Nếu bạn đã từng tìm hiểu về Notion, chắc hẳn bạn sẽ biết ứng dụng này thường được mô tả là có “đường cong học tập dốc” và có thể gây choáng ngợp cho người dùng mới. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn chưa quen với việc thiết lập tài liệu, quản lý dự án và các cơ sở dữ liệu phức tạp. Notion, một công cụ năng suất mạnh mẽ, thực sự có thể mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm với những thách thức nhất định. Dựa trên những trải nghiệm và đôi khi là sự thất vọng của chính mình với nền tảng này, chúng tôi đã đúc kết được một vài mẹo để giúp bạn tiếp cận và làm chủ Notion một cách dễ dàng, hiệu quả hơn.
Tổ chức cuộc sống hiệu quả với giao diện Notion
1. Tận dụng Template (Mẫu sẵn) cho đến khi bạn quen thuộc
Cho dù bạn muốn theo dõi chi phí cá nhân hay chỉ đơn giản là tạo một danh sách việc cần làm (to-do list), các template của Notion có thể hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc thiết lập và định dạng. Cá nhân tôi thấy các template trang web cá nhân cực kỳ hữu ích khi tôi cần nhanh chóng tạo một trang web hồ sơ (resume website) bằng Notion.
Tuy nhiên, một số template có thể khá phức tạp. Vì vậy, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc hiểu một tính năng nào đó, đừng ngần ngại xóa bỏ nó khỏi template và chỉ tập trung vào những công cụ bạn thực sự cần. Ngoài ra, một số template còn đi kèm với phần Câu hỏi thường gặp (FAQs) giúp bạn nắm bắt các công cụ được triển khai trong đó, hãy nhớ kiểm tra phần cuối trang để tìm những mẹo hữu ích này.
Mẫu công cụ theo dõi thời gian làm việc đơn giản trong Notion
2. Đừng cố gắng làm quá nhiều thứ cùng lúc
Bạn sẽ dễ bị choáng ngợp bởi vô số tính năng
Khi bạn bắt đầu sử dụng Notion lần đầu, ứng dụng sẽ hỏi bạn muốn dùng nền tảng này vào mục đích gì. Vì ban đầu tôi chỉ muốn khám phá ứng dụng và các tính năng của nó, tôi đã đánh dấu khá nhiều tùy chọn. Điều này dẫn đến việc Notion tạo ra quá nhiều trang riêng biệt để tôi làm việc, và tôi ngay lập tức cảm thấy choáng ngợp với lượng công việc cần làm.
Trước khi bắt tay vào Notion, tôi khuyên bạn nên quyết định chính xác mục đích sử dụng và từ từ xây dựng các chức năng, trang tương ứng. Nếu một template cố gắng ôm đồm quá nhiều thứ, hãy mạnh dạn xóa bỏ những phần bạn sẽ không sử dụng. Có rất nhiều tính năng nâng cao mà người dùng chuyên nghiệp có thể tận dụng để tạo ra các tích hợp mạnh mẽ, nhưng bạn nên tập trung vào những tính năng thực sự mang lại lợi ích cho mình. Nếu bạn cố gắng làm quá nhiều thứ cùng lúc, ứng dụng sẽ trở thành một “hố đen” ngốn thời gian, và bạn sẽ bắt đầu đặt câu hỏi về giá trị mà mình nhận được khi dành quá nhiều thời gian cho nó. Khi đã thoải mái hơn với nền tảng, bạn có thể bắt đầu nghiên cứu cách tạo các tự động hóa trong Notion để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Cách sử dụng Notion để tổ chức và quản lý cuộc sống
3. Ưu tiên chức năng trước, thẩm mỹ sau
Vẻ đẹp sẽ đến sau
Để mọi thứ đơn giản, bạn cũng nên tập trung vào chức năng của các tài liệu Notion hơn là giao diện của chúng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian bằng cách ưu tiên những gì bạn muốn trang thực hiện, thay vì cách bạn muốn nó trông như thế nào.
