Microsoft 365 đã trở thành lựa chọn quen thuộc của nhiều người dùng nhờ bộ công cụ năng suất toàn diện, khả năng lưu trữ đám mây và tích hợp sâu rộng trên Windows 11. Tuy nhiên, xu hướng rời bỏ Microsoft 365 đang ngày càng gia tăng, chủ yếu do gánh nặng từ phí đăng ký không ngừng tăng và mối lo ngại về quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân. Mặc dù có rất nhiều lựa pháp thay thế Microsoft 365 trên thị trường, Nextcloud nổi bật như một ứng cử viên sáng giá với nhiều lý do thuyết phục. Đây là một nền tảng mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí, mang đến gói giải pháp toàn diện và cho phép người dùng thoát khỏi sự phụ thuộc vào nhà cung cấp mà không phải trả bất kỳ khoản phí hàng tháng nào. Dưới đây là những khía cạnh chính mà Nextcloud không chỉ ngang bằng mà thường còn vượt trội hơn Microsoft 365.
1. Quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu tối đa
Lợi thế của việc tự host (Self-hosting)
Sự khác biệt cốt lõi giữa Nextcloud và Microsoft 365 nằm ở quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu. Về bản chất, “tự host” (self-hosting) có nghĩa là bạn tự vận hành phần mềm Nextcloud trên máy chủ của riêng mình. Bạn có thể cài đặt nó trên một máy chủ vật lý chuyên dụng, máy chủ riêng ảo (VPS), thiết bị Raspberry Pi, hoặc thậm chí là một thiết bị lưu trữ gắn mạng (NAS). Nextcloud cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết cho nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp bạn dễ dàng thiết lập.
Hãy tưởng tượng một công ty thiết kế nhỏ với 10 nhân viên, thường xuyên xử lý các dữ liệu nhạy cảm của khách hàng, bao gồm các tệp thiết kế, hợp đồng và thông tin liên lạc bí mật. Nếu muốn tránh phí đăng ký và lo ngại về việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các dịch vụ đám mây của bên thứ ba, việc tự host Nextcloud trên một máy chủ chuyên dụng trong văn phòng là một giải pháp lý tưởng. Bạn hoàn toàn làm chủ dữ liệu của mình.
Nextcloud home
2. Hệ sinh thái ứng dụng phong phú và mạnh mẽ
Bạn sẽ không bỏ lỡ các ứng dụng Microsoft 365
Hệ sinh thái ứng dụng rộng lớn của Nextcloud đã biến nó từ một nền tảng chia sẻ tệp đơn thuần thành một bộ công cụ năng suất và cộng tác mạnh mẽ. Ngay từ khi cài đặt, Nextcloud đã tích hợp sẵn các ứng dụng thiết yếu như Mail, Contacts, Calendar, Tasks và Deck (quản lý dự án). Bạn có thể tạo tài liệu văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, sơ đồ và nhiều hơn nữa. Mặc dù các ứng dụng này có thể không có nhiều tính năng như các đối tác của Microsoft, chúng vẫn đáp ứng tốt công việc. Nextcloud đã hợp tác với Collabora (dựa trên LibreOffice) để cung cấp các giải pháp văn phòng tích hợp.
Bạn luôn có thể truy cập Nextcloud App Store để khám phá vô số ứng dụng mở rộng khả năng cốt lõi của nền tảng. Từ năng suất và giao tiếp đến bảo mật và đa phương tiện, bạn có rất nhiều ứng dụng để lựa chọn. Tất cả các ứng dụng cốt lõi này đã nhận được nhiều cải tiến đáng kể với bản cập nhật Nextcloud gần đây.
Ví dụ, giờ đây bạn có thể tải lên các loại tệp khác ngoài hình ảnh lên bảng trắng để nâng cao hiệu quả các buổi động não. Nextcloud Deck (công cụ quản lý dự án) hiện hỗ trợ xem trước liên kết cho các thẻ, hỗ trợ Markdown trong bình luận và khả năng sao chép bảng điều khiển có hoặc không có thẻ và dữ liệu của chúng. Bạn có thể kiểm tra tất cả các cải tiến từ trang chính thức của công ty.
3. Bảng điều khiển năng suất và tùy biến cao
Cá nhân hóa trải nghiệm Nextcloud
Nextcloud mang đến trải nghiệm người dùng có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể kết hợp thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một bảng điều khiển duy nhất, tạo ra một trung tâm năng suất tập trung. Các widget này có thể hiển thị các sự kiện lịch, nhiệm vụ, tệp tin gần đây, email, ghi chú và thậm chí cả các nguồn cấp dữ liệu RSS bên ngoài. Ngoài ra, còn có tùy chọn thay đổi hình nền của bảng điều khiển.
