Nhiều công việc đòi hỏi bạn phải tham gia các cuộc họp thường xuyên với nhiều giám đốc điều hành. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực nhân sự, bạn có thể thường xuyên phỏng vấn ứng viên – một quá trình luôn đi kèm với việc sắp xếp lịch họp với họ. Với những người làm việc tự do như chúng tôi, việc có nhiều khách hàng yêu cầu các cuộc họp định kỳ để thảo luận về phạm vi hoặc tiến độ công việc là điều không thể tránh khỏi. Trong tất cả các trường hợp này, việc lên lịch một cuộc họp trực tuyến luôn là thách thức lớn nhất. Tìm kiếm một khung thời gian chung mà cả hai bên đều có thể tham gia đòi hỏi rất nhiều nỗ lực – trừ khi bạn sử dụng một trong bốn ứng dụng dưới đây.
Có một số ứng dụng và dịch vụ cho phép người dùng lên lịch họp hoặc gửi cho đối tác lịch trống của bạn. Bạn có thể chọn ngày và các khung giờ rảnh để bất kỳ ai bạn gửi lịch cho đều có thể đặt chỗ. Khi điều đó xảy ra, các ứng dụng này sẽ tự động thêm sự kiện liên quan vào ứng dụng lịch cá nhân của bạn, cùng với liên kết đến nền tảng hội nghị truyền hình mà cuộc họp được lên lịch. Nghe có vẻ tiện lợi phải không? Dưới đây là một số ứng dụng giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tự động lên lịch các cuộc họp, tối ưu hóa thời gian và tăng cường hiệu quả công việc.
4. Calendly: Lựa Chọn Cổ Điển Và Đáng Tin Cậy Cho Việc Sắp Xếp Lịch Hẹn
Nếu bạn đã quen thuộc với khái niệm lên lịch họp trực tuyến bằng cách chặn lịch cá nhân, chắc chắn bạn đã từng nghe đến Calendly. Dịch vụ này đã xuất hiện từ lâu và cung cấp một cách thức rõ ràng, hiệu quả để lên lịch các cuộc họp. Bạn có thể bắt đầu bằng cách đăng ký miễn phí qua trang web nếu bạn là cá nhân. Liên kết tất cả các lịch cần thiết của bạn, chọn những ngày cùng với các khung giờ tương ứng khi bạn rảnh, và vậy là xong. Calendly cũng cho phép bạn chọn nhiều tùy chọn để tổ chức cuộc họp. Bạn có thể chọn Google Meet, Zoom, hoặc thậm chí là một cuộc họp trực tiếp tại một địa điểm cụ thể.
Giao diện sắp xếp lịch họp dễ dàng trên Calendly
Nếu bạn chọn nhiều hoặc tất cả các tùy chọn có sẵn, người được mời sẽ có cơ hội lựa chọn giữa chúng. Bạn cũng có thể đặt thời lượng cuộc họp, thêm các chi tiết liên quan về cuộc họp và đặt phạm vi ngày mà bạn muốn lịch hiển thị cho người được mời. Sau khi bạn thiết lập tất cả các chi tiết này, hãy chia sẻ liên kết tùy chỉnh với bất kỳ ai bạn muốn lên lịch họp. Phiên bản miễn phí có sẵn nhưng bị giới hạn về khả năng tùy chỉnh và các tính năng. Bạn cũng không thể kết nối nhiều lịch trên phiên bản miễn phí. Bạn sẽ phải nâng cấp lên gói Standard 10 USD để làm điều đó.
Biểu tượng ứng dụng Calendly giúp lên lịch hẹn
Calendly là một dịch vụ trực tuyến miễn phí cho phép bạn lên lịch họp một cách dễ dàng.
3. Google Calendar: Tích Hợp Hoàn Hảo Với Hệ Sinh Thái Google Workspace
Nếu bạn có tài khoản Google (khả năng cao là có), Google Calendar có thể là ứng dụng lịch mặc định của bạn. Trừ khi bạn đang sử dụng iPhone, trong trường hợp đó, có thể là lịch iCloud. Dù bằng cách nào, Google Calendar đều miễn phí sử dụng, đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn và dễ dàng tích hợp với Google Workspace nếu tổ chức của bạn sử dụng nó. Gần đây, Google cũng đã bổ sung khả năng lên lịch họp vào Google Calendar, biến nó thành một công cụ toàn diện để quản lý các tác vụ của bạn.
