Trong nhiều năm, tôi đã liên tục thử nghiệm các công cụ ghi chú và quản lý kiến thức mạnh mẽ như Obsidian, Notion và Capacities, luôn tìm kiếm một hệ thống hoàn hảo. Mặc dù mỗi công cụ đều có những điểm mạnh riêng, hành trình tìm kiếm một không gian làm việc thông minh và linh hoạt của tôi dường như không có hồi kết. Đó là khi tôi khám phá ra Tana, và tôi rất vui mừng được chia sẻ phát hiện này.
Công cụ năng suất này không chỉ sánh ngang mà trong nhiều trường hợp còn vượt trội hơn hẳn các đối thủ nhờ tính năng Supertags và khả năng tích hợp AI (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn sau). Dưới đây là cách Tana đã tinh gọn quy trình làm việc của tôi và chứng minh đây chính là giải pháp “sát thủ” mà tôi hằng mong ước.
Hành trình tìm kiếm công cụ quản lý kiến thức cá nhân PKM hoàn hảo như Obsidian
Trải nghiệm ứng dụng gốc vượt trội trên mọi nền tảng
Cảm giác mượt mà hơn Notion và Obsidian
Một trong những điều đầu tiên khiến tôi ấn tượng về Tana là cách tiếp cận với các ứng dụng gốc trên đa nền tảng. Trong khi Notion thường mang lại cảm giác như một trang web được “đóng gói” trong ứng dụng desktop cơ bản, và Obsidian, dù có ứng dụng desktop mạnh mẽ, lại phụ thuộc nhiều vào các theme và plugin của cộng đồng, thì Tana mang lại cảm giác được xây dựng riêng cho từng môi trường.
Dù tôi sử dụng Tana trên MacBook Pro, Google Chrome hay iPhone 15 Pro Max, ứng dụng Tana đều hoạt động nhanh, phản hồi tức thì và mượt mà. Nó không có độ trễ nhẹ hay sự “giật cục” của giao diện web mà đôi khi tôi gặp phải với Notion. Ngoài ra, tôi cũng không cần phải dựa vào một theme bên thứ ba để “thay áo” thẩm mỹ cho nó (Obsidian nên học hỏi điều này). Các ứng dụng dành riêng cho iOS và Android cũng không chỉ là phiên bản thu nhỏ của desktop mà được tối ưu hoàn chỉnh.
Supertags – Tính năng “phép thuật” của Tana
Cách Supertags định hình thông tin
Đây là điểm Tana tạo nên sự khác biệt so với Notion, Obsidian và Capacities. Supertags trong Tana giống như các template tùy biến mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ “node” nào vào bất kỳ lúc nào. Khái niệm tổng thể này rất giống với “Objects” trong Capacities. Chúng định nghĩa một phần thông tin là gì và những thuộc tính nào nó nên có.
Giao diện tính năng Supertags mạnh mẽ của Tana giúp tổ chức thông tin hiệu quả
Ví dụ, nếu tôi đang viết một ghi chú về “AI trong giáo dục”, tôi có thể thêm #resource và Tana sẽ nhắc tôi với các trường mặc định mà tôi đã định nghĩa cho Supertag #resource của mình: URL, Tác giả, Tóm tắt, Trạng thái. Khả năng tùy biến ở đây là vô tận. Bạn cần dành chút thời gian để thiết kế các Supertags trong không gian làm việc của mình.
Tích hợp AI tinh tế và hiệu quả
Khác biệt so với các giải pháp AI “chắp vá”
Hầu hết các ứng dụng PKM đều cung cấp tiện ích bổ sung AI, và Tana cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc triển khai tổng thể của Tana lại rất mượt mà. Công ty không cung cấp tính năng tích hợp AI như một tiện ích bổ sung “cho có”; nó được tích hợp trực tiếp vào cốt lõi cách bạn tương tác với thông tin.
