Nếu bạn sử dụng máy tính cá nhân hàng ngày, chắc hẳn có nhiều tác vụ bạn thực hiện lặp đi lặp lại. Đôi khi chỉ đơn giản là mở trình duyệt yêu thích hoặc khởi động một bộ ứng dụng phục vụ công việc. Bất kể đó là loại hành động nào, việc thực hiện thủ công các bước để tái tạo cùng một kịch bản mỗi lần đều tốn thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các công cụ tự động hóa trên máy tính để bàn hoặc laptop Windows của mình. Các công cụ này có thể được lập trình để thực hiện bất kỳ chức năng hoặc một tập hợp các chức năng nào đó bằng cách sử dụng các lệnh và trình kích hoạt.
Bạn chỉ cần chọn một hành động từ danh sách các hoạt động, sau đó chọn một trình kích hoạt để kích hoạt hành động đó. Mặc dù các ví dụ tôi đề cập khá đơn giản, nhưng bạn có thể thực hiện tự động hóa cực kỳ mạnh mẽ bằng các công cụ này, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian mỗi ngày – để bạn có thể dùng thời gian đó cho công việc khác hoặc phát triển những thói quen tốt. Hãy cùng congnghe360.net tìm hiểu sâu hơn về các ứng dụng và những kịch bản liên quan mà bạn có thể áp dụng tự động hóa để cuộc sống trở nên dễ dàng hơn.
Logo Zapier và IFTTT minh họa khái niệm tự động hóa
1. Windows Task Scheduler: Công Cụ Tích Hợp Đầy Tiềm Năng
Công cụ lập lịch có sẵn trong Windows
Nhiều người dùng có thể chưa biết, nhưng Windows 11 sở hữu vô số tính năng và công cụ tích hợp sẵn giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Một ví dụ điển hình là ứng dụng Task Scheduler (Lập lịch Tác vụ) trong Windows. Đúng như tên gọi, ứng dụng này – một cách đơn giản – lập lịch cho các tác vụ diễn ra theo các khoảng thời gian hoặc trình kích hoạt định sẵn. Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập để mở File Explorer vào lúc 9 giờ sáng mỗi ngày, hoặc đóng trình duyệt Arc vào lúc 6 giờ chiều mỗi ngày sau khi bạn hoàn tất công việc. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh tần suất của hành động: chọn những ngày trong tuần bạn muốn tác vụ kích hoạt, hoặc chọn một ngày cụ thể.
Giao diện lập lịch tác vụ Windows Task Scheduler
Nếu bạn nghĩ rằng điều đó quá cơ bản, thì đây chỉ là một ví dụ nhỏ về những gì Windows Task Scheduler có thể làm ở cấp độ bề mặt. Ứng dụng này còn cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo các tác vụ và tự động hóa nâng cao. Với tùy chọn này, bạn có thể đặt tên cho quy trình tự động hóa của mình, thiết lập nó chỉ kích hoạt khi một tài khoản người dùng nhất định đăng nhập, và thậm chí chọn các điều kiện tùy chỉnh để nó chạy. Chẳng hạn, việc mở hoặc đóng một ứng dụng vào một thời điểm nhất định trong ngày có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Đối với các tác vụ nâng cao, ứng dụng cho phép bạn đặt trình kích hoạt tùy chỉnh dựa trên một sự kiện, khi bạn mở khóa PC, khóa PC, hoặc đăng nhập nếu bạn muốn thực hiện các tác vụ ngay lập tức khi bật máy tính.
Màn hình Windows Task Scheduler trên Windows 11 với các tùy chọn tạo tác vụ tự động
Hơn nữa, việc thực hiện tự động hóa nâng cao cũng có thể bao gồm việc chạy các script dòng lệnh (command prompt) như một hành động thay vì chỉ đơn thuần khởi chạy hoặc đóng một ứng dụng. Khi được sử dụng đúng cách, Windows Task Scheduler có thể là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để hoàn thành công việc mà không tốn quá nhiều thời gian lặp lại các hành động. Khi bạn sử dụng ứng dụng này nhiều hơn, bạn sẽ có thể tìm ra tất cả các cách khác nhau để sử dụng nó nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Microsoft Power Automate: Giải Pháp Tự Động Hóa Nâng Cao
Một ứng dụng tích hợp khác từ Microsoft
Một trong những điều gây thắc mắc là tại sao Windows Task Scheduler và Microsoft Power Automate lại là hai ứng dụng riêng biệt. Với cách chúng hoạt động tương tự, đáng lẽ chúng nên được kết hợp thành một ứng dụng duy nhất trên Windows 11. Dù sao đi nữa, nếu bạn thấy ứng dụng Task Scheduler còn hạn chế về chức năng, bạn có thể sử dụng một ứng dụng khác đi kèm với bản dựng Windows 11 của mình – Microsoft Power Automate. Không giống như Task Scheduler chỉ có thể khởi chạy chương trình hoặc chạy các script dòng lệnh đơn giản, Power Automate có khả năng vượt trội hơn nhiều.