Ví dụ, khi tôi bắt đầu tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu để lập bảng chi phí cho thú cưng, tôi tập trung vào việc đưa tất cả các mục bảng cần thiết vào trước. Sau đó, tôi thêm tính năng tính tổng cho cột chi phí. Khi có nhiều thời gian hơn, tôi sẽ tùy chỉnh màu sắc của các mục trong bảng. Mọi thứ sẽ trở nên phức tạp hơn một chút nếu tôi muốn biến bảng thành biểu đồ hoặc dòng thời gian, và rất dễ bị choáng ngợp. Vì vậy, tôi sẽ gắn bó với bảng đơn giản và các chức năng của nó, và thử nghiệm với các bố cục khác nhau khi có thêm thời gian. Khi tất cả các chức năng đã hoàn thiện, tôi có thể tìm hiểu cách tạo ra những trang Notion đẹp mắt.
Ví dụ về bảng theo dõi thói quen (habit tracker) trong Notion
4. Khám phá Notion Academy
Nơi cung cấp các hướng dẫn chi tiết, ngắn gọn
Mặc dù tôi không phải là người hâm mộ việc phải học qua các hướng dẫn để sử dụng một ứng dụng đúng cách, nhưng thực tế là Notion tích hợp quá nhiều chức năng đến nỗi bạn không thể chỉ “nhảy vào” một cách mù quáng. Nếu làm vậy, giống như tôi đã từng, bạn rất có thể sẽ cảm thấy thất vọng vì không biết cách khiến một số tính năng hoạt động.
Notion Academy cung cấp một loạt các bài hướng dẫn ngắn gọn giúp bạn học cách sử dụng các tính năng khác nhau của nền tảng. Các video và hướng dẫn này là một phần của các khóa học nhằm dạy bạn một chức năng cụ thể. Ngoài ra, có rất nhiều YouTuber cũng thảo luận về Notion, nhưng tôi nhận thấy các video ngắn gọn từ Notion Academy dễ tập trung hơn. Bạn cũng có thể sử dụng subreddit của Notion trên Reddit để tìm mẹo và lời khuyên về nền tảng này.
Trang khóa học và hướng dẫn của Notion Academy
5. Tránh xây dựng trang Notion khi đang có deadline gấp
Sự vội vã chỉ khiến ứng dụng thêm phần khó chịu
Nếu bạn đang vội và cố gắng triển khai điều gì đó trong Notion mà chưa quen thuộc với tất cả các tính năng, bạn đang đi trên con đường nhanh nhất dẫn đến sự thất vọng và choáng ngợp với nền tảng này. Khi tôi cố gắng tạo một cơ sở dữ liệu chi phí trong khi phải gửi tổng số tiền vào chiều hôm đó, tôi đã quá vội vàng để thực sự khám phá mối liên hệ giữa các trường trong bảng.
Điều này khiến tôi nhanh chóng cảm thấy thất vọng vì mọi thứ không hoạt động như mong đợi, và tôi đã quay lại ghi chép chi phí vào tài liệu Google Sheets của mình. Nhưng mọi thứ trở nên ít khó chịu hơn rất nhiều khi tôi quay lại với Notion mà không có deadline và dành thời gian tạo trang chi phí. Bởi vì tôi đã dành thời gian, tôi có thể phát hiện ra các gợi ý do ứng dụng cung cấp (như tạo một trường tính toán tự động) mà tôi đã quá bối rối để nhận ra trước đó.
Tùy chọn chia sẻ trang và cộng tác trong Notion
Bắt đầu với Notion một cách từ tốn để tận hưởng trọn vẹn sức mạnh của nó
Notion có rất nhiều tính năng để khám phá, vì vậy nếu bạn lao vào một cách vội vã, bạn rất có thể sẽ cảm thấy choáng ngợp bởi mọi thứ mà nó có thể làm. Việc dựa vào các template, tập trung vào chức năng hơn là giao diện, khám phá Notion Academy và sử dụng ứng dụng khi bạn có đủ thời gian rảnh rỗi để tìm hiểu sẽ giúp bạn cảm thấy ít choáng ngợp hơn với nền tảng phức tạp này. Hãy biến Notion thành trung tâm chỉ huy cuộc sống và công việc của bạn một cách thông minh và có chiến lược.
Notion như một công cụ quản lý dự án toàn diện
Notion là một công cụ đa năng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý thông tin hiệu quả. Với những mẹo này, bạn hoàn toàn có thể làm chủ nó. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay và chia sẻ kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới nhé!