Việc quản lý email dường như là một nhiệm vụ không hồi kết, và với sự phát triển của thế giới số, tình trạng này ngày càng trở nên phức tạp. Rất ít người muốn tự mình quản lý một máy chủ email riêng, đối mặt với vô số rắc rối như thiết lập quy tắc hộp thư đến hay ngăn chặn thư rác. Thay vào đó, việc ủy thác công việc này cho các công ty chuyên nghiệp dường như là lựa chọn tối ưu, giúp chúng ta tập trung vào những email quan trọng và dễ dàng hủy đăng ký những bản tin không cần thiết. Bên cạnh việc thử nghiệm các ứng dụng email (email client) khác nhau, có rất nhiều tiện ích mở rộng hữu ích mà bạn có thể thêm vào tài khoản Gmail hiện có để bổ sung các tính năng mới mà không cần thay đổi giao diện quen thuộc.
5. Thunderbird
Ứng dụng email mã nguồn mở tốt nhất không ngừng cải tiến
Thunderbird của Mozilla vẫn luôn là một trong những lựa chọn thay thế hàng đầu cho Outlook hoặc bất kỳ ứng dụng email máy tính để bàn nào khác. Nó cung cấp các ứng dụng gốc cho Windows, Mac, Linux và Android, với phiên bản iOS đang được phát triển. Điều tuyệt vời hơn nữa là Thunderbird không yêu cầu phí đăng ký để truy cập các tính năng của mình. Bạn có thể quản lý nhiều tài khoản email cùng lúc, liên kết với lịch cá nhân và tận hưởng bộ công cụ kiểm soát quyền riêng tư mạnh mẽ.
Giao diện Thunderbird trên Windows, thay thế Outlook
Giao diện người dùng từng là điểm yếu của Thunderbird, nhưng điều đó đã thay đổi đáng kể với bản cập nhật v128 Nebula. Bản cập nhật này giới thiệu một thiết kế phẳng, chế độ xem dựa trên thẻ để hiển thị nhiều thông tin hơn cùng lúc, các menu và biểu tượng được cải thiện, mang lại trải nghiệm người dùng tổng thể tốt hơn rất nhiều. Hiện tại, Thunderbird hoạt động hiệu quả hơn trên màn hình cảm ứng, cho phép bạn thay đổi mật độ email sang chế độ “Relaxed” để có đủ không gian thao tác bằng ngón tay trên các laptop cảm ứng. Hệ thống gắn thẻ (tagging) giúp bạn sắp xếp các email đến vào các danh mục để tổ chức dễ dàng hơn. Ngoài ra, có hàng tấn tiện ích mở rộng để bổ sung thêm các tính năng nếu bạn cần những gì mà ứng dụng cơ bản không hỗ trợ. Thunderbird được thiết kế để bảo mật quyền riêng tư, giữ dữ liệu của bạn trong tầm kiểm soát chứ không phải trong tay các nhà quảng cáo.
Biểu tượng ứng dụng Thunderbird phiên bản 2023
4. Boomerang
Thêm tính năng mới vào Gmail để trải nghiệm tốt hơn
Nếu bạn là một trong số rất nhiều người không thể rời bỏ hộp thư đến Gmail của mình, bạn vẫn có thể bổ sung rất nhiều chức năng mới bằng cách tích hợp các công cụ khác. Boomerang thêm một loạt tính năng tiện dụng, ngay cả trên gói miễn phí, như theo dõi phản hồi, nhắc nhở theo dõi, theo dõi lượt nhấp, nút tạm dừng hộp thư đến và khả năng lên lịch cuộc họp mà không cần rời khỏi Gmail. Hơn nữa, bạn còn có tính năng Respondable, phân tích email của bạn khi bạn viết, đưa ra lời khuyên về phong cách giao tiếp và quy tắc email nâng cao để bạn có cơ hội nhận được phản hồi tốt hơn.
Tất cả những điều này đều rất tuyệt vời và hữu ích ngay cả cho các tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, những người dùng chuyên nghiệp sẽ muốn xem xét các gói đăng ký trả phí, bổ sung thêm các tùy chọn nâng cao cho các tính năng cơ bản, cùng với một loạt tính năng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực bán hàng đều mong muốn.
Logo tiện ích Boomerang cho Gmail
3. Todoist
Liên kết ứng dụng ghi chú hàng đầu với email để tăng năng suất
Todoist là một công cụ tuyệt vời cho nhiều nhiệm vụ cá nhân và công việc, và xử lý email chỉ là một trong số đó. Chúng ta yêu thích Todoist vì khả năng quản lý công việc của nó, nhưng bạn còn có thể quản lý thời gian và rất nhiều kết nối mạnh mẽ để xử lý hộp thư đến. Các tính năng này bao gồm biến email thành nhiệm vụ Todoist để bạn có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi, bằng cách thêm tiện ích mở rộng vào ứng dụng email hoặc chuyển tiếp email đến tài khoản Todoist của bạn. Tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn chuyển tiếp, bạn có thể thiết lập để tự động lưu trữ hoặc đánh dấu là đã đọc, giúp bạn đạt được trạng thái Inbox Zero (hộp thư đến trống) nhanh hơn.