Các tác vụ bạn có thể thực hiện thông qua ứng dụng này bao gồm khả năng tự động gửi email đến danh sách gửi thư, tự động tải xuống tệp đính kèm từ email, tích hợp các dịch vụ trực tuyến với Excel để trích xuất dữ liệu, v.v. Bản thân tôi đã thiết lập ứng dụng để tự động đồng bộ hóa tất cả tệp đính kèm Gmail với Google Drive, điều này cực kỳ hữu ích vì tôi không phải tìm kiếm hàng nghìn email để tìm một tài liệu khi cần.
Quy trình tự động lưu tệp đính kèm Gmail bằng Microsoft Power Automate
Một trường hợp sử dụng hữu ích khác là tự động di chuyển dữ liệu từ Microsoft Forms sang bảng Excel. Khi làm việc với một tập dữ liệu lớn hoặc tiến hành khảo sát, đây thực sự là một cứu cánh. Có rất nhiều tác vụ văn phòng bạn có thể tự động hóa với dịch vụ này – bao gồm tự động hóa Excel – giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi ngày. Hãy nghĩ đến việc chạy các script trong Excel để thực hiện một chức năng trên một tập dữ liệu lớn. Bạn có thể sử dụng Copilot để tạo các script hoặc các cách khác nhau để tự động hóa công việc của mình trong Excel hoặc bất kỳ ứng dụng nào trong bộ Microsoft Office.
Minh họa các tác vụ hàng ngày có thể tự động hóa với Microsoft Power Automate
3. AutoHotkey: Tự Động Hóa Kịch Bản Dễ Dàng
Tự động hóa bằng script một cách dễ dàng
Bây giờ, hãy đến với những công cụ mạnh mẽ hơn. AutoHotkey là một công cụ lập kịch bản tự động hóa cho phép người dùng Windows thực hiện các hành động có thể thực sự thay đổi cách họ tương tác với máy tính. Vì đây là một ứng dụng của bên thứ ba, khả năng là vô hạn. Tự động hóa không chỉ giới hạn ở việc khởi chạy một ứng dụng vào một thời điểm cố định hoặc gửi email theo một lịch trình nhất định. AutoHotkey cho phép bạn sử dụng các script tùy chỉnh để thiết lập các tổ hợp phím và chuột để kích hoạt các hành động. Nói một cách đơn giản, bạn có thể nhấn một tổ hợp phím trên bàn phím hoặc nhấp chuột một số lần nhất định để thực hiện một chức năng.
Biểu tượng AutoHotkey, công cụ tự động hóa kịch bản mạnh mẽ
Ví dụ, bạn có thể thiết lập các phím tắt thay thế văn bản cực kỳ hữu ích khi gõ các bài viết và tiểu luận dài. Một ví dụ điển hình là đặt văn bản ‘omw’ được thay thế bằng ‘on my way’. Giờ đây, mỗi khi bạn gõ ba chữ cái đó, AutoHotkey sẽ tự động thay thế nó bằng cụm từ đầy đủ. Không chỉ vậy, bạn thậm chí có thể tạo các công cụ nhấp chuột tự động, nhấp vào một phần nhất định của màn hình theo các khoảng thời gian cố định. Cho dù là tạo macro, cải thiện quy trình làm việc hay kích hoạt các phím tắt giúp công việc của bạn ít tốn công sức hơn, AutoHotkey là giải pháp toàn diện.
