Đối với tôi, việc duy trì các thói quen hàng ngày không chỉ đơn thuần là động lực hay chờ đợi cảm hứng – đó là về việc bắt đầu bất kể tâm trạng ra sao và có một hệ thống được thiết lập sẵn giúp mọi thứ dễ dàng hơn để tiếp tục. Đây là lúc Notion phát huy tác dụng. Tôi đã sử dụng Notion trong nhiều năm để thiết lập danh sách công việc và lời nhắc, nhưng ứng dụng này có khả năng làm được nhiều hơn thế. Bạn hoàn toàn có thể biến Notion thành một “huấn luyện viên” và công cụ theo dõi thói quen chuyên nghiệp chỉ với vài thủ thuật đơn giản. Dưới đây là cách tôi đã làm để biến Notion thành một công cụ quản lý thói quen cá nhân hiệu quả.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc giúp quản lý thói quen và cuộc sống hiệu quả
1. Mã Hóa Màu Sắc với Thẻ (Tags)
Tạo tham chiếu trực quan cho các danh mục khác nhau
Các mục nhập dài, đơn điệu có thể khiến tôi dễ dàng bị “lạc lối” trong biển thông tin, vì vậy tôi sử dụng tính năng Multi-Select để tạo các thẻ được mã hóa màu sắc. Tính năng này sẽ không hoạt động với danh sách công việc thông thường, vì nó chỉ khả dụng trong các cơ sở dữ liệu (databases) của Notion. Tuy nhiên, tôi chủ yếu sử dụng cơ sở dữ liệu thay vì danh sách để theo dõi thói quen của mình.
Tôi có một vài thẻ áp dụng cho các khía cạnh chính trong cuộc sống của mình, bao gồm tâm trí (mind), sức khỏe (wellness), công việc (work) và sáng tạo (creativity). Việc gán thẻ phù hợp cho một mục nhập trong cơ sở dữ liệu không chỉ mang lại cho tôi cái nhìn tổng quan trực quan hơn về các thói quen, mà còn giúp tôi nhận ra khi nào có điều gì đó đang bị bỏ bê. Ví dụ, khi một cơ sở dữ liệu chỉ toàn các thẻ công việc màu xanh và thẻ tâm trí màu vàng, điều đó có nghĩa là tôi có thể cần tập trung nhiều hơn vào sức khỏe và sáng tạo (ví dụ như đến phòng gym và chỉnh sửa video).
2. Đặt Nhắc Nhở Trong Trang và Cơ Sở Dữ Liệu
Một cách nhanh chóng và dễ dàng để ghi nhớ
Notion không phải là một ứng dụng nhắc nhở chuyên dụng, nhưng nó có một vài chức năng nhắc nhở hữu ích. Thứ nhất, bạn có thể tạo lời nhắc ngay trong trang bằng cách thêm thẻ @remind vào văn bản, sau đó nhấp vào thẻ để chọn ngày. Tuy nhiên, tôi thích đặt lời nhắc của mình trong các cơ sở dữ liệu hơn. Tất cả những gì bạn phải làm là thêm một thuộc tính Ngày (Date property), sau đó trong cột Ngày bên cạnh mục nhập của bạn, chọn ngày và bật Remind. Bạn sẽ nhận được thông báo trong Hộp thư đến Notion của mình cho những lời nhắc này.
Tôi cũng kết hợp những lời nhắc này với các công thức để gắn cờ những việc đã quá hạn, ít nhất là những việc quan trọng mà tôi cần chú ý. Nhìn thấy nhãn “quá hạn” đó khiến tôi phải xem xét lại mục nhập đó một cách cẩn thận.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc giúp quản lý thói quen và cuộc sống hiệu quả
3. Sử Dụng Biểu Tượng Cảm Xúc (Emojis)
Các biểu tượng kiểm tra thói quen trực quan
Là một người tư duy trực quan, biểu tượng cảm xúc thường rất hữu ích cho tôi. Tôi bắt đầu thêm biểu tượng cảm xúc vào các mục nhập cơ sở dữ liệu cũng như văn bản trong trang để có cái nhìn trực quan về trạng thái và hiệu suất của mình (bạn có thể làm điều này bằng cách nhấn dấu hai chấm và tìm kiếm biểu tượng cảm xúc). Ví dụ, biểu tượng cảm xúc ngọn lửa 🔥 có nghĩa là tôi đã hoàn thành xuất sắc, và biểu tượng cảm xúc khuôn mặt miệng chéo 😐 có nghĩa là nó “tạm được”. Theo thời gian, cơ sở dữ liệu của bạn có thể bắt đầu kể một câu chuyện về cách bạn tiếp cận các thói quen của mình.
