.
Bản thân Notion đã rất mạnh mẽ ngay từ ban đầu, từ việc xây dựng hệ thống theo dõi thời gian cá nhân cho đến tạo ra các hệ thống toàn diện để quản lý mọi khía cạnh trong cuộc sống. Đó cũng là một phần lý do khiến thư viện tích hợp của nó đôi khi có vẻ thiếu sót, vì không phải tất cả đều thực sự cần thiết. Thay vì liệt kê các tích hợp “hàng đầu” quen thuộc, bài viết này sẽ đi sâu vào các danh mục tích hợp chính và các ứng dụng phổ biến trong từng danh mục, giúp bạn khám phá những lựa chọn thực sự đáng giá để thêm vào không gian làm việc Notion của mình.
Logo Notion trên bảng quảng cáo kỹ thuật số, thể hiện khả năng ứng dụng Notion trong quản lý kinh doanh và dự án.
1. Công Cụ Quản Lý Dự Án
Tối ưu hóa tổ chức và cộng tác hiệu quả
Nếu bạn là người dùng cá nhân, Notion có thể đã là công cụ quản lý dự án chính của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng một nền tảng quản lý dự án khác cho công việc hoặc đang trong quá trình chuyển đổi sang Notion, các tích hợp sau sẽ cực kỳ hữu ích. Hai nền tảng nổi tiếng có khả năng tích hợp với Notion là Trello và Asana.
Cả hai tích hợp này chủ yếu cho phép bạn nhúng bản xem trước vào Notion hoặc đồng bộ hóa/nhập thông tin. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn chuyển đổi từ một trong những nền tảng này sang Notion, cho phép bạn truy cập dữ liệu Trello và Asana mà không cần rời khỏi không gian làm việc của Notion. Nó cũng rất tiện lợi nếu bạn đang sử dụng Notion như một bảng điều khiển tổng hợp cho nhiều nền tảng, thay vì một hệ thống quản lý dự án chuyên biệt.
2. Tích Hợp Lưu Trữ Đám Mây
Truy cập và nhúng tệp dễ dàng trên nhiều nền tảng
Notion hiện vẫn chưa hỗ trợ một số nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến như Proton Drive và Microsoft OneDrive. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng Google Drive, Dropbox hoặc Box, các tích hợp Notion của chúng là những lựa chọn rất đáng cân nhắc. Các tích hợp này cung cấp chức năng tương tự nhau:
- Google Drive: Cho phép bạn đính kèm và xem trước tài liệu, bảng tính và bản trình bày trực tiếp trong Notion.
- Box: Duyệt tệp, dán liên kết Box vào Notion và nhúng bản xem trước.
- Dropbox: Duyệt tệp và nhúng bản xem trước trong Notion.
Việc nhúng tệp vào Notion mang lại nhiều lợi ích hơn so với việc chỉ dán các liên kết thô. Ví dụ, bản xem trước PDF cho phép bạn xem nội dung mà không cần mở tài liệu. Nhược điểm chính là việc bạn có thể cần phải ủy quyền lại kết nối định kỳ, điều này đôi khi có thể gây ra vấn đề truy cập cho những người cộng tác.
3. Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc
Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất vượt trội
Đây là một trong những tích hợp mạnh mẽ nhất hiện có, dù chúng đòi hỏi một quá trình học hỏi và thiết lập ban đầu. Khả năng của các công cụ này chỉ bị giới hạn bởi những gì bạn cấu hình trong chính nền tảng của chúng. IFTTT (If This Then That) kết nối Notion với hơn 700 ứng dụng, Zapier với hơn 5.000 ứng dụng và Integrately với hơn 1.100 ứng dụng.
Cái tên IFTTT đã giải thích cách các nền tảng này hoạt động: tự động hóa về cơ bản là lập trình các tác vụ theo kiểu “Nếu điều này xảy ra, thì hãy làm điều kia.” Nhiều chức năng tự động hóa diễn ra bên ngoài Notion. Một số ví dụ bao gồm:
- Nếu một thẻ Trello được giao cho bạn, hãy tạo một mục To-Do trong Notion.
- Nếu một tin nhắn Slack được đánh dấu, hãy thêm nó làm tác vụ ưu tiên trong Notion.
- Nếu một sự kiện Google Calendar được tạo, hãy đồng bộ hóa nó với Notion và đăng thông báo trong Slack.
- Nếu bạn thêm một mục thông qua Siri hoặc Alexa, hãy tạo một mục tương ứng trong Notion.
4. Lập Bản Đồ Tư Duy và Hình Ảnh Hóa Ý Tưởng
Phát triển ý tưởng trực quan và sáng tạo
Mặc dù Draw.io không có sẵn dưới dạng tích hợp Notion, nhưng Mindmap.so và Miro cung cấp những lựa chọn thay thế tuyệt vời. Nếu bạn là người có tư duy trực quan, lập bản đồ tư duy là một cách xuất sắc để động não, phân tích các chủ đề phức tạp và tổ chức các ý tưởng đa chiều.
- Mindmap.so: Thay vì tích hợp trực tiếp vào Notion, Mindmap.so cho phép bạn nhập các trang và cơ sở dữ liệu Notion vào nền tảng của nó, giúp bạn xem trước nội dung Notion ngay trong Mindmap.so.
- Miro: Cho phép nhúng trực tiếp các bảng Miro vào Notion với tính năng đồng bộ hóa thời gian thực, đảm bảo rằng mọi cập nhật trong Notion sẽ được phản ánh ngay lập tức trong Miro.
Màn hình hiển thị các mẹo và thủ thuật tối ưu Notion, gợi ý các cách sử dụng hiệu quả nền tảng này.
5. Các Tích Hợp Notion Độc Lập Nổi Bật
Nâng cao trải nghiệm Notion của bạn
Một số tích hợp không dễ dàng xếp vào một danh mục cụ thể, nhưng vẫn cung cấp chức năng giá trị. Một trong những cái tên được nhắc đến thường xuyên nhất là Fillout Forms – một công cụ xây dựng biểu mẫu được thiết kế riêng cho Notion, giúp điền dữ liệu phản hồi vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Hầu hết các tích hợp Notion chủ yếu cho phép nhúng nội dung từ một nền tảng khác vào Notion. Tuy nhiên, một vài tích hợp cung cấp chức năng bổ sung có thể nâng cao đáng kể các khả năng vốn đã mạnh mẽ của Notion. Các tích hợp giá trị nhất thường là các công cụ tự động hóa như IFTTT và Zapier. Tuy nhiên, các gói miễn phí của chúng khá hạn chế, chỉ như một bản demo để người dùng nhận ra họ cần nâng cấp lên gói trả phí để tận dụng tối đa.
Dù bạn đang sử dụng Notion với mục đích gì, có lẽ bạn đã tìm ra cách để nó phù hợp với nhu cầu của mình – có thể đó là lý do tại sao các tích hợp Notion không nhận được nhiều sự chú ý. Tuy nhiên, các tùy chọn nhúng thực sự hữu ích nếu bạn đã và đang sử dụng một số nền tảng được đề cập, vì vậy việc tích hợp chúng vào quy trình làm việc của bạn có thể là một bổ sung đáng giá.