Trong khi các dịch vụ đã đề cập trước đó tiết kiệm thời gian bằng cách khởi chạy ứng dụng nhanh chóng, AutoHotkey làm được điều đó bằng cách giảm số lần gõ phím và nhấp chuột của bạn. Mặc dù có vẻ không nhiều, nhưng thời gian tiết kiệm được sẽ tăng lên đáng kể khi bạn xem xét tất cả các trường hợp mà bạn có thể tự động hóa công việc của mình và số lần bạn có thể sử dụng nó mỗi ngày. Cá nhân tôi có nhiều trường hợp cần gõ các từ hoặc cụm từ dài lặp đi lặp lại khi viết bài. Rất nhiều từ này là danh từ riêng với cách viết hoa kỳ lạ mất một chút thời gian để gõ. Một ứng dụng như AutoHotkey giúp mọi thứ dễ dàng hơn nhiều bằng cách cho phép tôi gán các phím tắt như ‘nv’ để gõ Nvidia hoặc ‘sd’ cho Snapdragon.
4. MouseKey Recorder: Ghi Lại và Tự Động Hóa Tác Vụ
Ghi và tự động hóa các tác vụ
Làm thế nào có thể có một danh sách các công cụ tự động hóa mà không có công cụ nào ghi lại và tái tạo các macro? MouseKey Recorder làm chính xác điều đó. Đối với những người chưa biết, macro là các chức năng được ghi lại trong khi chúng đang được thực hiện. Ví dụ, bạn có thể khởi chạy một loạt ứng dụng, mở các menu nhất định bên trong chúng và nhấp vào một nút. Toàn bộ quá trình có thể được ghi lại bằng MouseKey Recorder dưới dạng một macro. Sau đó, bạn có thể thiết lập macro đó lặp lại theo một lịch trình định sẵn.
Tính năng Macro trong Microsoft Word, minh họa cho khả năng ghi lại hành động tự động
Những tính năng như vậy chắc chắn không dành cho tất cả mọi người, nhưng người dùng thành thạo sẽ đánh giá cao cách nó giúp cuộc sống dễ dàng hơn đối với các máy tính được thiết kế để thực hiện một chức năng duy nhất. Giả sử có một quy trình nhất định phải tuân theo khi một ứng dụng ngừng phản hồi và bạn cần khởi chạy lại nó nhanh chóng. Thay vì nhấp bốn lần khác nhau và tốn thời gian để làm điều đó, bạn có thể ghi lại macro và chạy nó thông qua một tổ hợp phím. Vì vậy, lần tới khi ứng dụng ngừng hoạt động, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn một phím duy nhất và xem toàn bộ quy trình được thực hiện tự động.
Tôi từng sử dụng một macro để tự động thêm sản phẩm vào giỏ hàng ngay khi nó được giảm giá. Đó là một đợt flash sale, có nghĩa là có số lượng sản phẩm giới hạn sẽ được bán chính xác vào 12 giờ trưa. Tôi biết mình sẽ quá chậm để làm điều đó thủ công, vì vậy tôi đã sử dụng một macro để tự động nhấp vào nút “Thêm vào giỏ hàng” hàng nghìn lần trong một giây. Nó hoạt động tốt một cách đáng kinh ngạc, vì tôi đã có thể mua sản phẩm mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Tất nhiên, có nhiều trường hợp sử dụng hiệu quả khác cho MouseKey Recorder ngoài việc đặt hàng sản phẩm trực tuyến, nhưng bạn đã hiểu được ý tưởng rồi đấy.
Nâng cao hiệu suất của bạn
Sử dụng tự động hóa để cải thiện quy trình làm việc của bạn có thể tác động đáng kể đến năng suất. Tôi từng nghĩ rằng việc tự động hóa các tác vụ nhỏ và nhàm chán sẽ không tạo ra sự khác biệt lớn vì nó khó lòng tiết kiệm được vài giây thời gian của tôi trong mỗi lần. Tuy nhiên, thời gian tiết kiệm được sẽ được nhân lên rất nhiều khi bạn xem xét tất cả các trường hợp mà bạn có thể tự động hóa công việc của mình và số lần bạn có thể sử dụng nó mỗi ngày.
Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng các công cụ tự động hóa này vào công việc và cuộc sống hàng ngày của bạn. Đừng ngần ngại để lại bình luận và chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc sử dụng các công cụ tự động hóa dưới phần bình luận để cộng đồng congnghe360.net cùng thảo luận nhé!