Giống như nhiều người làm việc tự do (freelancer) và làm việc từ xa (remote worker) khác, tôi dành phần lớn thời gian để làm việc tại nhà. Đôi khi, tôi cũng ra ngoài quán cà phê hoặc không gian làm việc chung (co-working space) để tìm kiếm năng suất tốt hơn. Tuy nhiên, dù làm việc ở đâu, tôi vẫn thường xuyên đối mặt với vấn đề về trách nhiệm cá nhân. Tôi có một lịch trình cố định mỗi ngày, dựa trên đó tôi đảm nhận công việc cho nhiều khách hàng. Thế nhưng, không ít lần tôi rơi vào tình trạng trì hoãn, dẫn đến việc chậm trễ deadline. May mắn thay, tôi đã quyết định khắc phục điều này trước khi quá muộn. Tôi đã áp dụng một loạt phương pháp, như sử dụng ứng dụng ghi chú công việc, ưu tiên các nhiệm vụ và gần đây nhất là ghi lại thời gian tôi dành cho từng tác vụ cụ thể.
Sau khi thử nghiệm nhiều ứng dụng và phần mềm khác nhau, cả trên điện thoại thông minh và máy tính, tôi đã chọn TimeTagger. Có một vài lý do khiến tôi ưu tiên TimeTagger hơn các lựa chọn thay thế tương tự. Đầu tiên là giao diện người dùng (UI) đơn giản nhưng hiệu quả, và thứ hai là khả năng tự lưu trữ (self-hosted) cùng khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Vì vậy, tôi đã tải hình ảnh Docker, tự cài đặt trên máy chủ cá nhân tại nhà và bắt đầu ghi lại giờ làm việc của mình trên TimeTagger. Sau vài ngày sử dụng, tôi nhận thấy rõ ràng ứng dụng này đã giúp tôi trở nên có trách nhiệm hơn rất nhiều so với trước đây. Nếu bạn cũng làm việc tại nhà hoặc gặp khó khăn trong việc theo dõi thời gian của mình, TimeTagger có thể chính là giải pháp bạn cần.
Giao diện TimeTagger hiển thị các tác vụ và thời gian làm việc trên máy Mac
Dễ dàng ghi nhật ký thời gian làm việc
Ghi lại công việc hiện tại hoặc đã hoàn thành
Về cơ bản, việc ghi lại thời gian hoặc giờ làm việc là một nhiệm vụ khá đơn giản. Có nhiều ứng dụng cho phép bạn làm điều này, hoặc bạn thậm chí có thể thực hiện trên một bảng tính Excel. Tuy nhiên, lợi thế chính của TimeTagger nằm ở giao diện thân thiện và khả năng cung cấp một cái nhìn tổng quan trực quan về thời gian bạn đã dành để làm việc trong ngày. Có một thanh dọc ở bên trái hiển thị thời gian trong ngày. Đơn giản chỉ cần kéo chuột để chọn khoảng thời gian mong muốn trên thanh đó, sau đó thêm chi tiết về công việc bạn đã thực hiện trong khoảng thời gian đó. Mọi thứ chỉ có vậy. Sau khi hoàn tất, bạn có thể xem bản tóm tắt công việc được liên kết với khung thời gian cụ thể đó.
Khi thêm tác vụ, bạn có thể bao gồm các chi tiết của nó, bất kỳ thẻ (tag) liên quan nào và thời lượng chính xác mà bạn đã làm việc. Bạn có thể thêm nhiều thẻ để chỉ ra nhiều loại công việc khác nhau. Ví dụ, bạn có thể thêm một thẻ cho mỗi khách hàng, cho công việc cá nhân hay chuyên nghiệp, hoặc thậm chí là loại tác vụ, như viết bài, nghiên cứu, v.v. Ở phía bên phải, bạn sẽ thấy một bảng hiển thị tất cả công việc bạn đã hoàn thành trong một ngày. Tổng số giờ làm việc được hiển thị ngay trên cùng. Điều này đã trở thành một yếu tố thúc đẩy tốt đối với tôi, vì tôi luôn muốn thấy con số đó đạt trên mức 6-8 giờ mỗi ngày. Những người tính phí khách hàng theo giờ cũng sẽ thấy TimeTagger cực kỳ hữu ích, vì bạn có thể dễ dàng xem thời gian của mình được phân chia rõ ràng mỗi ngày cho nhiều khách hàng khác nhau và lập hóa đơn phù hợp.
