Trong thế giới công nghệ hiện đại, Notion từ lâu đã khẳng định vị thế là một không gian làm việc “tất cả trong một” (all-in-one workspace), trở thành trung tâm đắc lực cho việc ghi chú, quản lý tác vụ, dự án và cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, một đối thủ đáng gờm đã xuất hiện với lời hứa hẹn về khả năng kiểm soát cục bộ, hệ thống kiến thức liên kết chặt chẽ, hỗ trợ làm việc ngoại tuyến và tính linh hoạt vượt trội. Đó chính là Obsidian – ứng dụng đang tạo nên làn sóng mạnh mẽ trong cộng đồng những người đam mê quản lý kiến thức cá nhân. Câu hỏi đặt ra là liệu Obsidian có thể thực hiện mọi thứ mà Notion làm được hay không, và liệu nó có phải là lựa chọn thay thế hoàn hảo mà bạn đang tìm kiếm?
Câu trả lời ngắn gọn là không. Mặc dù Obsidian sở hữu những ưu điểm độc đáo, nó vẫn có những hạn chế nhất định so với Notion. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các thế mạnh của Obsidian, khám phá tiềm năng, chỉ ra những điểm yếu (khi so sánh với Notion) và giúp bạn tìm ra “ngôi nhà” phù hợp nhất cho hệ thống kiến thức của mình.
Hình minh họa bàn tay cầm bút chì, tượng trưng cho việc ghi chú và quản lý kiến thức
1. Điểm tương đồng trong tổ chức ghi chú: Nền tảng của mọi hệ thống
Cả Obsidian và Notion đều cung cấp các chức năng cơ bản để tổ chức ghi chú hiệu quả. Với Notion, bạn có thể dễ dàng tạo một không gian làm việc mới, sau đó bổ sung các trang (pages) và trang con (subpages) vào đó. Người dùng còn có thể đánh dấu nhiều trang là mục yêu thích để truy cập nhanh chóng. Nhìn chung, Notion giống như một tủ hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp, nơi thông tin được phân loại và lưu trữ gọn gàng theo cấu trúc phân cấp rõ ràng.
Giao diện Notion với các trang và thư mục được tổ chức theo cấu trúc phân cấp, minh họa cách Notion sắp xếp thông tin
Cấu trúc tổ chức của Obsidian về cơ bản là dựa trên tệp tin (file-based). Ứng dụng này sử dụng “vaults” (hầm chứa) làm nơi lưu trữ cao nhất cho các ghi chú của bạn. Bên trong các vaults, bạn có thể tạo thư mục và thư mục con để sắp xếp các tệp Markdown. Mặc dù bạn vẫn có thể xây dựng một cấu trúc phân cấp tương tự Notion, nhưng sức mạnh thực sự của Obsidian nằm ở khả năng liên kết mạnh mẽ giữa các ghi chú, chứ không chỉ đơn thuần là tổ chức theo thư mục. Bạn không thể đánh dấu ghi chú là mục yêu thích mà thay vào đó sẽ dựa vào các liên kết nội bộ, thẻ (tags) và chức năng tìm kiếm để truy cập thông tin liên quan.
Giao diện Obsidian hiển thị cấu trúc vault, thư mục và các tệp Markdown, thể hiện sự linh hoạt trong quản lý ghi chú
2. Obsidian: Bứt phá với tính linh hoạt và quyền kiểm soát dữ liệu
Đây chính là điểm mà Obsidian vượt trội hơn Notion một cách rõ rệt.
Lưu trữ dữ liệu cục bộ và hỗ trợ ngoại tuyến ưu việt
Obsidian lưu trữ ghi chú của bạn dưới dạng các tệp văn bản thuần túy (plain text) định dạng Markdown trong các thư mục trên hệ thống tệp của máy tính. Điều này có nghĩa là các ghi chú của bạn luôn có thể truy cập được, ngay cả khi không có kết nối internet. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với những người dùng làm việc ở các khu vực có mạng internet hạn chế hoặc muốn đảm bảo quyền sở hữu tuyệt đối với dữ liệu của mình.
Vì Obsidian sử dụng các tệp Markdown tiêu chuẩn, bạn có thể sử dụng bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào có khả năng đồng bộ hóa thư mục, bao gồm OneDrive, Dropbox, Google Drive và iCloud. Điều này mang lại cho bạn sự tự do hoàn toàn trong việc lựa chọn dịch vụ đám mây phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân. Ví dụ, người dùng Microsoft 365 có thể lưu trữ vault Obsidian trên OneDrive, trong khi người đăng ký Google Workspace có thể chọn Google Drive. Hơn nữa, vì các tệp được lưu trữ dưới dạng Markdown, chúng có thể dễ dàng đọc được bởi hầu hết mọi trình soạn thảo văn bản. Điều này đảm bảo tính di động và tuổi thọ cực cao của dữ liệu.
Notion, ngược lại, chủ yếu lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu đám mây của riêng họ. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phụ thuộc vào máy chủ của Notion để truy cập ghi chú của mình, và khả năng truy cập ngoại tuyến cũng bị hạn chế.
Giao diện Obsidian làm việc với các tệp tin cục bộ, nhấn mạnh khả năng lưu trữ dữ liệu trên thiết bị và đồng bộ đám mây
3. Notion: Vô địch về cơ sở dữ liệu và khả năng tùy biến mạnh mẽ
Sức mạnh vượt trội của cơ sở dữ liệu nâng cao
Notion vượt trội hơn Obsidian đáng kể về các tính năng cơ sở dữ liệu nâng cao. Obsidian chỉ hỗ trợ các bảng cơ bản bằng cú pháp Markdown, cho phép bạn tạo các bảng đơn giản để hiển thị dữ liệu nhưng không có hỗ trợ tích hợp cho các chế độ xem bảng khác nhau như danh sách, thư viện, hoặc bảng Kanban.
