Không gian làm việc số của tôi từng là một “bãi chiến trường” với hàng loạt ứng dụng khác nhau, mỗi cái phục vụ một mục đích riêng. Sau đó, tôi quyết định tìm đến Notion – một phần mềm năng suất “tất cả trong một” đầy hứa hẹn, có khả năng thay thế mọi công cụ hiện có. Từ việc tạo danh sách việc cần làm đơn giản, xây dựng bảng điều khiển dự án cho đến việc lưu trữ các trang web cơ bản, sự linh hoạt của Notion thực sự rất hấp dẫn.
Nhưng khi tôi đi sâu hơn vào vô vàn khả năng của Notion, một câu hỏi lớn bắt đầu hiện lên trong tâm trí: Liệu ứng dụng đa năng này có thực sự “làm chủ” được từng lĩnh vực mà nó bao quát? Dựa trên trải nghiệm thực tế, tôi nhận ra rằng các ứng dụng chuyên biệt thường vượt trội hơn trong việc mang lại trải nghiệm hợp lý và thân thiện với người dùng cho các tác vụ cụ thể.
Notion: Một giải pháp làm việc "tất cả trong một" trên màn hình máy tính
Notion chưa tối ưu cho việc ghi chú nhanh và sáng tạo ý tưởng
Mặc dù tôi đánh giá cao sự linh hoạt của Notion trong việc sắp xếp thông tin, nhưng nó lại tỏ ra yếu thế khi tôi cần nó nhất: một sổ ghi chú kỹ thuật số đơn giản, đặc biệt là khi đang di chuyển. Nỗi thất vọng lớn nhất của tôi đến từ các ứng dụng di động. Khi một ý tưởng bất chợt lóe lên hoặc tôi cần ghi nhanh điều gì đó, Notion lại trở nên cồng kềnh. Nó đơn giản là không được thiết kế cho trải nghiệm ghi chú tức thì, “cầm tay đi ngay” như vậy.
Sau đó là việc thiếu các công cụ vẽ. Đôi khi, một bản phác thảo nhanh hoặc sơ đồ là cách hiệu quả nhất để nắm bắt một suy nghĩ hoặc hình dung một khái niệm. Khi chuyển từ OneNote, tôi thực sự rất nhớ các công cụ vẽ này trong Notion. Tôi thường phải dựa vào các ứng dụng bên ngoài để hình dung ý tưởng của mình.
Cuối cùng, việc thiếu hỗ trợ ngoại tuyến đáng tin cậy là một hạn chế đáng kể đối với tôi. Không như OneNote, tôi không thể đơn giản mở Notion, tải không gian làm việc và bắt đầu ghi chú mà không cần kết nối internet. Notion tuyên bố có thể thay thế các công cụ ghi chú chuyên dụng như OneNote, Evernote và Apple Notes, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, nó còn thiếu sót ở những điều cơ bản.
Giao diện Notion khi sử dụng làm sổ ghi chú kỹ thuật số, thiếu các công cụ vẽ
Quản lý tác vụ trên Notion còn nhiều thiếu sót cơ bản
Khi nói đến việc quản lý các tác vụ của mình, tôi nhận thấy các khả năng của Notion còn khá cơ bản. Vâng, tôi có thể thêm các việc cần làm, đặt ngày giờ, và thậm chí nhận được lời nhắc, đó là một khởi đầu tốt. Nhưng chỉ dừng lại ở đó.
Tính năng nhắc nhở định kỳ là điều tôi thực sự rất nhớ. Nhiều tác vụ của tôi không phải là việc làm một lần; chúng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc phải lên lịch lại thủ công những tác vụ này trong Notion khiến tôi cảm thấy tẻ nhạt. Các lời nhắc này chủ yếu hữu ích trong các cơ sở dữ liệu nơi bạn cần đặt thông báo cho các thành viên trong nhóm.
Đôi khi tôi cần bao gồm ngữ cảnh cụ thể, liên kết hoặc thậm chí thông tin vị trí. Các thuộc tính tác vụ của Notion không cung cấp mức độ chi tiết đó cho tôi. Không như Todoist và Microsoft To-Do, Notion không tích hợp tốt với các công cụ hiện có như Gmail và Outlook.
Notion với tính năng quản lý tác vụ cơ bản, thiếu nhắc nhở định kỳ và tích hợp sâu
Notion khó lòng thay thế các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp như Trello
Notion đáp ứng gần như mọi tiêu chí cho việc quản lý dự án. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu khác nhau, tự động hóa, cộng tác theo thời gian thực và cho phép bạn tạo thẻ tác vụ với nhiều thuộc tính. Tuy nhiên, khi tôi so sánh nó với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Trello, sự khác biệt bắt đầu hiện rõ.
