Notion đã trở thành một trong những nền tảng quản lý và năng suất phổ biến nhất hiện nay, gần đây đã vượt mốc 100 triệu người dùng. Với hệ thống dựa trên các khối (block) linh hoạt, Notion cho phép người dùng kiến tạo những giải pháp tùy chỉnh để quản lý dữ liệu. Dù được sử dụng như một công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án, CRM, lên kế hoạch sự kiện hay đơn giản là tổ chức ghi chú, Notion đều giúp người dùng xây dựng các hệ thống phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ. Chính khả năng ứng dụng rộng rãi này đã khiến Notion trở thành lựa chọn hấp dẫn khi một công ty quảng cáo ngoài trời trị giá hàng triệu đô la tiếp cận chúng tôi để thiết kế một hệ thống tùy chỉnh.
Kinh nghiệm trước đây của tôi khi sử dụng Notion với khách hàng này cho một dự án khác đã củng cố quyết định xây dựng hệ thống của họ bằng nền tảng này. Khả năng mở rộng của Notion làm cho nó phù hợp với các dự án lớn, nhưng nếu thiếu các nguyên tắc cốt lõi về quản lý dự án và xây dựng hệ thống, sự phức tạp của nó có thể nhanh chóng trở nên choáng ngợp. Khi áp dụng những nguyên tắc này trong dự án, tôi nhận thấy sáu bài học đặc biệt hữu ích – những bài học có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ ai đang xây dựng hệ thống trong Notion, dù là cho nhu cầu kinh doanh lớn hay các dự án cá nhân nhỏ.
Mẹo và thủ thuật Notion hàng đầu để tăng năng suất
6. Không Nhất Thiết Phải Dùng Một Cơ Sở Dữ Liệu (Database) Trung Tâm Duy Nhất
Những trường hợp ngoại lệ với lời khuyên phổ biến này
Các cơ sở dữ liệu tập trung thường là lời khuyên phổ biến trong lý thuyết cơ sở dữ liệu và các công cụ như Notion vì chúng đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm trùng lặp và duy trì tính nhất quán. Trong dự án này, một cơ sở dữ liệu tập trung đã được sử dụng để quản lý các danh mục dữ liệu chồng chéo như địa điểm, các mục CRM và chi tiết cụ thể của ngành.
Tôi không thể hiển thị thông tin độc quyền của doanh nghiệp, nhưng tôi sẽ sử dụng hình ảnh từ các dự án cá nhân, doanh nghiệp và mẫu của riêng mình làm ví dụ.
Ví dụ về database Notion quản lý tồn kho và tài sản
Khi hệ thống phát triển, rõ ràng là không phải tất cả thông tin đều thuộc về một cơ sở dữ liệu duy nhất. Một số dữ liệu về địa điểm hoặc giao lộ trông có vẻ giống hoặc thậm chí giống hệt nhau nhưng lại phục vụ các ngữ cảnh và mục đích khác nhau. Việc kết hợp các thuộc tính của chúng gây ra sự nhầm lẫn, và tách chúng thành các cơ sở dữ liệu riêng biệt là hợp lý.
Hãy bắt đầu với một cơ sở dữ liệu tập trung để đơn giản, nhưng đừng ngần ngại tạo các cơ sở dữ liệu chuyên biệt nếu phạm vi của bạn mở rộng. Khả năng liên kết của Notion giúp dễ dàng duy trì các kết nối, ngay cả giữa các cơ sở dữ liệu, bằng cách sử dụng Rollups và Relations. Nếu bạn cảm thấy cơ sở dữ liệu của mình đang trở nên quá lớn, bạn gặp khó khăn khi điều hướng nó, hoặc một số dữ liệu quá khác biệt, hãy tin vào trực giác của bạn để tạo một cơ sở dữ liệu riêng biệt. Mặc dù một số người coi đó là một quy tắc bất di bất dịch, nhưng thực tế không phải vậy.