Tuyệt vời hơn nữa: khi bạn sử dụng chế độ Lọc (Filter) để xem có bao nhiêu mục nhập có biểu tượng cảm xúc nào. Bằng cách này, bạn có thể thấy loại thói quen nào cần được tập trung hoặc nỗ lực nhiều hơn.
4. Dùng Thuộc Tính “Thời Gian Chỉnh Sửa Cuối” (Last Edited Time Property)
Giúp theo dõi mức độ tương tác với thói quen
Một cách tuyệt vời khác để theo dõi mức độ tương tác của bạn với các thói quen là thêm thuộc tính Last Edited Time vào cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ cho bạn biết đã bao lâu kể từ lần cuối bạn tương tác với mục nhập đó. Tính năng này đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với các biểu tượng cảm xúc và thẻ mã hóa màu sắc đã đề cập ở trên — nếu bạn thường xuyên nhận thấy điều gì đó bị bỏ bê, thuộc tính Last Edited Time sẽ xác nhận điều đó. Bằng cách này, bạn có thể hành động và đưa nó vào danh sách ưu tiên hoặc lên lịch vào lịch của mình để chăm sóc thêm.
Hình ảnh minh họa cách thêm thuộc tính Last Edited Time trong cơ sở dữ liệu Notion để theo dõi tương tác thói quen
5. Dùng Thuộc Tính “Thời Gian Tạo” (Created Time Property)
Để theo dõi bạn đã kiên trì được bao lâu
Tương tự như trên, thuộc tính Created Time cho phép bạn theo dõi một thói quen đã tồn tại được bao lâu. Vì vậy, nếu bạn liên tục tham chiếu lại một mục nhập, việc có thuộc tính này giống như một lời nhắc nhở tuyệt vời về việc bạn đã kiên trì bao lâu và có thể là động lực để tiếp tục. Đây cũng là thời điểm tốt để thêm một công thức tính toán đã bao nhiêu ngày hoặc tháng kể từ khi thói quen ra đời — nó giống như một bộ đếm chuỗi nhỏ.
Hướng dẫn thêm thuộc tính Created Time trong Notion để xem thời gian tạo và theo dõi độ nhất quán của thói quen
6. Tạo Công Cụ Theo Dõi với Rollups
Nhận cái nhìn tổng quan về dữ liệu
Rollups là những công cụ theo dõi nhỏ hoàn hảo và là một trong những thủ thuật cơ sở dữ liệu Notion yêu thích của tôi. Chúng lấy dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu khác và có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các thói quen của bạn. Giả sử tôi muốn theo dõi tổng lượng nước uống của mình — tôi sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng nơi tôi theo dõi từng ly nước, và trong công cụ theo dõi thói quen hàng ngày của mình, tôi có thể lấy tất cả thông tin đó để hiển thị tổng số ly dưới dạng thanh trạng thái. Bạn có thể làm điều này cho bất cứ thứ gì, chẳng hạn như số trang bạn đã viết cho cuốn sách của mình hoặc tổng số thói quen bạn đã hoàn thành trong ngày.
Máy tính xách tay hiển thị Notion với giao diện quản lý dữ liệu và theo dõi tiến độ công việc
7. Liên Kết Thói Quen với Mục Tiêu Lớn Hơn Bằng Relations
Để ghi nhớ bức tranh tổng thể
Thủ thuật đơn giản nhất trong danh sách này là sử dụng Relations (Liên kết). Nó cơ bản nhưng hiệu quả. Tôi có một cơ sở dữ liệu riêng về Mục tiêu Dài hạn, trong đó mỗi mục tiêu đều có các thói quen hỗ trợ được gắn liền với nó. Ví dụ, một mục nhập “ngủ ngon hơn” có thể có các thói quen như “không dùng màn hình sau 10 giờ tối” gắn liền với nó, hoặc “Flight of the Bumble Bee” sẽ có tất cả các đoạn nhạc tôi đã luyện tập trên đàn keyboard và theo dõi được đính kèm. Nhìn thấy những kết nối này khiến các thói quen hàng ngày trở nên ý nghĩa hơn.
Thiết lập một hệ thống nhất quán với Notion
Việc tuân thủ các thói quen phụ thuộc nhiều vào sự nhất quán hơn bất cứ điều gì khác, và Notion được xây dựng chính xác cho điều đó. Có rất nhiều tính năng và chức năng bạn có thể tận dụng để đảm bảo bạn đi đúng hướng – tất cả những gì bạn phải làm là dành vài phút để thiết lập chúng. Nếu bạn không chắc chắn bắt đầu từ đâu, hãy thử một vài thủ thuật này để khởi động quá trình quản lý thói quen hiệu quả của mình.