Microsoft Teams từ lâu đã trở thành một nền tảng giao tiếp và cộng tác quen thuộc, được Microsoft dày công tích hợp sâu rộng vào các ứng dụng Office. Mặc dù Teams đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây với nhiều tính năng mới, nhưng không thể phủ nhận nó vẫn còn tồn tại những hạn chế và vấn đề đáng kể. Với vai trò là một chuyên gia SEO và biên tập viên tại congnghe360.net, chúng tôi sẽ cùng độc giả yêu công nghệ tại Việt Nam đi sâu vào phân tích 5 lý do chính khiến bạn có thể cân nhắc các công cụ thay thế cho Microsoft Teams.
Giao diện ứng dụng Microsoft Teams trên màn hình máy tính
5. Teams Vẫn Là Kẻ Ngốn Tài Nguyên Hệ Thống Khủng Khiếp
Các tiến trình nền hoạt động “quá đà”
Sau khoảng hai năm sử dụng Microsoft Teams, tôi đã nhận thấy rõ ràng việc ứng dụng này chạy khi khởi động làm chậm hệ thống của mình đáng kể. Lý do chính là Teams thường xuyên chạy nhiều tiến trình nền ngay cả khi không được sử dụng tích cực, nhằm duy trì kết nối, đồng bộ dữ liệu và gửi thông báo.
Khi kiểm tra, tôi phát hiện Teams có thể chạy tới 10 tiến trình, tiêu thụ khoảng 400 MB RAM chỉ với vài cuộc trò chuyện và kênh hoạt động. Trong khi đó, một ứng dụng tương tự như Slack, với hơn 20 cuộc trò chuyện và kênh, chỉ tiêu thụ chưa bằng một nửa lượng tài nguyên đó. Vấn đề này trở nên nghiêm trọng hơn khi bạn kết nối Teams với các ứng dụng Microsoft 365 và bắt đầu cộng tác trên các dự án, làm ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của máy tính.
Người dùng đang làm việc nhóm với Slack trên laptop, so sánh với Teams
4. Được “Đo Ni Đóng Giày” Cho Môi Trường Microsoft
Yêu cầu tài khoản Microsoft 365 công việc hoặc trường học
Microsoft Teams tự hào về khả năng tích hợp mạnh mẽ với các sản phẩm Microsoft khác, nhưng lại “kém thân thiện” với các công cụ của bên thứ ba. Hầu hết các tổ chức hiện nay đều sử dụng nhiều giải pháp phần mềm khác nhau như Salesforce, Trello hay Asana. Việc tích hợp Teams với các công cụ này thường không hề dễ dàng.
Mặc dù Microsoft đã nỗ lực cải thiện khả năng tích hợp bên thứ ba, nhưng các kết nối này thường đòi hỏi cấu hình và xử lý sự cố bổ sung, gây tốn thời gian và không ít phiền toái cho cả người dùng và quản trị viên IT. Thậm chí, nhiều trường hợp còn gặp phải “bức tường” khi cố gắng tích hợp ứng dụng như Asana với Teams chỉ vì không có tài khoản Microsoft công việc hoặc trường học. Để tận dụng hết khả năng tích hợp, bạn cần phải có giấy phép phù hợp.
Ứng dụng Discord đang mở trên Macbook, gợi ý thay thế Teams
3. Tùy Chọn Tùy Chỉnh Hạn Chế
Hãy quên đi việc cá nhân hóa
Microsoft Teams chỉ cung cấp một số ít tùy chọn tùy chỉnh cho các nhóm và kênh, một danh sách khá “nhạt nhẽo” khi so sánh với các nền tảng như Slack hay Zoom. Chẳng hạn, trong Teams, bạn không thể dễ dàng tùy chỉnh bố cục không gian làm việc để ưu tiên các tính năng hoặc công cụ cụ thể.
Nếu không thể tùy chỉnh nền tảng theo nhu cầu riêng, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm công cụ cần thiết hoặc lãng phí thời gian điều hướng qua những thứ không liên quan. Điều này cũng có thể dẫn đến những hiểu lầm trong giao tiếp. Tôi từng không ít lần vô tình đăng thông tin hoặc chia sẻ tệp vào nhầm kênh chỉ vì không thể mã hóa màu cuộc trò chuyện hoặc làm cho nó nổi bật hơn. Những sự cố nhỏ này có thể gây ra các cuộc trò chuyện qua lại không cần thiết để làm rõ thông tin và làm gián đoạn quy trình làm việc.