5. Đặt Tên Duy Nhất Cho Mọi Thứ
Để chức năng tìm kiếm của Notion phát huy tối đa hiệu quả
Quy ước đặt tên cho mọi thuộc tính (property), cơ sở dữ liệu (database) và trang (page) đều rất quan trọng. Tên duy nhất là yếu tố cần thiết khi sử dụng chức năng tìm kiếm của Notion, vốn hoạt động rất hiệu quả và sẽ nhanh chóng đưa bạn đến thứ bạn đang tìm kiếm.
Dự án có hơn 500 mục địa điểm, trải rộng ba thành phố và bao gồm các thuộc tính Notion yêu cầu sự phân biệt rõ ràng. Các thuộc tính với các thuật ngữ và dữ liệu đặc thù của ngành có thể thay đổi theo các quy định của thành phố khác nhau, và hai thành phố thậm chí có thể có cùng địa chỉ.
Đầu tư thời gian vào một chiến lược đặt tên nhất quán để đảm bảo mọi thứ đều có tên và tiêu đề duy nhất sẽ tiết kiệm vô số giờ về sau và cho phép bạn tận dụng tối đa khả năng của Notion để tìm bất cứ thứ gì trên bất kỳ trang, thuộc tính hoặc khối nào.
4. Tạo Các Mẫu Trang Trống (Page Template) Ngay Từ Đầu
Chuẩn hóa nội dung bạn đang tổ chức
Các trang của Notion sử dụng các khối, với mỗi dòng được coi là một khối riêng biệt và có rất nhiều loại khối khác nhau để lựa chọn. Notion thường so sánh việc làm việc với các khối của họ giống như chơi Lego. Tôi là một trong những người yêu thích thiết kế một bảng tính tốt, và tôi cũng vẫn thích chơi Lego và tự xây dựng các thiết kế của riêng mình, và đánh giá cao sự tự do sáng tạo.
Khả năng là vô tận, vì vậy nếu bạn giống tôi, bạn sẽ tạo ra một số hệ thống tổ chức và bố cục trang phức tạp. Việc tạo các mẫu cho những thứ này ngay từ đầu và chỉnh sửa mẫu thay vì các trang riêng lẻ sẽ giúp bạn có được sự nhất quán về trang về sau.
Mẫu outline nội dung YouTube trong Notion cho video giáo dục phi lợi nhuận
Ví dụ, các mẫu trong cơ sở dữ liệu địa điểm đảm bảo tính nhất quán giữa các trường như chi tiết quy hoạch, lưu lượng giao thông, trạng thái giấy phép, thu thập liên hệ, v.v. Việc có thể tạo các trang với cơ sở dữ liệu nội tuyến, các chế độ xem từ các cơ sở dữ liệu khác, tiêu đề bật/tắt, nhúng, bảng biểu và mọi thứ khác có sẵn là một niềm vui.
Tuy nhiên, điều đó không quan trọng nếu bạn mở một trang trông khác biệt hoặc không có thông tin cần thiết. Các mẫu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn ngăn ngừa sự lộn xộn. Chúng đặc biệt hữu ích trong các dự án hợp tác mà những người dùng khác không mấy ngăn nắp và có thể bỏ sót các chi tiết quan trọng.
So sánh Notion, Obsidian, OneNote và Evernote để chọn ứng dụng ghi chú phù hợp
3. Ghi Lại Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Bạn Đang Xây Dựng
Mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh
Một hệ thống Notion được xây dựng tốt chỉ hiệu quả khi có tài liệu hướng dẫn rõ ràng. Nếu không có hướng dẫn cụ thể, ngay cả những hệ thống được thiết kế chu đáo nhất cũng có thể trở nên khó sử dụng. Các ghi chú về cách các cơ sở dữ liệu liên kết với nhau, mục đích của các mẫu và cách áp dụng bộ lọc là vô giá.
Trong dự án này, tài liệu hướng dẫn đã làm cho việc đào tạo trở nên đơn giản. Nó đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể điều hướng nhiều cơ sở dữ liệu và trang liên kết với nhau mà không bị nhầm lẫn, và nhập đúng dữ liệu vào đúng vị trí dự định. Việc nhúng các hướng dẫn ngay trong không gian làm việc cho phép người dùng truy cập hướng dẫn chính xác nơi họ cần.