Tính năng lên lịch cuộc hẹn mới trên Google Calendar
Cá nhân tôi thích sử dụng Google Calendar để lên lịch họp vì nó không yêu cầu cấp quyền cho bất kỳ ứng dụng bên thứ ba nào khác để truy cập lịch của tôi. Chỉ cần truy cập trang web hoặc ứng dụng, chạm vào nút Tạo để hiển thị menu thả xuống và chọn Lịch trình cuộc hẹn. Sau đó, nhập tất cả các chi tiết liên quan như ngày khả dụng, khung giờ, v.v. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tạo một liên kết ngắn để chia sẻ với những người được mời tiềm năng. Google cũng cho phép bạn nhúng trang lên lịch của mình vào một trang web. Không cần phải đoán – Google Calendar rõ ràng chỉ cho phép bạn lên lịch họp trực tuyến qua Google Meet. Các tùy chọn khác bao gồm cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp trực tiếp.
Logo Google Calendar, công cụ quản lý lịch trình
Google Calendar cho phép người dùng lên lịch họp trong khi tích hợp tốt với Google Workspace, mang lại sự tiện lợi và bảo mật.
2. Cal.com: Linh Hoạt Và Cho Phép Thu Phí Thời Gian Của Bạn
Ngoài các tính năng lên lịch thông thường, một khía cạnh nổi bật của Cal.com là khả năng tính phí khách hàng cho thời gian của bạn. Tất nhiên, các cuộc họp miễn phí thông thường cũng có thể được lên lịch, nhưng bạn cũng có thể cho phép đối tác lên lịch một buổi gặp mặt trực tiếp với bạn, nơi họ có thể hỏi ý kiến của bạn về một chủ đề cụ thể hoặc tiếp thu kiến thức từ bạn. Đó là một cách tốt để kiếm tiền từ kỹ năng của bạn, đặc biệt khi làm việc với các thương hiệu và tập đoàn lớn.
Giao diện cài đặt thời gian rảnh trên Cal.com
Nếu bạn là một nhà tư vấn tự do, bạn có thể trực tiếp yêu cầu khách hàng lên lịch cuộc họp với bạn theo cách này thay vì phải gửi hóa đơn sau đó. Các tính năng còn lại phần lớn tương tự như các lựa chọn khác trong danh sách này. Bạn có thể liên kết nhiều lịch, sử dụng Meet, Teams, Zoom, hoặc thậm chí Discord cho các cuộc họp, và đặt các thời lượng cuộc họp khác nhau có thể được lên lịch. Cal.com miễn phí cho cá nhân và các gói trả phí cho doanh nghiệp cũng khá phải chăng.
Biểu tượng Cal.com, ứng dụng lên lịch họp và thu phí
Cal.com là một công cụ lên lịch họp miễn phí cho phép bạn tính phí cho thời gian và dịch vụ của mình.
1. Doodle: Giải Pháp Tối Ưu Cho Các Cuộc Họp Nhóm Lớn
Trong khi tất cả các ứng dụng và dịch vụ được đề cập ở trên chủ yếu dùng để lên lịch cuộc gọi một đối một, Doodle được thiết kế để sử dụng cho các cuộc gọi hoặc cuộc họp nhóm có nhiều hơn hai người tham gia. Ý tưởng là tạo một cuộc họp với nhiều tùy chọn thời gian, sau đó gửi một thăm dò ý kiến đến tất cả những người tham gia hỏi khi nào họ có thể sắp xếp thời gian để tham gia. Một khi tất cả những người tham gia đã bỏ phiếu, người tổ chức có thể quyết định thời điểm lên lịch cuộc họp dựa trên kết quả.
Khảo sát thời gian họp nhóm tiện lợi với Doodle
Một khi ngày và giờ đã được quyết định, phần còn lại của quy trình giống như các dịch vụ khác. Sự kiện sẽ được thêm vào lịch, sau đó, bạn có thể chọn ứng dụng hội nghị truyền hình nào bạn muốn sử dụng cho cuộc họp. Chức năng cốt lõi của Doodle hoạt động rất hiệu quả cho một cuộc họp gồm một nhóm lớn. Tuy nhiên, một phiền toái có thể là các quảng cáo liên tục trên trang web của Doodle. Bạn có thể chọn gói trả phí để loại bỏ chúng.
Logo ứng dụng Doodle chuyên sắp xếp họp nhóm
Doodle cho phép bạn lên lịch họp nhóm bằng cách tạo một thăm dò ý kiến, giúp mọi người dễ dàng tìm được thời gian chung.
Đừng Lo Lắng Về Việc Sắp Xếp Lịch Họp Nữa!
Nếu bạn đang cảm thấy căng thẳng khi phải tự mình hoặc nhân viên trong tổ chức lên lịch các cuộc gọi, hãy đơn giản giao phó công việc này cho bất kỳ ứng dụng hoặc công cụ nào được đề cập ở trên. Chúng chắc chắn sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tự động chặn lịch và cảnh báo bạn trước khi cuộc họp diễn ra. Đầu tư vào một công cụ quản lý lịch họp hiệu quả là một bước đi thông minh để tối ưu hóa năng suất và giảm bớt gánh nặng hành chính. Hãy thử ngay để trải nghiệm sự khác biệt!