2. Spark
Một trong những ứng dụng email tốt nhất cho Windows, Mac và di động
Spark là một trong những ứng dụng email yêu thích tại congnghe360.net, mặc dù các tính năng thực sự hữu ích của nó đòi hỏi phải đăng ký. Với các công cụ tổ chức chuyên sâu, Spark biến hộp thư đến của bạn thành một danh sách công việc được sắp xếp gọn gàng, làm nổi bật những email cần sự chú ý của bạn đồng thời lọc bỏ những yếu tố gây nhiễu. Nó có một giao diện đẹp mắt, hiện đại được thiết kế để làm điều đó, giúp bạn dễ dàng tập trung vào những điều quan trọng, chẳng hạn như cách soạn thảo phản hồi của mình. Hộp thư đến hợp nhất nhiều tài khoản email của bạn, nó có tất cả các tính năng hiện đại mà bạn mong đợi để lên lịch và tạm ẩn email, và đó mới chỉ là trong gói miễn phí.
Gói miễn phí cũng cung cấp quyền truy cập vào Action Center, giống như một chatbot cá nhân giúp bạn thực hiện các tác vụ email nếu bạn nhập chúng. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ email, lên lịch chúng hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ nào bạn có thể làm bằng chuột. Gói đăng ký bổ sung hàng tấn công cụ AI để tóm tắt, sắp xếp hoặc viết email, cùng với công cụ ghi chú và dịch thuật AI, rất tiện dụng. Bạn cũng có thể tắt tiếng các cuộc trò chuyện, nhóm email theo người gửi và một số tính năng chặn mạnh mẽ mà bản thân chúng đã đáng giá.
Giao diện hiện đại của ứng dụng Spark Mail
1. Canary Mail
Kích hoạt mã hóa email mặc định từ giao diện sạch sẽ
Giao diện người dùng tối giản và sạch sẽ của Canary Mail
Ứng dụng email đa nền tảng này cho phép mã hóa email dễ dàng thông qua SecureSend, đảm bảo rằng email của bạn không bị đọc khi gửi đến người nhận. Hơn nữa, bạn có thể đặt ngày hết hạn để tự động xóa email hoặc thu hồi khả năng đọc chúng bất cứ lúc nào. Đây là lựa chọn hoàn hảo nếu bạn muốn tận hưởng cảm giác “điệp viên” trong giao tiếp email. Tuy nhiên, bạn sẽ cần gói đăng ký cao cấp nhất để sử dụng tính năng này. Dù vậy, bạn có thể sẽ yêu thích giao diện người dùng tối giản của nó và sử dụng nó cho cả những email thông thường.
Canary Mail còn có một giao diện sạch sẽ, hiện đại, khả năng hợp nhất nhiều tài khoản email, biên nhận đọc và các yếu tố thiết yếu hiện đại khác như tạm ẩn email để xem sau. Bạn cũng nhận được một loạt các mẫu email, điều này khá hữu ích, và một số tùy chỉnh để làm cho hộp thư đến của bạn trở nên cá nhân hơn một chút. Ngoài ra còn có hai gói trả phí, bổ sung những thứ như AI Copilot để viết tin nhắn, lên lịch và sự kiện lịch, và công cụ dọn dẹp hộp thư đến. Gói cao cấp nhất còn thêm mã hóa PGP và một số tính năng bảo mật nâng cao.
Canary Mail cung cấp tính năng mã hóa email nâng cao
Chúng ta đang “chìm” trong email, nhưng các công cụ hữu ích có thể giúp ích
Hộp thư đến được tổ chức gọn gàng nhờ các công cụ quản lý email
Email từng là một công cụ hữu ích và thú vị trong thời kỳ trước khi mọi thứ đều yêu cầu bạn đăng ký vào danh sách email của họ, và trước khi các công ty bán danh sách email cho các nhà tiếp thị để kiếm thêm doanh thu. Nhưng ngày nay, hộp thư đến của chúng ta là một mớ hỗn độn, và những email quan trọng bị chôn vùi trong hàng tấn quảng cáo, thông báo blog và những thứ khác mà chúng ta không thực sự cần đọc. Lấy lại quyền kiểm soát có thể đòi hỏi một khoản đầu tư nhỏ, nhưng hãy nghĩ xem thời gian của bạn đáng giá bao nhiêu, và bạn đã dành bao nhiêu thời gian đó trong hộp thư đến lộn xộn của mình. Điều quan trọng là hãy thử một vài lựa chọn khác nhau, bởi vì tất cả các ứng dụng quản lý email hoặc ứng dụng máy tính để bàn đều xử lý mọi thứ hơi khác nhau, và bạn muốn tìm một công cụ phù hợp với cách bạn làm việc, chứ không phải một công cụ mà bạn phải thay đổi thói quen của mình để sử dụng.