Tính năng tìm kiếm và Tag thông minh
Thêm thẻ (tag) cho mỗi tác vụ
Có hai trường hợp sử dụng chính cho việc thêm thẻ vào các tác vụ của bạn trên TimeTagger. Ngoài việc giúp dễ dàng phân biệt giữa các công việc bạn thực hiện cho nhiều khách hàng, bạn có thể sử dụng thẻ để tìm kiếm các phiên làm việc của mình. Giả sử bạn muốn tính tổng thời gian đã dành để hoàn thành một dự án nhất định. Nếu bạn đã gắn thẻ dự án đó với một nhãn cụ thể, bạn có thể tìm kiếm từ khóa và thẻ đi kèm. Bằng cách đó, bạn có thể xem tổng thời gian dành cho dự án, cũng như thời gian dành cho phiên cụ thể đó được liên kết với từ khóa.
Giao diện tìm kiếm tác vụ trên TimeTagger với các thẻ được gắn
Bên cạnh các tính năng tìm kiếm, tôi cũng thích cách TimeTagger cung cấp cho bạn tùy chọn phóng to và thu nhỏ tổng quan thời gian. Điều này có nghĩa là tôi có thể xem các tác vụ và thời gian dành cho chúng trong một ngày, một tuần, một tháng và thậm chí là một năm. Điều này rất hữu ích để tìm ra thời gian trung bình bạn dành cho công việc mỗi tuần hoặc mỗi tháng, từ đó bạn có thể đặt mục tiêu cho các tuần hoặc tháng sắp tới. Hơn nữa, giao diện người dùng có một hướng dẫn tiện lợi chỉ cho bạn cách thêm các tác vụ mới mà bạn quên thêm trước đó, thực hiện thay đổi đối với thời gian hiện có, v.v. Tôi ước nhiều ứng dụng có hướng dẫn chi tiết như thế này!
Hướng dẫn sử dụng TimeTagger để theo dõi thời gian hiệu quả
Thay đổi thói quen làm việc, không còn lãng phí thời gian
Khi bạn bắt đầu ghi lại giờ làm việc của mình, bạn sẽ ngay lập tức phát triển ý thức trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành các tác vụ nhanh hơn. Tôi nhận thấy rằng một khi tôi bắt đầu sử dụng TimeTagger, tôi dành ít thời gian hơn để lướt mạng xã hội vô bổ hoặc xem nội dung không mục đích, thay vào đó, tập trung vào việc hoàn thành công việc đúng hạn. Một động lực lớn là mỗi khi tôi mở TimeTagger, nó sẽ chỉ hiển thị vài giờ làm việc vào cuối ngày, thấp hơn nhiều so với những gì tôi mong đợi ở bản thân. Tôi muốn tăng con số đó lên ít nhất 6-8 giờ mỗi ngày, điều mà tôi đã có thể đạt được sau khi cẩn thận thay đổi thói quen và sử dụng chức năng Pomodoro trong ứng dụng để làm việc hiệu quả và tập trung.
TimeTagger là một công cụ theo dõi thời gian tự lưu trữ (self-hosted) có thể giúp bạn tăng cường trách nhiệm bằng cách ghi lại giờ làm việc của mình.
Xem trên Github
Kết luận
TimeTagger không chỉ là một công cụ theo dõi thời gian đơn thuần mà còn là một trợ thủ đắc lực giúp nâng cao năng suất và ý thức trách nhiệm cá nhân, đặc biệt hữu ích cho những người làm việc tự do hoặc từ xa. Với giao diện trực quan, khả năng tự lưu trữ và đồng bộ hóa, cùng với các tính năng quản lý tác vụ thông minh như gắn thẻ và báo cáo chi tiết, TimeTagger thực sự đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong việc khắc phục thói quen trì hoãn và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để quản lý thời gian và nâng cao năng suất của mình, đừng ngần ngại thử nghiệm TimeTagger. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc quản lý thời gian trong phần bình luận bên dưới, hoặc khám phá thêm các bài viết công nghệ khác trên congnghe360.net để tìm kiếm những công cụ hữu ích tương tự!