Nextcloud cũng hỗ trợ giao diện tối (dark theme) và phông chữ tùy chỉnh để đưa khả năng cá nhân hóa lên một tầm cao mới. Ngược lại, bảng điều khiển Microsoft 365 Home chủ yếu tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tệp tin gần đây. Mặc dù hữu ích, nó thiếu các tính năng năng suất rộng hơn mà Nextcloud cung cấp.
Người dùng Microsoft 365 phải điều hướng đến các ứng dụng riêng biệt (Outlook, Calendar, To-Do) để truy cập email, lịch và nhiệm vụ của họ. Điều này chắc chắn không hiệu quả và tốn thời gian hơn so với Nextcloud.
Nextcloud widgets
4. Quản lý đa phương tiện chuyên nghiệp
Quản lý ảnh và video đã tải lên hiệu quả
Khả năng quản lý đa phương tiện của Nextcloud trước đây khá cơ bản, nhưng đã phát triển đáng kể trong vài năm qua. Giờ đây, bạn có thể tạo album, sử dụng album cộng tác, thêm thư mục và thậm chí đánh dấu một số album là mục yêu thích để dễ dàng truy cập.
Bạn cũng có thể áp dụng các thẻ (tags) cho các tệp đa phương tiện để nhanh chóng xem lại chúng. Có một tab Địa điểm (Places) để xem lại ảnh và video theo vị trí. Nhìn chung, Nextcloud đã bao gồm tất cả các tính năng cơ bản trong việc quản lý đa phương tiện, và bạn chắc chắn sẽ không bỏ lỡ tài khoản OneDrive của mình.
Nextcloud photos
5. Bản chất mã nguồn mở và cộng đồng lớn
Xem xét mã nguồn Nextcloud
Bản chất mã nguồn mở là một khía cạnh cơ bản trong nhận diện của Nextcloud. Không giống như Microsoft 365, mã nguồn của Nextcloud được công khai. Bất kỳ nhà nghiên cứu hay chuyên gia bảo mật nào cũng có thể xem xét mã nguồn và xác minh các tuyên bố về quyền riêng tư của công ty. Tính chất mã nguồn mở của Nextcloud cũng mở ra một cộng đồng các nhà phát triển, những người đóng góp và người dùng nhiệt tình, sôi động.
Nhìn chung, bằng cách chuyển từ Microsoft 365 sang Nextcloud, bạn không bị khóa vào một hệ sinh thái độc quyền và có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu của mình.
Nextcloud folders
6. Tính năng cộng tác và chia sẻ mạnh mẽ
Chia sẻ tệp tin quan trọng một cách chuyên nghiệp
Giống như Microsoft 365, Nextcloud cũng đạt điểm cao về khả năng cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể đặt quyền chi tiết và kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống nội dung được chia sẻ. Hơn nữa, còn có tùy chọn đặt mật khẩu và ngày hết hạn để bảo vệ nội dung được chia sẻ khỏi những ánh mắt tò mò.
Một tính năng bổ trợ yêu thích là tab Hoạt động (Activity tab). Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết về các hành động và thay đổi gần đây trong Nextcloud. Nó hiển thị thông tin về việc tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, chia sẻ và bình luận tệp tin. Điều này rất hữu ích cho việc kiểm tra và theo dõi các thay đổi đối với tài liệu quan trọng.
Nextcloud sharing
Nextcloud vượt trội so với Microsoft 365
Nhìn chung, việc lựa chọn giữa Nextcloud và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cá nhân của bạn. Nếu bạn coi trọng quyền sở hữu dữ liệu, quyền riêng tư, khả năng tùy biến và hiệu quả chi phí, Nextcloud là một giải pháp thay thế rất đáng cân nhắc. Mặc dù Microsoft 365 mang lại sự dễ sử dụng và tích hợp liền mạch, Nextcloud cung cấp khả năng kiểm soát tuyệt vời đối với môi trường kỹ thuật số của bạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy từ bỏ gói đăng ký thông thường và xây dựng một hệ sinh thái đám mây cá nhân hóa thực sự phục vụ nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một chiếc PC cũ không dùng đến, hãy xem hướng dẫn này để biến nó thành một đám mây riêng tư bằng cách sử dụng Nextcloud.