Notion là một công cụ ghi chú và quản lý công việc mạnh mẽ, linh hoạt, được đông đảo người dùng yêu thích để sắp xếp mọi thứ từ kế hoạch cá nhân đến dự án nhóm phức tạp. Khả năng tùy biến sâu rộng và thư viện plugin phong phú giúp Notion dễ dàng tích hợp vào bất kỳ quy trình làm việc nào. Tuy nhiên, chính sự đa năng này đôi khi lại trở thành rào cản, khiến người mới bắt đầu cảm thấy choáng ngợp bởi vô số tính năng và khả năng.
Nếu bạn đang chập chững những bước đầu tiên với Notion, việc tránh một số sai lầm phổ biến có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Bài viết này sẽ chỉ ra 5 lỗi thường gặp mà người mới dùng Notion dễ mắc phải và cung cấp những lời khuyên hữu ích để bạn nhanh chóng làm chủ công cụ này, hướng đến một trải nghiệm tối ưu và hiệu quả hơn.
1. Sai lầm 1: Cố gắng “tái tạo lại bánh xe”
Tận dụng tài nguyên có sẵn
Một trong những sai lầm đầu tiên mà người dùng Notion mới thường gặp phải là cố gắng xây dựng mọi thứ từ con số không. Notion tự hào sở hữu hàng trăm mẫu template được tạo sẵn cho hầu hết mọi nhu cầu tiềm năng – từ lịch trình hàng tuần, công cụ xây dựng CV, đến trình theo dõi thói quen và nhiều hơn nữa. Mặc dù Notion tạo điều kiện thuận lợi để bạn tự xây dựng và định dạng ghi chú theo ý thích, điều này không có nghĩa là bạn phải làm mọi thứ.
Thay vì dành hàng giờ để thiết kế một cấu trúc phức tạp, hãy tận dụng kho template khổng lồ mà Notion và cộng đồng người dùng đã cung cấp, bao gồm cả các mẫu miễn phí và trả phí. Hãy nhớ rằng, làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn. Tuy nhiên, bạn cũng không nên phụ thuộc hoàn toàn vào các mẫu có sẵn. Đừng ngần ngại chỉnh sửa một template hiện có để phù hợp hơn với mục đích sử dụng cụ thể của bạn.
Hình ảnh minh họa việc sử dụng Notion template để tạo nhật ký kỹ thuật số, gợi ý cách tận dụng mẫu có sẵn.
2. Sai lầm 2: Đặt quá nhiều thứ lên Dashboard chính
Đơn giản là chìa khóa
Dashboard là một trong những tính năng ưu việt nhất của Notion, cho phép bạn tạo một trang trung tâm để theo dõi tiến độ của nhiều ghi chú khác nhau, tổng hợp mọi thứ quan trọng vào một nơi duy nhất. Tuy nhiên, cái bẫy dễ mắc phải là đặt quá nhiều thông tin lên dashboard của bạn.
Hãy giới hạn dashboard chính chỉ chứa các chế độ xem cấp cao (top-level views) và sử dụng các ghi chú được liên kết riêng biệt để có cái nhìn chi tiết hơn. Việc quá tải dashboard không chỉ làm chậm tốc độ của Notion mà còn đánh mất mục đích chính của nó: cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng và rõ ràng. Một dashboard được tổ chức gọn gàng sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin quan trọng mà không bị phân tâm bởi các chi tiết không cần thiết.
Giao diện ví dụ về dashboard Notion được tổ chức khoa học, minh họa cách giữ cho bảng điều khiển chính gọn gàng.
3. Sai lầm 3: Không xây dựng cấu trúc phân cấp rõ ràng
Hệ thống hóa thông tin
Khi mới bắt đầu sử dụng Notion, một lỗi phổ biến là tạo ra các ghi chú ngẫu nhiên, không theo một trật tự nào. Điều này sẽ dẫn đến một mớ hỗn độn thông tin khó quản lý về sau. Thay vào đó, hãy dành thời gian để thiết lập một cấu trúc và hệ thống phân cấp phù hợp cho cách tổ chức ghi chú của bạn ngay từ đầu. Dashboard chính của bạn sẽ đóng vai trò là trung tâm điều phối cho tất cả các ghi chú. Việc quyết định trước về cấu trúc tổ chức sẽ giúp bạn tránh tình trạng “thất lạc” ghi chú giữa hàng đống thông tin.