Hướng dẫn tài liệu hóa hệ thống kế toán và thuế trong Notion
Cá nhân tôi rất tin tưởng vào tài liệu hướng dẫn tốt vì tôi mắc AuDHD và việc có tài liệu tham khảo nhanh giúp tôi trở lại đúng hướng nếu bị phân tâm bởi thứ khác thu hút sự chú ý của tôi.
2. Tạo Nhật Ký Thay Đổi (Development Change Log)
Ngay cả khi đó là một nhật ký đơn giản
Việc theo dõi các thay đổi cho bất cứ thứ gì bạn đang phát triển là một thói quen tốt. Notion cũng là một công cụ phổ biến để theo dõi thói quen. Tuy nhiên, số lượng công việc bạn có thể làm với tất cả các khối xây dựng trong Notion đã làm cho việc này trở thành một điều cần thiết. Một nhật ký thay đổi — ngay cả một nhật ký cơ bản — cung cấp lịch sử các bản cập nhật, vì vậy bạn biết bạn đã thay đổi gì và tại sao.
Kiến trúc sư hệ thống khác làm việc trong dự án này với tôi cũng liên tục thử những điều mới và tìm cách tinh giản hệ thống. Chúng tôi cần đảm bảo rằng những gì chúng tôi đang làm không bị chồng chéo vào bất kỳ thời điểm nào, và nếu có, những thay đổi chúng tôi thực hiện có thể dễ dàng đảo ngược nếu nó cản trở một sáng kiến khác.
Ví dụ nhật ký thay đổi phát triển hệ thống Notion
1. Tạo Một Trang “Clipboard” Tạm Thời
Rất dễ bị “quá tay” khi thiết kế bố cục
Thiết kế dựa trên khối của Notion khuyến khích thử nghiệm, nhưng việc thử nghiệm ý tưởng trực tiếp trong không gian làm việc chính của bạn có khả năng dẫn đến một bản dựng tồi và khó đảo ngược. Một trang “clipboard tạm thời” hoặc “bảng trắng” hoạt động như một “sandbox” để thử nghiệm các bố cục, mẫu, tự động hóa hoặc quy trình làm việc mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống chính của bạn.
Ngay cả cách bạn làm việc với nội dung của một trang trong Notion cũng khác, và thật tốt khi có thể xem ý tưởng của bạn sẽ trông như thế nào trước khi tích hợp nó. Tôi chỉ tạo một trang riêng tư xuất hiện trong menu bên trái, đặt cho nó một biểu tượng clipboard, và nó luôn ở đó khi tôi cần.
Trang Notion dùng làm bảng nháp hoặc clipboard tạm thời để thử nghiệm bố cục
Notion là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng các hệ thống quản lý mọi thứ từ các tác vụ cá nhân nhỏ đến các hoạt động kinh doanh quy mô lớn. Tuy nhiên, sự linh hoạt của nó đòi hỏi phải có kế hoạch chu đáo để tận dụng tối đa. Bằng cách áp dụng các chiến lược như thiết lập quy ước đặt tên, sử dụng mẫu trang, tài liệu hóa quy trình, duy trì nhật ký thay đổi và sử dụng một trang clipboard tạm thời, bạn có thể tránh được những thay đổi bố cục lớn mà bạn có thể hối tiếc và khó đảo ngược sau này.
Tôi cũng sử dụng Notion rộng rãi để tổ chức cuộc sống cá nhân và duy trì mọi thứ trong tầm kiểm soát. Nếu bạn là một trong những người đam mê bảng tính như tôi, hãy chuẩn bị tinh thần – thật ngạc nhiên là rất dễ bị lạc vào việc xây dựng một số thiết lập thực sự phức tạp. Hãy truy cập congnghe360.net để khám phá thêm nhiều mẹo công nghệ hữu ích và chia sẻ kinh nghiệm sử dụng Notion của bạn trong phần bình luận!