Notion cung cấp nhiều chế độ xem để hiển thị và tương tác với dữ liệu. Bạn có thể sử dụng bảng, danh sách, thư viện (gallery), dòng thời gian (timeline), bảng Kanban, lịch và thậm chí là các biểu đồ khác nhau để tổ chức dữ liệu. Notion còn bổ sung hỗ trợ Forms để tạo khảo sát, câu đố và thu thập dữ liệu từ các thành viên trong nhóm. Các cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều loại thuộc tính khác nhau, như ngày tháng, số, văn bản, công thức (formulas) và nhiều hơn nữa. Điều này mở ra sự linh hoạt tuyệt vời trong cách bạn hiển thị và quản lý dữ liệu.
Thư viện template khổng lồ và tích hợp sẵn
Obsidian cũng thiếu một thư viện template phong phú. Nếu bạn chủ yếu dựa vào các template để bắt đầu công việc, tốt hơn hết bạn nên tiếp tục sử dụng Notion vì nền tảng này cung cấp hơn 30.000 bố cục sẵn sàng để lựa chọn, phù hợp với mọi nhu cầu từ cá nhân đến doanh nghiệp.
Cộng đồng plugin của Obsidian thực tế có cung cấp một số công cụ tương tự như chức năng cơ sở dữ liệu. Plugin Kanban là một ví dụ rất phổ biến. Tuy nhiên, chúng vẫn chưa được tích hợp sâu rộng và liền mạch như hệ thống cơ sở dữ liệu của Notion.
4. Khả năng tự động hóa và cộng tác nhóm: Lợi thế của Notion
Obsidian chủ yếu dựa vào các quy trình làm việc thủ công. Không có hệ thống tích hợp để tạo các hành động tự động dựa trên các sự kiện kích hoạt (triggers) hoặc điều kiện cụ thể. Mặt khác, Notion cung cấp các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo các quy trình làm việc dựa trên các kích hoạt cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tự động gửi thông báo trong Slack hoặc các nền tảng khác khi một thuộc tính trong cơ sở dữ liệu thay đổi (khi trạng thái của một tác vụ chuyển từ “Đang tiến hành” sang “Hoàn thành”).
Trải nghiệm cộng tác thời gian thực cũng tốt hơn trên Notion, nơi nhiều người dùng có thể cùng chỉnh sửa và tương tác trên một trang. Rốt cuộc, thiết kế của Obsidian hướng tới mục đích quản lý kiến thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) chứ không phải cộng tác nhóm quy mô lớn.
Hình ảnh minh họa các khối tự động hóa trong Notion, cho thấy khả năng kết nối và tạo quy trình làm việc hiệu quả
5. Những “đặc quyền” riêng của Obsidian
Mặc dù có những điểm yếu so với Notion, Obsidian vẫn sở hữu một số tính năng độc đáo nâng cao trải nghiệm người dùng vượt xa khả năng của đối thủ. Ví dụ, tính năng Graph View (chế độ xem đồ thị) cung cấp một cách tuyệt vời để trực quan hóa các ghi chú được liên kết với nhau, giúp bạn khám phá các mối quan hệ ẩn giữa các ý tưởng. Tính năng Canvas mang đến một không gian làm việc tự do, trực quan để sắp xếp và liên kết các loại nội dung đa dạng. Những tính năng này hoàn toàn vắng mặt trong môi trường có cấu trúc chặt chẽ của Notion.
Trình quản lý chủ đề mạnh mẽ của Obsidian cho phép tùy chỉnh giao diện người dùng (UI) sâu rộng. Cuối cùng, thư viện plugin mở rộng của nó cho phép bạn điều chỉnh Obsidian theo quy trình làm việc cụ thể của mình. Bạn có thể sử dụng các plugin để lấp đầy những khoảng trống còn thiếu, chẳng hạn như bảng Kanban nâng cao và các loại bảng dữ liệu phức tạp hơn, trong các vault của mình. Trong khi đó, Notion có một hệ sinh thái đóng hơn, hạn chế khả năng tùy biến sâu như Obsidian.
Tìm kiếm “ngôi nhà” kiến thức hoàn hảo của bạn
Cuộc tranh luận giữa Obsidian và Notion không phải là để tuyên bố một người chiến thắng tuyệt đối. Cả hai nền tảng đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý kiến thức nhưng phục vụ các nhu cầu và quy trình làm việc riêng biệt. Mặc dù việc chuyển từ Notion sang Obsidian có thể mang lại nhiều lợi thế, bạn không nên hoàn toàn bỏ qua những hạn chế đã đề cập ở trên. Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào các cơ sở dữ liệu phức tạp và khả năng cộng tác nhóm, congnghe360.net khuyến nghị bạn nên cân nhắc kỹ trước khi hoàn toàn chuyển sang Obsidian ở thời điểm hiện tại.
Biểu tượng ứng dụng Obsidian, tượng trưng cho công cụ quản lý kiến thức cá nhân mạnh mẽ và linh hoạt
Lựa chọn cuối cùng phụ thuộc vào ưu tiên cá nhân của bạn: bạn cần một hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và khả năng cộng tác nhóm (Notion), hay quyền kiểm soát dữ liệu, tính linh hoạt và trải nghiệm quản lý kiến thức cá nhân chuyên sâu (Obsidian)?
Hãy tải Obsidian ngay hôm nay để khám phá công cụ này, hoặc để lại bình luận bên dưới chia sẻ trải nghiệm của bạn với Notion và Obsidian!