Các cộng đồng Discord, thể hiện khả năng tùy biến tốt hơn Teams
2. Đường Cong Học Hỏi Khá Dốc
Phải mất một thời gian để nắm bắt Teams
Teams ban đầu chỉ là một công cụ trò chuyện đơn giản, nhưng theo thời gian, Microsoft đã bổ sung rất nhiều tính năng để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. Dù là một phần của hệ sinh thái Microsoft quen thuộc, giao diện của Teams đôi khi lại không mang lại cảm giác thân thuộc như các ứng dụng Microsoft khác.
Giao diện nền tảng không phải lúc nào cũng trực quan, và nhiều người dùng có thể cần được đào tạo chuyên sâu để hiểu và sử dụng hiệu quả tất cả các tính năng. Cá nhân tôi vẫn gặp khó khăn với các chức năng nâng cao như thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh, quản lý quyền hoặc tích hợp ứng dụng của bên thứ ba. Trong khi đó, các nền tảng như Slack hoặc Google Chat thường có đường cong học hỏi nhẹ nhàng hơn, không đòi hỏi quá nhiều đào tạo.
Các logo ứng dụng chat thay thế Discord, gợi ý công cụ giao tiếp dễ dùng hơn Teams
1. Các Vấn Đề Về Bảo Mật Và Thời Gian Ngừng Hoạt Động
Cái giá của sự phổ biến có thể kéo Teams xuống
Trong nhiều năm, đã có những tranh luận về việc trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức trong Teams. Microsoft cũng có hướng dẫn về cách chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu trò chuyện hoặc cuộc họp. Về lý thuyết, bạn có thể làm điều đó nếu có các quyền cần thiết. Tuy nhiên, năm ngoái, tôi bất ngờ nhận được một tin nhắn từ một người dùng bên ngoài tổ chức mà không ai mời. Tin nhắn này là thư rác quảng cáo một trò lừa đảo tiền điện tử, mời tôi tham gia cuộc trò chuyện trên Skype.
Microsoft đang nỗ lực gắn cờ các ứng dụng và dịch vụ gây nguy hiểm cho người dùng Teams, nhưng một số nỗ lực lừa đảo (phishing) vẫn có thể lọt qua. Rõ ràng, những kẻ tấn công bị thu hút bởi sự phổ biến của Teams, hy vọng có quyền truy cập vào các hệ thống và tài nguyên mà cuối cùng sẽ trở thành công cụ để tống tiền.
Cuối cùng, Teams cũng đã từng gặp phải nhiều lần ngừng hoạt động, ảnh hưởng đến hàng triệu người dùng trên toàn thế giới. Lần gần đây nhất xảy ra vào ngày 3 tháng 3 năm 2025, kéo dài hàng giờ cho đến khi Microsoft thông báo đã khắc phục sự cố. Chúng ta cần nhớ rằng Teams hoạt động hoàn toàn trực tuyến, vì vậy các kênh liên lạc đã bị gián đoạn hoàn toàn trong suốt thời gian xảy ra sự cố này.
Tin nhắn không mong muốn từ liên hệ lạ trong Microsoft Teams, minh họa vấn đề bảo mật
Kết luận
Mặc dù Microsoft Teams cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp liền mạch với Microsoft 365, nhưng nó vẫn không tránh khỏi những điểm yếu. Các vấn đề như sự phức tạp quá mức, tùy chỉnh hạn chế, và tiêu thụ tài nguyên hệ thống cao có thể cản trở năng suất và khiến nền tảng này kém hiệu quả hơn so với các lựa chọn thay thế như Slack, Zoom hay Google Workspace.
Tóm lại, trừ khi tổ chức bạn đang cộng tác yêu cầu bắt buộc sử dụng nền tảng giao tiếp này, tôi sẽ ưu tiên dùng bất kỳ công cụ nào khác. Bạn có kinh nghiệm hay suy nghĩ gì về các nhược điểm của Microsoft Teams không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!