Trong nhiều năm, hệ thống ghi chú của tôi là một mớ hỗn độn. Kho tài liệu số cá nhân tràn ngập những ý tưởng chưa hoàn chỉnh, ghi chú rải rác và các thông tin bị lãng quên. Tôi như đang chìm giữa biển các tệp không được sắp xếp, liên tục tìm kiếm một mẩu thông tin quan trọng nhưng rồi lại thất vọng. Cuối cùng, tôi quyết định thay đổi hoàn toàn cách ghi chú của mình, biến nó thành một hệ thống Quản lý Tri thức Cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) hoạt động trơn tru. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những bài học cốt lõi, các chiến lược đã triển khai và những bước quan trọng đã thực hiện để sắp xếp kiến thức cá nhân một cách hiệu quả.
Vấn đề quá tải ghi chú cá nhân
Thực trạng hỗn độn trước đây
Não bộ con người không hoạt động theo một cách tuyến tính. Các phương pháp ghi chú truyền thống thường buộc chúng ta phải tổ chức thông tin theo cách không phù hợp với tư duy tự nhiên. Chúng tập trung vào việc thu thập từng mảnh thông tin riêng lẻ mà không tạo ra các kết nối giữa chúng, điều này ngăn cản chúng ta nhìn thấy bức tranh tổng thể và tạo ra những hiểu biết mới.
Tôi nhớ có lần đã dành gần một giờ để tìm kiếm một câu trích dẫn mình đã lưu, nhưng cuối cùng phải bỏ cuộc trong sự thất vọng. Cứ như thể ghi chú đó đã biến mất vào hư không. Chúng ta ghi chú vì không muốn quên, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta không thể tìm thấy những ghi chú đó ngay từ đầu? Tôi đã dành nhiều thời gian hơn để thu thập ghi chú thay vì thực sự sử dụng chúng. Nhìn chung, có quá nhiều ghi chú mà không có tổ chức rõ ràng, cùng với các phương pháp ghi chú không nhất quán, thiếu ngữ cảnh hoặc từ khóa.
Giao diện người dùng của OneNote minh họa sự lộn xộn trong quản lý ghi chú truyền thống.
Lựa chọn công cụ PKM phù hợp
Yếu tố then chốt của một hệ thống PKM
Chọn công cụ phù hợp là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng và có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công của hệ thống của bạn. Nó giống như việc chọn nền móng vững chắc cho một ngôi nhà vậy. Cần lưu ý rằng không có giải pháp nào phù hợp với tất cả mọi người. Công cụ tốt nhất cho tôi có thể không phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa các nền tảng máy tính khác nhau, hãy ưu tiên chọn phần mềm PKM đa nền tảng. Bạn cũng nên ưu tiên các công cụ PKM có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, tính năng liên kết và kết nối, chế độ đồ thị (graph view), và tất nhiên, chi phí hợp lý.
Tôi cũng khuyên bạn nên tránh các công cụ PKM mới ra mắt. Nhiều giải pháp hiện đại này thường bị mua lại hoặc ngừng phát triển do thành công hạn chế. Chẳng hạn, tôi đã chọn Clover Notes làm công cụ quản lý tri thức cá nhân, nhưng nó đã bị Figma mua lại và sau đó đóng cửa. Thay vào đó, bạn có thể xem xét các ứng dụng phổ biến có sự hỗ trợ vững chắc từ nhà phát triển và cộng đồng. Rốt cuộc, bạn sẽ không muốn lãng phí quá nhiều thời gian để di chuyển dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác.
Tổ chức ghi chú bằng thẻ (tags)
Khai thác sức mạnh của thư mục và thẻ
Thẻ (tags) đóng một vai trò thiết yếu trong một hệ thống PKM hiệu quả. Chúng vượt xa việc tổ chức thư mục đơn giản và mang đến một cách linh hoạt, năng động để phân loại và truy xuất thông tin. Mặc dù thư mục có thể hữu ích cho các danh mục rộng, nhưng chúng thường không đủ khi bạn cần phân loại một ghi chú theo nhiều cách khác nhau.
So sánh giao diện iA Writer và Obsidian, làm nổi bật cách sử dụng thẻ (tags) để tổ chức ghi chú.
Ví dụ, khi tôi nghiên cứu về tác động của trí tuệ nhân tạo đến lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, tôi đã thu thập ghi chú từ nhiều nguồn khác nhau: bài báo, tài liệu nghiên cứu, bài nói chuyện tại hội nghị và cả những suy nghĩ của riêng tôi. Nếu không có thẻ, những ghi chú này sẽ bị phân tán trong các thư mục hoặc sổ ghi chép khác nhau. Tôi đã thêm các thẻ như #AI, #YTe, #HocMay, #HocSau và #DaoDuc để nhanh chóng tìm thấy thông tin.
