Trong cuộc sống bận rộn hiện đại, việc sở hữu một “bộ não thứ hai” để sắp xếp mọi thứ là điều vô cùng cần thiết. Đối với nhiều người yêu công nghệ, đó thường là một ứng dụng quản lý công việc (to-do app) – nơi có thể ghi chú những điều cần làm và thiết lập lời nhắc để không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
Microsoft có ứng dụng riêng mang tên Microsoft To Do và tôi đã từng thử sử dụng. Tuy nhiên, sau cùng, tôi vẫn quyết định quay trở lại với “người bạn cũ” thân thiết của mình: Google Tasks. Dưới đây là ba lý do chính khiến tôi tin rằng Google Tasks là lựa chọn tối ưu hơn, đặc biệt nếu bạn đã quen thuộc với hệ sinh thái của Google.
Google Tasks tự động đồng bộ hóa với Google Calendar
Tích hợp mượt mà, tiện lợi cho mọi kế hoạch
Giao diện Google Calendar trên iPad hiển thị các sự kiện và tác vụ được đồng bộ từ Google Tasks
Là một phần trong “hệ thống bộ não thứ hai” của mình, tôi sử dụng Google Calendar để theo dõi mọi hoạt động của bản thân, gia đình và công việc. Bất cứ khi nào muốn lên kế hoạch hoặc xem trước những gì sắp diễn ra, tôi chỉ cần mở Google Calendar và mọi thông tin đều hiển thị rõ ràng.
Một trong những lợi thế lớn nhất của Google Tasks so với Microsoft To Do chính là khả năng tích hợp chặt chẽ với Google Calendar. Nếu bạn đã là người dùng Google Calendar, Tasks sẽ phát huy tối đa giá trị. Mỗi khi bạn tạo một nhiệm vụ trong Google Tasks và đặt ngày cụ thể, nó sẽ tự động xuất hiện trên Google Calendar của bạn. Tương tự, nếu bạn tạo một nhiệm vụ ngay trong Calendar, bạn hoàn toàn có thể xem lại và chỉnh sửa nó trong Google Tasks. Sự kết nối liền mạch này giúp tôi không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng để quản lý công việc, mà chỉ cần nhìn vào Calendar là đủ để nắm bắt mọi thứ.
Thông báo từ Google Tasks xuất hiện trên mọi thiết bị Android của tôi
Đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào
Một yếu tố cốt lõi của “bộ não thứ hai” là phải đảm bảo tuyệt đối rằng bộ não thực sự của tôi không thể bỏ lỡ bất kỳ lời nhắc nhở nào. Một ứng dụng có thể có hệ thống nhắc nhở tốt nhất, nhưng nếu tôi đang mải mê chơi game hoặc xem phim khi thông báo bật lên, rất có thể tôi sẽ bỏ qua nó.
May mắn thay, với Google Tasks, gần như không có cách nào tôi có thể bỏ lỡ một lời nhắc. Khi một nhiệm vụ đến hạn, thông báo sẽ đồng thời hiển thị trên cả điện thoại và thiết bị Google Home của tôi để nhắc nhở. Thêm vào đó, vì tôi đã phản chiếu thông báo từ điện thoại lên máy tính cá nhân, tôi hoàn toàn không thể thoát khỏi sự nhắc nhở này. Hệ thống đa thiết bị này đã giúp tôi tránh được vô số cuộc hẹn và cuộc họp bị bỏ lỡ, đến mức tôi không thể hình dung ra một công cụ nào có thể thay thế nó.
Google Tasks đơn giản hơn trong việc thiết lập và sử dụng
Ưu tiên sự tinh giản cho hiệu quả công việc
Giao diện đơn giản của Google Tasks với các tác vụ và tác vụ phụ
Đây là điểm mà sự khác biệt giữa hai ứng dụng trở nên rõ ràng nhất, và cũng là lúc “mỗi người một gu”. Google Tasks sở hữu giao diện người dùng rất đơn giản, không có quá nhiều tính năng bổ sung. Ngược lại, Microsoft To Do cho phép bạn quản lý công việc cực kỳ chi tiết với các danh mục, thời hạn và nhiều tùy chỉnh khác. Đối với một số người, sự đơn giản của Google Tasks có thể gây thất vọng và thiếu sót; trong khi số khác có thể thấy Microsoft To Do cung cấp quá nhiều công cụ mà họ không bao giờ sử dụng cho những công việc phức tạp hơn danh sách mua sắm.
Tôi thuộc về nhóm thứ hai. Các nhiệm vụ phức tạp nhất của tôi chỉ đơn giản là nhắc nhở khi tôi rời nhà để đi đâu đó, và một danh sách kiểm tra những thứ cần mang theo để không quên. Chỉ vậy thôi. Đó là tất cả những gì tôi thực sự cần. Tôi không cần phải tổ chức nhiệm vụ vào một danh mục, thêm thời hạn, hay sử dụng bất kỳ tính năng chuyên sâu nào của Microsoft To Do. Tôi không muốn mất thời gian với những thứ đó; tôi chỉ muốn lập một danh sách, cài đặt thời gian ứng dụng nhắc nhở, và tiếp tục công việc hàng ngày. Mặc dù tôi tôn trọng chiều sâu mà bạn có thể đạt được trong Microsoft To Do, nhưng nó không dành cho tôi.
Lựa chọn của tôi vẫn là Google Tasks
Điều đó không có nghĩa là Microsoft To Do là một ứng dụng tệ; hoàn toàn không phải vậy. Tuy nhiên, khi xét đến nhu cầu cá nhân và hệ sinh thái kỹ thuật số mà tôi đang sử dụng, Google Tasks rõ ràng là một lựa chọn không cần suy nghĩ. Tôi có thể hình dung rằng nếu tôi đầu tư nhiều hơn vào hệ sinh thái của Microsoft, câu chuyện này có lẽ đã đi theo hướng ngược lại. Nhưng ở thời điểm hiện tại, tôi sẽ tiếp tục sử dụng Google Tasks và loại bỏ Microsoft To Do khỏi danh sách ứng dụng của mình.
Bạn đã từng thử cả hai ứng dụng này chưa? Chia sẻ trải nghiệm và lựa chọn của bạn trong phần bình luận bên dưới hoặc tìm đọc thêm các bài viết về tăng năng suất làm việc trên congnghe360.net để tối ưu hóa công việc của bạn!