Tana AI tạo hình nền và tự động điền thông tin thông minh
Đây là một điểm khác biệt quan trọng so với Notion, nơi bạn có thể sử dụng các khối AI riêng biệt, hoặc Obsidian, nơi bạn sẽ phải dựa vào các plugin bên thứ ba thường xuyên gặp lỗi. Trong Tana, AI giống như một phần mở rộng tự nhiên của quá trình tư duy của tôi.
Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu riêng để theo dõi những cuốn sách yêu thích của mình. Bạn có thể nhập tên sách vào cột đầu tiên và sử dụng AI của Tana để điền thông tin tác giả chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tôi cũng có thể tạo hình ảnh hấp dẫn cho các trang của mình bằng AI. Khi tôi tạo các điểm thảo luận cho một “trang web trang sức”, tôi ngay lập tức tạo một hình ảnh biểu ngữ bằng các lời nhắc như “Vàng, đá quý và kim cương”. Tana AI cũng có thể tự động điền các trường trong nhiệm vụ dự án của bạn.
Hỗ trợ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ
Tổ chức thông tin chuyên nghiệp
Một trong những điều khiến tôi lo ngại ban đầu khi khám phá Tana là liệu nó có thực sự thay thế được các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ mà tôi đã tin cậy trong Notion hay không. May mắn thay, Tana hỗ trợ nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu như bảng, danh sách, thẻ và biểu đồ.
Tana hỗ trợ nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu như bảng, danh sách và thẻ
Các tính năng này được tích hợp gọn gàng với Supertags và các “node”, giúp bạn sắp xếp mọi mẩu thông tin. Tôi chủ yếu sử dụng chế độ xem thẻ để quản lý các dự án cá nhân nhỏ của mình một cách trực quan.
Đảm bảo các tính năng cơ bản thiết yếu
Đa nhiệm và quản lý nội dung linh hoạt
Các công cụ PKM như Logseq và Roam Research thường bỏ qua những tính năng cơ bản. Tuy nhiên, điều đó không xảy ra với Tana. Nó hỗ trợ cả chức năng đa tab và chia đôi màn hình (split-view). Tôi có thể mở các ghi chú hàng ngày ở một bên, trong khi dàn ý dự án nằm trong một tab khác. Tôi thậm chí có thể mở một bài nghiên cứu vào chế độ chia đôi màn hình và đối chiếu mọi thứ mà không bỏ lỡ nhịp nào.
Tana cung cấp tính năng chia đôi màn hình và đa tab giúp tối ưu hóa năng suất
Là một công cụ phác thảo theo bản chất cốt lõi, mỗi mẩu thông tin trong Tana đều là một “node”. Bạn có thể kéo và thả, thu gọn, mở rộng và lồng ghép nội dung một cách dễ dàng. Nó mang lại cảm giác tự nhiên khi cấu trúc các suy nghĩ. Và đối với việc ghi chép hàng ngày, tính năng ghi chú hàng ngày với chế độ xem lịch là rất tuyệt vời. Mỗi ngày tự động có một trang riêng, một “canvas” trống để ghi lại suy nghĩ, nhiệm vụ và ý tưởng.
Bí mật năng suất của tôi
Nhìn chung, Tana đã kết thúc hành trình tìm kiếm một “bộ não kỹ thuật số” lý tưởng của tôi. Nó không chỉ là một cải tiến nhỏ so với các công cụ hiện có; nó kết hợp những ưu điểm tốt nhất của tính linh hoạt của Notion, sự kết nối của Obsidian và khả năng xử lý đa phương tiện phong phú của Capacities.
Tuy nhiên, như bất kỳ công cụ PKM nào, Tana cũng chưa hoàn hảo. Trải nghiệm bắt đầu sử dụng (onboarding) khá dài (và thành thật mà nói là hơi mệt mỏi). Ngoài ra, cũng có một đường cong học hỏi với Supertags và các khái niệm khác. Tôi thực sự khuyên bạn nên dành thời gian tìm hiểu kỹ Tana để làm quen với nó.