Tận dụng các kết nối và chế độ đồ thị (graph views)
Thiết lập mối quan hệ giữa các ghi chú
Bạn không nên chọn một công cụ PKM mà thiếu đi tính năng kết nối ghi chú và chế độ đồ thị (graph view). Tôi phải nói rằng việc kết nối các ghi chú là trái tim và linh hồn của một hệ thống PKM. Chẳng hạn, khi tôi nghiên cứu chủ đề nông nghiệp bền vững, tôi có các ghi chú về nhiều chủ đề con khác nhau: nông nghiệp hữu cơ, permaculture, canh tác thẳng đứng và tác động của biến đổi khí hậu đến nông nghiệp.
Chế độ đồ thị (Graph View) trong Obsidian, hiển thị mối liên kết trực quan giữa các ghi chú.
Tôi có thể liên kết ghi chú ‘nông nghiệp hữu cơ’ của mình với các ghi chú về ‘permaculture’ và ‘canh tác thẳng đứng’ vì tất cả chúng đều liên quan đến các thực hành nông nghiệp bền vững. Tôi cũng có thể liên kết ghi chú ‘biến đổi khí hậu’ của mình với cả ba ghi chú này. Khả năng là vô tận. Với chế độ đồ thị, tôi có thể kiểm tra mối quan hệ giữa chúng và khám phá những hiểu biết tiềm ẩn.
Quy tắc “một trang chủ”
Tạo một trang chính tổng hợp
Quy tắc này là tùy chọn, nhưng cá nhân tôi thích có một trang chủ riêng cho tất cả các ghi chú thiết yếu của mình. Dù tôi sử dụng Notion hay Obsidian (công cụ yêu thích của tôi), tôi luôn tạo một trang trung tâm và liên kết các trang được sử dụng nhiều nhất của mình tại đó. Đây không chỉ là một ghi chú khác; nó là trung tâm điều khiển cho toàn bộ hệ thống PKM của tôi. Đó là nơi đầu tiên tôi truy cập khi mở PKM và nó cung cấp cái nhìn tổng quan về các dự án hiện tại, ý tưởng chính và các tài nguyên thường xuyên truy cập.
Giao diện Notion với bảng Kanban quản lý dự án, minh họa khái niệm trang chủ tổng hợp trong PKM.
Thường xuyên xem lại và duy trì ghi chú
Bảo trì hệ thống PKM của bạn
Xem lại thường xuyên không chỉ là một thói quen tốt; nó còn cần thiết cho một hệ thống PKM thực sự hiệu quả. Khi bạn xem lại các ghi chú của mình, bạn có thể nhận ra rằng một số ý tưởng ban đầu của bạn còn thiếu sót hoặc chưa hoàn chỉnh. Rốt cuộc, mục tiêu cuối cùng của một hệ thống PKM là biến thông tin thành kiến thức có thể hành động.
Hướng dẫn tạo thư mục con trong ghi chú hàng ngày trên Obsidian, phục vụ việc duy trì hệ thống PKM.
Một hệ thống PKM hiệu quả đã giúp tăng năng suất, nâng cao khả năng sáng tạo, giảm căng thẳng và cải thiện khả năng ra quyết định của tôi. Với vai trò là một người viết, PKM đã trở nên vô giá. Nó trở thành bộ não thứ hai của tôi, cho phép tôi lưu trữ, tổ chức và kết nối tất cả các ý tưởng nghiên cứu và bản nháp của mình tại một nơi duy nhất.
Ngừng chìm đắm trong ghi chú lộn xộn
Biến mớ ghi chú hỗn độn của bạn thành một hệ thống PKM vững chắc đòi hỏi sự thử nghiệm, tinh chỉnh và sẵn sàng thích nghi khi nhu cầu của bạn thay đổi. Hành trình xây dựng một hệ thống PKM hoạt động hiệu quả của tôi không phải là thành công qua một đêm. Nó liên quan đến rất nhiều thử nghiệm, sai sót và những khoảnh khắc thất vọng. Mặc dù các công cụ và kỹ thuật cụ thể có thể khác nhau, nhưng các nguyên tắc cốt lõi về sắp xếp, kết nối và sử dụng vẫn không thay đổi.
Như bạn có thể thấy từ danh sách trên, Obsidian vẫn là công cụ yêu thích của tôi để tạo một hệ thống PKM. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn từng bước chi tiết về cách xây dựng hệ thống PKM trong Obsidian để bắt đầu hành trình quản lý tri thức cá nhân của mình.