Nhiều người trong chúng ta có thói quen gắn bó với những ứng dụng năng suất quen thuộc, ngay cả khi chúng không còn thực sự phù hợp với nhu cầu đang thay đổi của mình. Nhưng sẽ thế nào nếu có một cách tốt hơn để hoàn thành công việc? Bạn có thể đang bỏ lỡ một cấp độ hiệu suất hoàn toàn mới nếu chưa khám phá các công cụ dưới đây. Những nền tảng này mang đến các cách tiếp cận mới mẻ trong quản lý tác vụ, quản lý dự án, ghi chú, theo dõi thời gian, chặn thời gian làm việc (time blocking), tăng cường sự tập trung và nhiều hơn nữa.
Mặc dù việc sử dụng các công cụ quen thuộc có thể mang lại cảm giác thoải mái, nhưng việc khám phá những lựa chọn thay thế này có thể giúp bạn tìm thấy một ứng dụng năng suất hiệu quả hoàn hảo cho nhu cầu cụ thể của mình. Trong bài viết này, congnghe360.net sẽ cùng bạn tìm hiểu bảy bộ ứng dụng năng suất thú vị, thường bị bỏ qua nhưng có khả năng giúp bạn phát huy tối đa hiệu suất làm việc.
Tổng hợp các công cụ tăng năng suất và hỗ trợ sáng tạo hiệu quả
7. ClickUp
Công cụ năng suất tất cả trong một
Trong thế giới của Notion, Asana và Trello, ClickUp nổi bật như một giải pháp toàn diện với giao diện người dùng thân thiện, giàu tính năng. Công ty gọi đây là “ứng dụng của mọi thứ” và về nhiều mặt, mô tả này khá chính xác. Thay vì phải dùng nhiều ứng dụng khác nhau để quản lý dự án, hoàn thành tác vụ và theo dõi thời gian, bạn có thể tạo một không gian làm việc tập trung ngay trong ClickUp.
Giao diện quản lý dự án linh hoạt của ClickUp
Ví dụ, trong quản lý dự án, bạn có thể tạo nhiều chế độ xem khác nhau, bao gồm biểu đồ Gantt, bảng Kanban, theo dõi phụ thuộc và cột mốc. Dù bạn muốn quản lý các dự án cá nhân hay những dự án phức tạp, ClickUp đều cung cấp đủ công cụ để quản lý mọi khía cạnh. Không giống như Notion, ClickUp còn tích hợp tính năng bảng trắng (whiteboard) để bạn có thể động não các ý tưởng trên một canvas vô hạn. ClickUp đặc biệt mạnh mẽ với khả năng tích hợp bên thứ ba, cho phép bạn kết nối với Figma, Jira, Slack, Google Drive, Dropbox và nhiều ứng dụng khác, quản lý mọi thứ từ một nơi duy nhất.
6. Reflect Notes
Ứng dụng PKM lý tưởng
ClickUp là lựa chọn lý tưởng khi bạn muốn cộng tác với các thành viên trong nhóm. Nếu bạn tìm kiếm một ứng dụng cá nhân xuất sắc trong việc liên kết các ghi chú, biểu đồ và các tiện ích bổ sung khác, hãy chọn Reflect Notes. Ứng dụng này tập trung vào sức mạnh của tư duy liên kết và quản lý tri thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management).
Tính năng ghi chú thông minh và AI của Reflect Notes
Reflect Notes không tập trung vào quản lý tác vụ mà hơn thế là xây dựng một mạng lưới ý tưởng, ghi chú và thông tin chi tiết giúp bạn học hỏi, phát triển và đưa ra quyết định tốt hơn. Một tính năng nổi bật là tích hợp Daily Notes, nơi bạn có thể ghi lại những suy nghĩ và phản tư mà không cần đến ứng dụng nhật ký số riêng biệt. Reflect Notes còn có tính năng tích hợp lịch để bạn dễ dàng xem các cuộc họp sắp tới. Về quyền riêng tư, Reflect Notes thực sự đã làm rất tốt, hỗ trợ mã hóa đầu cuối và đảm bảo các ghi chú cá nhân của bạn được bảo mật an toàn. Mặc dù có trợ lý AI, nhưng trải nghiệm của người dùng có thể khác nhau.
5. Sunsama
Lập kế hoạch ngày hiệu quả
Sunsama được xây dựng dựa trên khái niệm chặn thời gian (time-blocking). Ứng dụng này tập trung vào việc lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần, giúp bạn hoàn thành các tác vụ một cách nhanh chóng. Ý tưởng cốt lõi là tạo ra sự cân bằng lý tưởng giữa cuộc sống cá nhân và công việc của bạn. Khi bạn chặn các khoảng thời gian trên lịch với các tác vụ khác nhau, Sunsama khuyến khích bạn dành ra một số khoảng trống cho thời gian cá nhân.
Màn hình chính của ứng dụng Sunsama giúp lập kế hoạch ngày
Sunsama cũng hoạt động liền mạch với các ứng dụng bên thứ ba như Asana, Todoist, Trello, Jira và nhiều ứng dụng khác. Bạn có thể duyệt các tác vụ trong những ứng dụng này và kéo các tác vụ liên quan mà bạn dự định làm trong ngày vào Sunsama. Đây là tính năng đồng bộ hóa hai chiều, nơi Sunsama tự động cập nhật trạng thái tác vụ trong các công cụ khác của bạn khi bạn hoàn thành chúng. Các tính năng bổ sung khác bao gồm chế độ tập trung, phân tích hiệu suất, đánh giá hàng tuần và lập kế hoạch.