Cùng với việc thiết lập cấu trúc, việc tạo ra một quy tắc đặt tên nhất quán cho các ghi chú cũng là một ý tưởng hay. Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng quét qua tên các mục mà còn làm cho việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Nó có vẻ không cần thiết khi bạn chỉ có vài chục ghi chú, nhưng khi số lượng lên đến hàng trăm, đây sẽ là một yếu tố tiết kiệm thời gian đáng kể.
Minh họa cấu trúc phân cấp thông tin trong Notion, giúp người dùng tổ chức ghi chú và tài liệu hiệu quả.
4. Sai lầm 4: Bắt đầu quá lớn, quá sớm
Hãy bắt đầu từ những điều cơ bản
Khi mới tiếp cận Notion, rất nhiều người bị cám dỗ bởi mong muốn xây dựng một hệ thống phức tạp và tinh vi ngay lập tức. Tuy nhiên, cách tiếp cận tốt nhất thường là bắt đầu nhỏ và phát triển dần lên. Hãy xây dựng hệ thống ghi chú của bạn sao cho nó đáp ứng các nhu cầu cơ bản trước, và đừng cảm thấy áp lực phải học cách liên kết các ghi chú hay sử dụng các tính năng nâng cao ngay từ đầu.
Hoàn toàn ổn khi bạn chỉ bắt đầu với những điều cơ bản và học hỏi dần trong quá trình sử dụng. Hãy cảm nhận một quy tắc chung: Bắt đầu với các khối xây dựng cơ bản, như một danh sách việc cần làm (to-do list) hoặc một bảng đơn giản, sau đó mở rộng từ đó. Khi bạn đã cảm thấy thoải mái với các tính năng cơ bản của Notion, bạn có thể tự tin khám phá những chức năng nâng cao hơn. Notion có một đường cong học hỏi nhất định, nhưng một khi bạn đã nắm bắt được nó, tiềm năng sử dụng là vô hạn.
5. Sai lầm 5: Bỏ qua sức mạnh của Databases
Databases là người bạn đồng hành của bạn
Databases trong Notion là một tính năng nâng cao, nhưng chúng thực chất không phức tạp như vẻ bề ngoài. Trên thực tế, database là một cách dễ dàng để tổ chức thông tin một cách linh hoạt và động hơn rất nhiều. Bạn có thể chọn một mục trong database để mở ghi chú riêng của nó, nơi bạn có thể thêm nhiều thông tin chi tiết hơn về mục đó. Bạn cũng có thể gán các thuộc tính cho các mục trong database, chẳng hạn như ngày tháng hoặc liên kết.
Đặc biệt, database Notion cho phép truy cập vào nhiều chế độ xem khác nhau. Bạn có thể xem thông tin dưới dạng bảng, lịch, danh sách, và nhiều tùy chọn khác. Databases giúp bạn quản lý một lượng lớn thông tin mà không cần tạo ra số lượng ghi chú tương ứng. Chúng giúp sổ ghi chép của bạn được tổ chức tốt hơn, đồng thời mang đến cái nhìn tổng quan về dự án bạn đang làm. Cấu trúc linh hoạt của database cũng giúp chúng dễ dàng thích ứng với nhiều mục đích sử dụng khác nhau.
Giao diện Notion hiển thị cách thêm bộ lọc vào database liên kết, minh họa tính linh hoạt của tính năng database.
Ví dụ minh họa cách xây dựng công cụ theo dõi sách bằng Notion, ứng dụng database để quản lý thông tin.
Tránh những sai lầm này để tiết kiệm thời gian
Notion có thể gây choáng ngợp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Bằng cách tránh những sai lầm cấp độ người mới này, bạn sẽ có trải nghiệm tốt hơn ngay từ đầu và tiết kiệm được rất nhiều “đau đầu” về sau – đặc biệt là khi bạn không phải mất hàng giờ để tự tay tổ chức hàng trăm ghi chú đã bị phân tán.
Biểu tượng ứng dụng Notion, đại diện cho công cụ ghi chú và quản lý công việc đa năng.
Hãy bắt đầu hành trình khám phá Notion của bạn một cách thông minh và hiệu quả! Bạn có những mẹo hay sai lầm nào khác muốn chia sẻ? Hãy để lại bình luận phía dưới hoặc tìm hiểu thêm các bài viết hướng dẫn Notion chuyên sâu khác trên congnghe360.net để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.