Trong cuộc sống hiện đại, việc quản lý tài chính cá nhân hiệu quả là một thách thức không nhỏ đối với nhiều người, bao gồm cả những tín đồ công nghệ. Thường xuyên thất thoát dấu vết về các khoản đã chi tiêu trong tháng có thể dẫn đến tình trạng “cháy túi” vào cuối kỳ. Nhiều ứng dụng theo dõi chi tiêu phổ biến trên thị trường đã ra đời để giải quyết vấn đề này, nhưng không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi cấp quyền truy cập vào email hoặc tin nhắn cá nhân của mình cho một bên thứ ba. Nhận thấy những hạn chế đó, một giải pháp hiệu quả hơn đã được khám phá: tự tạo một công cụ theo dõi chi tiêu của riêng mình bằng cách tận dụng sức mạnh của n8n – một nền tảng tự động hóa mạnh mẽ và linh hoạt. Việc thiết lập một hệ thống quản lý chi tiêu từ đầu nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực tế lại đơn giản hơn nhiều so với tưởng tượng, đặc biệt khi được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.
Công cụ theo dõi chi tiêu cá nhân không quá phức tạp
Không cần quá cầu kỳ, vẫn hiệu quả vượt trội
Một điểm yếu cố hữu của nhiều ứng dụng theo dõi chi tiêu tự động hoàn toàn là khả năng xử lý các giao dịch tiền mặt. Các hệ thống này thường chỉ ghi nhận các khoản rút tiền từ ngân hàng mà bỏ qua việc tiền mặt được chi tiêu vào đâu. Đối với những ai vẫn giữ thói quen sử dụng tiền mặt hàng ngày, việc nhập liệu thủ công là điều không thể tránh khỏi. Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống hoàn toàn tự động để quét email hay tin nhắn đôi khi còn làm tăng thêm độ phức tạp không cần thiết, vượt quá nhu cầu thực tế và năng lực triển khai của người dùng phổ thông.
Một vấn đề khác thường gặp là khả năng phân loại chi tiêu. Các tin nhắn hay email giao dịch thường chỉ cung cấp thông tin chung chung mà thiếu đi chi tiết cụ thể về mặt hàng hay dịch vụ đã mua (như thực phẩm, tạp hóa, đi lại, hóa đơn…). Điều này khiến việc phân tích thói quen chi tiêu trở nên khó khăn.
Thay vì một hệ thống tự động hoàn toàn, giải pháp tối ưu được đưa ra là một công cụ theo dõi chi tiêu được kích hoạt thông qua tin nhắn văn bản. Người dùng chỉ cần gửi một tin nhắn đơn giản với các chi tiết về khoản chi (ví dụ: “chi tiêu: mua sắm, 350.000 VNĐ, 28 Thg 1 2025”) và thông tin này sẽ tự động được thêm vào một Google Sheet. Điểm đặc biệt là hệ thống sử dụng một mô hình AI để phân tích tin nhắn, cho phép nhập chi tiêu với nhiều định dạng khác nhau. Sự linh hoạt này tạo ra một sự cân bằng tuyệt vời giữa tự động hóa và kiểm soát thủ công. Bạn không cần phải truy cập một giao diện phức tạp hay đăng nhập vào một ứng dụng mới; chỉ cần một tin nhắn nhanh đến n8n là mọi chi tiêu được ghi lại. Trình phân tích AI giúp trích xuất ngày, số tiền và danh mục từ ngôn ngữ tự nhiên, dù bạn nhập “cà phê, 70.000 VNĐ, hôm nay” hay “mua đồ ăn; 500.000 vnđ; 29 Thg 5 2025”, hệ thống vẫn hoạt động trơn tru.
Theo thời gian, người dùng có thể mở rộng tính năng bằng cách thêm các danh mục chi tiêu, xây dựng biểu đồ trực quan hoặc thiết lập bản tóm tắt chi tiêu hàng tháng. Tuy nhiên, ngay cả với các tính năng cơ bản hiện có, công cụ này đã giúp quản lý chi tiêu một cách nhất quán và hiệu quả hơn rất nhiều so với trước đây.
Laptop hiển thị giao diện Node-RED trong Home Assistant, minh họa quá trình tạo tự động hóa luồng cho quản lý chi tiêu cá nhân
Hướng dẫn thiết lập chi tiết: Biến ý tưởng thành hiện thực trong 1 giờ
Các bước thiết lập cơ bản để xây dựng hệ thống quản lý chi tiêu
Toàn bộ quá trình thiết lập công cụ theo dõi chi tiêu này có thể được hoàn thành chỉ trong vòng chưa đầy một giờ. Bước đầu tiên là tạo một Google Sheet đơn giản để lưu trữ tất cả các khoản chi. Bảng tính này chỉ cần ba cột cơ bản: mô tả (description), số tiền (amount) và ngày (date), giúp việc xem xét và quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng. Mỗi mục chi tiêu mới sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng mới trong bảng tính này.
Tiếp theo, trong n8n, bạn sẽ bắt đầu bằng việc tạo một workflow (luồng công việc) được kích hoạt khi nhận được một tin nhắn trò chuyện. Tin nhắn này sẽ đi vào một node AI Agent, sử dụng mô hình chat của OpenAI để hiểu nội dung tin nhắn bạn đã nhập. Một node bộ nhớ nhỏ cũng có thể được kết nối để AI có thể theo dõi các cuộc trò chuyện ngắn, mặc dù đây không phải là một phần thiết yếu.
Công cụ quan trọng nhất được kết nối với AI Agent là một sub-workflow (luồng công việc con). Công cụ này có nhiệm vụ phân tích tin nhắn và lưu dữ liệu chi tiêu vào Google Sheet của bạn. Khi bạn gửi một tin nhắn như “cà phê; 120.000 VND; 29 Thg 5 2025”, AI Agent sẽ chuyển nó đến sub-workflow này để xử lý.
Bên trong sub-workflow, mọi thứ bắt đầu với một node Workflow Input Trigger. Node này nhận tin nhắn và sử dụng một mô hình OpenAI khác để chuyển đổi tin nhắn thành dữ liệu có