4. Tana
Công cụ PKM linh hoạt
Tana là một ứng dụng tương tự Notion khác đáng được tìm hiểu kỹ hơn. Giống như Reflect Notes, Tana cho phép bạn xây dựng các mạng lưới thông tin, tác vụ và ý tưởng được kết nối với nhau. Điểm đặc biệt của Tana là các “super-tag” – chúng không chỉ là nhãn dán thông thường mà là các công cụ tổ chức mạnh mẽ để phân loại, lọc và kết nối các ghi chú, tác vụ và thậm chí cả dự án của bạn một cách linh hoạt.
Giao diện ứng dụng quản lý tri thức Tana với tính năng super-tags
Bạn có thể liên kết các ghi chú và tác vụ của mình để trực quan hóa bức tranh lớn hơn và phát triển sự hiểu biết sâu sắc hơn về các chủ đề phức tạp. Mặc dù là một công cụ mới, Tana đã có sẵn các ứng dụng gốc trên cả nền tảng di động và máy tính để bàn, mang lại trải nghiệm liền mạch cho người dùng.
3. Akiflow
Kết hợp độc đáo giữa quản lý tác vụ và lịch
Nếu bạn không thích Sunsama, hãy xem xét kỹ hơn Akiflow. Ứng dụng này tập trung vào khái niệm timeboxing và quản lý tác vụ để giúp bạn kiểm soát lịch trình và tối đa hóa năng suất. Bạn có thể ghi lại các tác vụ của mình và kéo những tác vụ liên quan vào chế độ xem lịch để trực quan hóa ngày làm việc. Điều này đảm bảo bạn sẽ có đủ thời gian cho mỗi hoạt động hàng ngày.
Menu chính của Akiflow với khả năng quản lý tác vụ và lịch
Như mong đợi, Akiflow tích hợp với các ứng dụng quản lý tác vụ, quản lý dự án và lịch hiện có của bạn (có khả năng lên đến hơn 3000 ứng dụng), cho phép bạn xử lý mọi thứ từ một giao diện duy nhất. Bạn không còn cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để theo dõi tác vụ của mình. Các tính năng hữu ích khác bao gồm tích hợp AI, chế độ ngoại tuyến, chế độ tập trung và thanh lệnh tiện lợi.
2. Blitzit
Tiện ích theo dõi thời gian tiện lợi
Blitzit hoạt động dựa trên một phương pháp đơn giản. Bạn có thể tạo các tác vụ khác nhau, kết hợp chúng, gán một khoảng thời gian cụ thể và bắt đầu hẹn giờ. Nó giống như một bộ hẹn giờ Pomodoro tích hợp tính năng quản lý tác vụ. Ứng dụng còn có tiện ích lịch, nơi bạn có thể lên lịch các tác vụ một lần hoặc định kỳ, tạo danh sách và đính kèm ghi chú.
Báo cáo chi tiết về năng suất làm việc từ Blitzit
Tính năng yêu thích của nhiều người dùng là các báo cáo. Bạn có thể xem nhanh các số liệu thống kê chi tiết về hành vi và năng suất làm việc. Sau khi lọc theo ngày, bạn sẽ có thể xem số lượng tác vụ, số giờ, số phút và số ngày bạn đã duy trì chuỗi làm việc. Giao diện được thiết kế gọn gàng với các biểu đồ và đồ thị phù hợp, và bạn thậm chí có thể xuất báo cáo dưới dạng PDF để phân tích chi tiết.
1. Appflowy
Giải pháp mã nguồn mở thay thế Notion
Các ứng dụng năng suất mã nguồn mở miễn phí
Bạn đang tìm kiếm một lựa chọn thay thế Notion mã nguồn mở? Appflowy nên nằm trong danh sách ưu tiên hàng đầu của bạn. Ứng dụng này kết hợp những tính năng tốt nhất của Notion và Trello trong một giao diện trực quan. Đây là một giải pháp đa nền tảng, sở hữu thư viện mẫu phong phú và cung cấp một canvas linh hoạt với trình chỉnh sửa khối (block editor).
Appflowy mang đến những lợi ích đặc trưng của phần mềm mã nguồn mở. Toàn bộ mã nguồn của ứng dụng đều có sẵn để kiểm tra. Tích hợp AI cũng rất chu đáo; bạn có thể sử dụng bất kỳ loại mô hình ngôn ngữ nào bạn chọn để thêm “phép thuật AI” vào không gian làm việc của mình, giúp tăng cường khả năng tự động hóa và phân tích.
Các bộ ứng dụng năng suất mang lại hiệu quả vượt trội
Vậy là bạn đã có cái nhìn tổng quan – từ sức mạnh quản lý dự án tất cả trong một của ClickUp đến tư duy liên kết của Tana và khả năng chặn thời gian tập trung của Akiflow, mỗi nền tảng này đều mang đến một cách tiếp cận độc đáo để tăng cường hiệu quả làm việc của bạn. Như mong đợi, bạn không nhất thiết phải sử dụng mọi ứng dụng trong danh sách. Hãy thử nghiệm với chúng và chọn những công cụ phù hợp nhất với quy trình làm việc và nhu cầu cá nhân của bạn.
Để khám phá thêm những công cụ tương tự nhằm nâng cao thiết lập sáng tạo của bạn, hãy xem hướng dẫn chuyên sâu của congnghe360.net về các giải pháp phần mềm năng suất miễn phí và mã nguồn mở.