Ví dụ, hành động đơn giản là thêm hình nền vào các bảng Trello của tôi đã tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Tương tự, khả năng chèn hình ảnh liên quan trực tiếp vào một thẻ Trello cung cấp ngữ cảnh trực quan ngay lập tức. Dù là bản nháp thiết kế, ảnh chụp màn hình hay chỉ là một hình ảnh tham khảo, một tín hiệu trực quan ngay trên thẻ tác vụ cực kỳ hữu ích. Với việc mã hóa màu sắc các tác vụ, tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mức độ ưu tiên hoặc trạng thái của các tác vụ khác nhau. Notion thiếu đi khả năng tùy chỉnh trực quan này.
Trello với giao diện quản lý dự án trực quan và tùy chỉnh cao, vượt trội hơn Notion
Trải nghiệm nhật ký kỹ thuật số trên Notion còn nhiều hạn chế
Tôi đã thấy rất nhiều mẫu nhật ký kỹ thuật số được chia sẻ cho Notion. Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi khi sử dụng nó như một nhật ký chuyên dụng đã khiến tôi mong muốn nhiều hơn, đặc biệt khi so sánh với các ứng dụng được thiết kế riêng cho việc viết nhật ký như Day One hoặc Journey.
Notion thiếu nhiều tính năng như tích hợp lịch, chế độ xem bản đồ thế giới, thư viện phương tiện chuyên dụng, khả năng chèn vị trí, nhiệt độ, v.v. Mặc dù sự linh hoạt của Notion cho phép tôi tạo một nhật ký hoạt động, nhưng cuối cùng tôi vẫn cảm thấy như mình đang phải đánh đổi nhiều thứ.
Notion được sử dụng làm nhật ký kỹ thuật số, nhưng thiếu các tính năng chuyên biệt
Quản lý tài chính cá nhân với Notion: Tốn thời gian và công sức
Với cơ sở dữ liệu (databases), công thức (formulas) và biểu đồ (charts), bất kỳ ai cũng có thể tạo một trình quản lý chi tiêu và theo dõi đăng ký trong Notion. Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm. Nó đòi hỏi rất nhiều công sức thủ công để tạo ra một hệ thống tài chính phù hợp với bạn.
Tôi đã dành hàng giờ để điều chỉnh các thuộc tính cơ sở dữ liệu, gỡ lỗi các công thức không tính toán đúng như mong đợi và mày mò các cài đặt biểu đồ để có được hình ảnh trực quan mong muốn. Cảm giác thường là tôi đang xây dựng toàn bộ ứng dụng từ đầu, điều này vừa mang lại quyền năng vừa rất mệt mỏi.
Điều tôi thực sự nhớ từ các ứng dụng tài chính chuyên dụng là sự dễ dàng và tốc độ khi thêm các mục nhập mới và tạo biểu đồ chi tiết. Với các widget trên thiết bị di động, tôi có thể thêm mục nhập thu nhập hoặc chi tiêu chỉ bằng một chạm và tự động tạo các biểu đồ cụ thể ở chế độ nền.
Ứng dụng tài chính chuyên dụng giúp quản lý chi tiêu và đăng ký dễ dàng với biểu đồ trực quan
Một ứng dụng có thực sự làm được tất cả?
Thực tế, tôi không phủ nhận tác động của Notion đối với không gian năng suất. Nó mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về một không gian làm việc kỹ thuật số thống nhất, và đối với nhiều người, nó đã thực hiện thành công điều đó. Tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, chính sự linh hoạt này lại dẫn đến những thỏa hiệp khi so sánh với các ứng dụng chuyên dụng. Notion không tự hào có những tính năng tiên tiến nhất trong mọi danh mục, và điều đó có thể là một yếu tố quyết định đối với những người dùng chuyên sâu như tôi. Kết quả là, tôi đã thấy nhiều người dùng Notion quay trở lại các công cụ chuyên biệt như Google Keep và OneNote.
Vậy, liệu Notion có thực sự là giải pháp tối ưu cho mọi nhu cầu? Câu trả lời có lẽ là không. Mặc dù Notion là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, nó phù hợp nhất với những ai cần một nền tảng tổng hợp để kết nối các khía cạnh khác nhau trong công việc và cuộc sống. Nhưng khi bạn cần sự chuyên sâu, các tính năng độc đáo và trải nghiệm người dùng mượt mà cho một tác vụ cụ thể, các ứng dụng chuyên biệt vẫn là lựa chọn hàng đầu.
Bạn có đồng ý với những nhận định này không, hay bạn có những trải nghiệm khác với Notion? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới, hoặc tìm đọc thêm các bài viết đánh giá công cụ năng suất khác trên congnghe360.net để có cái nhìn đa chiều nhất!